重點摘要：
- Excel 中的重複資料會導致分析與報告不準確，但傳統的移除方法需要瀏覽複雜的選單、編寫公式或學習進階工具。
- Excelmatic 提供了最簡單的解決方案，只需用自然語言指令即可立即移除重複資料——無需任何技術知識或訓練。
- 與 Excel 內建工具相比，Excelmatic 提供了更大的靈活性與安全性，能在幾秒鐘內提供清理後的結果，同時保持原始資料完好無損。
- 對於需要快速獲得準確資料的商務專業人士來說，使用像 Excelmatic 這樣的 AI 工具，意味著能有更多時間進行分析，減少手動清理資料的時間。
不準確的資料甚至可能毀掉最好的分析，而導致資料不準確的最大原因之一就是試算表中的重複項目。單一的重複項目就可能扭曲你的結果，並得出完全錯誤的結論。無論你是合併清單、管理客戶資料還是準備報告，冗餘的項目都可能扭曲你的分析並導致不準確的結果。
在本指南中，我們將引導你了解五種尋找和消除重複項的傳統方法。我們還將介紹第六種革命性的 AI 驅動方法——使用 Excelmatic，只需一個簡單指令即可完成任務，為你節省時間和精力。
方法 1：使用「設定格式化的條件」突顯重複項
你可以使用 「設定格式化的條件」 功能來突顯重複值或唯一值，並決定是否要移除它們。
使用時機： 在決定如何處理重複項目之前，先進行視覺檢查。
步驟：
- 選取要檢查的儲存格範圍。
- 前往 「常用」 > 「設定格式化的條件」 > 「醒目提示儲存格規則」 > 「重複的值」。
- 會出現一個對話方塊。從下拉式清單中，選擇要如何突顯重複值。這裡，我選擇了 「淺黃色填滿與深黃色文字」。
- 點擊 「確定」，即可看到重複值被突顯出來。
優點： 非常適合視覺分析和審查。非破壞性操作。
缺點： 不會移除重複項，只會標記它們。此外，它無法突顯樞紐分析表報告 「值」 區域內的重複值。
方法 2：使用「移除重複項」功能
另一個快速移除重複項的方法是使用 「移除重複項」 功能，這是 Excel 內建的工具，可永久刪除重複項。
使用時機： 用於快速、一次性的清理，且不需要保留原始資料時。
步驟：
- 選取儲存格範圍，或點擊一個儲存格，Excel 會自動識別儲存格範圍。
- 前往 「資料」索引標籤 > 「資料工具」，然後選取 「移除重複項」。
- 會出現一個對話方塊。選取應檢查重複項的欄位。如果你的資料包含欄標題，請勾選 「我的資料有標題」 方塊，然後點擊 「確定」。
- Excel 會顯示一則訊息，顯示已移除的重複項數量以及剩餘的唯一項目數量。
- 現在你可以看到所有重複的列都已被移除。
優點： 對於簡單情況來說極其快速且容易。
缺點： 這是破壞性操作——重複列會被永久刪除。如果你之後可能需要原始資料，請務必在資料副本上操作。
方法 3：使用「進階篩選」移除重複值
你也可以使用 Excel 中的 「進階篩選」 功能，透過篩選掉重複項來擷取唯一值，在顯示唯一項目的同時保留原始資料。
使用時機： 當你想保持原始資料完整，並建立一份獨立的重複記錄清單時。
步驟：
- 選取一個儲存格範圍或單一儲存格，「進階篩選」 會自動識別範圍。
- 前往 「資料」索引標籤 > 「排序與篩選」，然後點擊 「進階」。
- 會出現一個對話方塊。若要將唯一值複製到其他位置，請選取 「將篩選結果複製到其他地方」。在 「複製到」 欄位中，指定要顯示唯一值的位置。然後，勾選 「不選重複的記錄」 方塊，並點擊 「確定」。
- 現在，所有唯一值都已複製到我們指定的範圍。
優點： 非破壞性，並允許你建立新的、乾淨的資料集。
缺點： 對話方塊可能比「移除重複項」按鈕稍微不直觀一些。
方法 4：使用公式移除重複項
為了獲得最大的靈活性，你可以使用公式建立一個輔助欄來標記重複項目。這讓你可以完全控制如何定義和處理它們。
使用時機： 當你需要自訂邏輯來識別重複項，或想根據重複狀態進行篩選/排序時。
步驟：
首先，將所有欄位合併到一個儲存格中。使用 CONCATENATE() 函數或 & 運算子：
使用 & 運算子：
=A2&B2&C2使用 CONCATENATE()：=CONCATENATE(A2,B2,C2)
在下一欄，使用 COUNTIF() 計算每個值出現的次數：
=COUNTIF(D2:D18,D2)這裡，計數 1 表示該值是唯一的，計數 2 或更多則表示是重複項。
- 前往 「資料」索引標籤 > 「排序與篩選」 > 選取 「篩選」，將篩選套用到 「計數」 欄。
- 開啟下拉式選單，選取 「1」 以保留唯一值並消除重複項，然後點擊 「確定」。
- 現在你可以看到所有重複值都已被移除。
