Excel 資料查詢：VLOOKUP、XLOOKUP 與 AI 驅動的未來

數十年來，VLOOKUP() 一直是 Excel 中無可爭議的數據查詢之王。它是一個可靠的工具，但其局限性也眾所周知。2019 年，微軟推出了 XLOOKUP()，這是一個現代化且靈活得多的繼任者。本文比較了 VLOOKUP() 與 XLOOKUP()，但也介紹了第三種、具有變革性的方法：使用 AI 代理。

從手動公式轉向 AI 驅動的分析，代表了生產力的下一次演進。雖然掌握像 XLOOKUP() 這樣的函數是一項寶貴的技能，但像 Excelmatic 這樣的工具正在改變遊戲規則，它允許您只需用簡單的語言提問，就能從數據中獲得答案。讓我們探討這三種方法，看看哪種適合您。

三種數據查詢方法

要在 Excel 中查找數據，您可以使用傳統公式、現代公式或 AI 代理。每種方法都有其獨特之處。

傳統公式：VLOOKUP() 語法

首先，讓我們看看 VLOOKUP() 語法，這是 Excel 的經典主力。

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

在這個公式中：

• lookup_value：您要搜尋的值。
• table_array：包含數據的儲存格範圍。關鍵在於，查詢值必須位於此範圍的第一列。
• col_index_num：要從中檢索值的範圍內的列號。
• range_lookup：一個邏輯值（TRUE 表示近似匹配，FALSE 表示精確匹配）。

現代公式：XLOOKUP() 語法

現在，讓我們檢查 XLOOKUP() 語法。它提供了更多參數和更大的靈活性。

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

在這個公式中：

• lookup_value：您要搜尋的值。
• lookup_array：搜尋查詢值的特定範圍或列。
• return_array：包含您要返回的值的特定範圍或列。
• if_not_found（可選）：如果未找到匹配項，則返回的自定義值或訊息。
• match_mode（可選）：定義匹配類型（例如，精確匹配、下一個較小值、下一個較大值）。
• search_mode（可選）：定義搜尋方向（例如，從前到後、從後到前）。

AI 驅動方式：Excelmatic 方法

Excelmatic 是一個 Excel AI 代理，它消除了對公式的需求。過程很簡單：

1. 上傳您的 Excel 檔案。
2. 用簡單的語言提出您的問題。 例如，「找出名為 Robin 的學生成績。」
3. 立即獲得答案。 Excelmatic 分析數據並提供結果、圖表或完整報告。

無需學習語法。您只需陳述您的目標。

主要差異：VLOOKUP() vs. XLOOKUP() vs. Excelmatic

讓我們探討這三種方法之間的主要差異。

精確匹配模式

XLOOKUP() 預設為精確匹配，這正是用戶大多數時候想要的。VLOOKUP() 預設為近似匹配，要求您指定 FALSE 來進行精確匹配，這對初學者來說是常見的錯誤來源。

Excelmatic 優勢： 在 Excelmatic 中，這種區別無關緊要。AI 能從問題的上下文中理解用戶意圖是尋找精確匹配。您根本不需要指定匹配模式。

查詢方向

VLOOKUP() 的限制是出了名的；它只能在 table_array 的第一列中搜尋，並且只能向右查找值。XLOOKUP() 可以向左或向右查找，因為查詢陣列和返回陣列是獨立的。

Excelmatic 優勢： 使用 Excelmatic 時，列順序無關緊要。您只需問：「Robin 的成績是什麼？」AI 會自動識別「學生姓名」和「成績」列，並找到正確的數據，無論它們位於何處。

陣列引用

VLOOKUP() 要求您定義整個表格，然後計算列數以指定 col_index_num。XLOOKUP() 更為穩健，因為您可以分別選擇查詢列和返回列。

Excelmatic 優勢： Excelmatic 完全抽象化了這一點。您通過標題名稱（例如「成績」、「學生姓名」）來引用數據，而不是像 A2:A5 這樣的儲存格範圍。這更直觀，並且完全消除了因選擇錯誤範圍而導致的錯誤。

水平查詢

要使用傳統函數執行水平搜尋，您需要從 VLOOKUP() 切換到 HLOOKUP()。XLOOKUP() 可以無縫處理垂直和水平查詢。

Excelmatic 優勢： 您的數據是按列還是按行排列，對 Excelmatic 來說無關緊要。它會分析您的表格結構並理解其中的關係，無需您指定方向即可提供正確答案。

處理列的插入/刪除

如果您在表格中插入或刪除一列，VLOOKUP() 公式很可能會失效，因為它的 col_index_num 是硬編碼的。XLOOKUP() 是動態的，並且能適應此類變化，因為它直接引用返回陣列。

Excelmatic 優勢： 這根本不是問題。由於您使用列標題提問，只要「學生姓名」和「成績」這些列仍然存在，無論它們在哪裡或中間有什麼，Excelmatic 都會找到數據。您的查詢仍然有效。

自定義錯誤訊息

當 VLOOKUP() 找不到值時，它會返回一個刺眼的 #N/A 錯誤。要自定義此訊息，您需要將其包裝在 IFERROR() 函數中。XLOOKUP() 有一個內建的 if_not_found 參數，使這一步驟更加簡潔。

Excelmatic 優勢： Excelmatic 預設提供用戶友好的回應。如果找不到某個值，它會用簡單的語言告訴您，例如「我找不到具有該 ID 的學生。」您也可以指示它如何回應，例如「如果找不到該學生，請回覆『學生不在名單上』。」

返回多個值

VLOOKUP() 只能從單一列返回一個值。要獲取多個值（例如，學生的分數和成績），您需要編寫多個 VLOOKUP 公式。XLOOKUP() 可以用單一公式返回整行或多列。

Excelmatic 優勢： 這是 AI 的核心優勢。只需問：「對於學生 Robin，她的成績和分數是什麼？」Excelmatic 會理解您需要來自多個列的資訊，並會同時返回這兩個值。

搜尋模式

VLOOKUP() 總是從上到下搜尋，並返回找到的第一個匹配項。XLOOKUP() 引入了 search_mode 參數，允許您從下到上搜尋，這非常適合查找最近的條目。

Excelmatic 優勢： 您可以用自然語言指定這一點。只需問：「Sarah 最近的薪水是多少？」AI 會理解「最近」的時間背景，並自動為您執行從後到前的搜尋。

實際範例與使用案例

讓我們看看這三種方法的實際應用。

範例 1：向左查找數據

我想根據學生姓名查找其分數。「分數」列位於「學生姓名」列的左側，這會使 VLOOKUP() 失效。

VLOOKUP() 公式： =VLOOKUP(D4,A1:B5,1,0) 這會返回一個 #N/A 錯誤，因為查詢列不是 table_array 中的第一列。

XLOOKUP() 公式： =XLOOKUP(D8,B2:B5,A2:A5) 這可以完美運作。

Excelmatic 解決方案： 您只需上傳檔案並提問：「名為 Charlie 的學生的分數是多少？」 Excelmatic 會立即找到答案，忽略列順序。

範例 2：當值未找到時創建自定義輸出

我搜尋一個不在名單上的學生 ID，並希望獲得自定義訊息而不是錯誤。

VLOOKUP() 公式： =VLOOKUP(E6, A2:C5,2,0) 這會返回 #N/A。您需要使用 =IFERROR(VLOOKUP(...), "Student not Found") 來自定義它。

XLOOKUP() 公式： =XLOOKUP(E9, A2:A5, B2:B5, "Student not Found") 這會清晰地返回自定義訊息。

Excelmatic 解決方案： 提問：「查找學生 ID 14256 的姓名。如果他們不在名單上，請說『學生未找到』。」 AI 會遵循指示並提供自定義訊息。

範例 3：從下到上搜尋

我想查找 Sarah 最近一年的薪水，這是她在名單中的最後一個條目。

VLOOKUP() 公式： =VLOOKUP(F4, B2:C10,2,0) 這會返回從頂部開始的第一個匹配項：$50,000。

XLOOKUP() 公式： =XLOOKUP(F8,B2:B10,C2:C10,,,-1) 通過將 search_mode 設置為 -1，這會正確找到最後一個條目：$65,000。

Excelmatic 解決方案： 提問：「Sarah 最近的薪水是多少？」 AI 會解讀「最近」並自動執行從下到上的搜尋，給您正確的答案：$65,000。

效能與相容性

選擇合適的工具還取決於處理大型數據集時的效能以及與不同 Excel 版本的相容性。

• VLOOKUP()：與所有版本的 Excel 相容，這使得它在與任何人共享檔案時都很可靠。然而，在大型、未排序的數據集上使用精確匹配（FALSE）時，速度可能較慢。
• XLOOKUP()：在大型數據集上比 VLOOKUP 顯著更快、更高效。其主要限制是相容性——它僅在 Excel 2021 和 Microsoft 365 中可用。如果您與使用舊版本的使用者協作，他們將無法使用您的 XLOOKUP 公式。
• Excelmatic：作為一個基於網頁的 AI 代理，它完全與版本無關。任何有網頁瀏覽器的人都可以使用它。效能由強大的雲端伺服器處理，即使對於可能拖慢本地 Excel 執行速度的非常大的數據集，它也非常快。

總結表格

讓我們總結一下比較，以便參考。

最後想法

XLOOKUP() 相對於 VLOOKUP() 是一個明顯且強大的升級，提供了現代數據分析所需的靈活性和穩健性。對於任何在新版本 Excel 中工作的人來說，它應該是您進行查詢的預設公式。

然而，數據互動的格局正在改變。像 Excelmatic 這樣的 AI 代理代表了一種根本性的轉變，從構建公式解決方案轉變為簡單地詢問解決方案。這種方法消除了複雜函數的學習曲線，防止了常見錯誤，並以對話速度提供答案。

最佳選擇取決於您的需求：

• 當您需要與舊版 Excel 保持最大相容性時，請使用 VLOOKUP()。
• 為了在現代 Excel 生態系統中進行強大、靈活且高效的查詢，請掌握 XLOOKUP()。
• 當您希望從數據到洞察獲得最快、最直觀的路徑，而無需編寫任何公式時，請採用 Excelmatic。

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