優點： 高度靈活且可自訂。能與篩選和排序等其他 Excel 功能良好整合。
缺點： 需要具備公式知識，且設定起來較為手動。
方法 5：使用 Power Query 移除重複項
Power Query 是內建於現代版 Excel 中的一個功能極其強大的資料轉換工具。它非常適合為清理資料建立可重複、自動化的工作流程。
使用時機： 適用於大型資料集，或當你需要定期執行相同的清理任務時。
步驟：
- 選取一個儲存格或儲存格範圍。
- 前往 「資料」索引標籤 > 「取得與轉換資料」 區段，然後點擊 「從表格/範圍」。會出現一個對話方塊來建立 Power Query 表格。然後點擊 「確定」。
- Power Query 編輯器視窗將會出現。從那裡，選擇 「移除重複項」 選項來選取特定欄位或整個表格。
- 完成後，點擊左上角的 「關閉並載入」 選項，將清理後的資料載回 Excel。
優點： 非常適合大型資料集和自動化。非破壞性。每個步驟都會被記錄下來，並且可以重新整理。
缺點： 學習曲線比其他方法更陡峭。
方法 6：使用 Excelmatic 輕鬆實現 AI 驅動的方法
如果你可以完全跳過選單、公式和複雜的介面呢？隨著 AI 的興起，你現在可以使用像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理來為你完成工作。過程就像用自然語言下達指令一樣簡單。
使用時機： 當你想要最快、最直觀的方式來清理資料時，無論你的 Excel 技能水平如何。
步驟：
- 將你的檔案上傳到 Excelmatic。
- 在聊天方塊中 說明你的需求。
就這樣。AI 會處理其餘部分。
例如，你可以輸入：
從此工作表移除所有重複的列
或者更具體一些：
建立一個僅包含唯一記錄的新工作表，依據「電子郵件」欄位。
你甚至可以透過要求來複製「設定格式化的條件」的功能：
在新欄位中，標記所有具有重複「訂單 ID」的列。
Excelmatic 將處理你的請求，並在幾秒鐘內提供一個可供下載的、已清理的檔案。
AI 優勢
- 簡單性： 無需記住要點擊哪個索引標籤或按鈕。只需用自然語言描述你想要什麼。這比瀏覽「進階篩選」對話方塊、編寫公式或學習 Power Query 介面要簡單得多。
- 速度： 在幾秒鐘內從混亂的試算表變成乾淨的試算表。找到正確選單選項所花的時間，通常比 AI 交付結果的時間還要長。
- 靈活性與安全性： 預設情況下，Excelmatic 會在新的檔案中提供清理後的資料，確保你的原始檔案安全。你可以輕鬆指定是要建立新工作表、新檔案，還是只想取得摘要。
- 零學習曲線： 任何會打字的人都可以使用它。這使得資料清理變得大眾化，為那些不是 Excel 進階使用者的人消除了障礙。
你應該選擇哪種方法？
| 方法 | 最適合用於 | 優點 | 缺點 |
|---|---|---|---|
| 設定格式化的條件 | 在採取行動前視覺檢查重複項。 | 非常適合審查，非破壞性。 | 僅突顯，不移除。 |
| 移除重複項 | 快速、一次性的永久刪除。 | 快速且容易。 | 破壞性操作。 |
| 進階篩選 | 安全地建立新的唯一值清單。 | 非破壞性，靈活。 | 介面較不直觀。 |
| 公式 | 自訂邏輯和標記重複項以進行篩選。 | 高度靈活且強大。 | 手動設定，需要公式知識。 |
| Power Query | 大型資料集和可重複、自動化的工作流程。 | 功能強大、自動化、非破壞性。 | 學習曲線陡峭。 |
| Excelmatic (AI) | 為任何使用者提供最快、最直觀的結果。 | 輕鬆、快速、安全、無學習曲線。 | 需要網路連線。 |
移除重複項的最佳實務
- 保留備份： 在開始任何清理之前，務必保留一份未經觸碰的原始資料備份。
- 定義你的重複項： 根據你的具體情境，明確界定什麼構成重複項。
- 先進行標準化： 在嘗試偵測重複項之前，先清理和標準化你的資料——將大小寫標準化、修剪空格、修正日期格式。
- 從簡單開始，然後逐步精煉： 先從完全匹配開始，再進行更複雜的匹配。
- 驗證你的結果： 使用自動化工具時，請抽查結果以發現系統性錯誤。
疑難排解常見問題
- 重複項未被移除： 來自網站或外部來源的資料可能包含隱藏字元或空格。先使用
=CLEAN(TRIM(A1))清理資料。 - 區分大小寫： Excel 將大寫和小寫文字視為不同的值。使用 UPPER()、LOWER() 或 PROPER() 函數來標準化文字大小寫。
- 包含小計或大綱的資料： 在移除重複項之前，先從資料中移除所有小計和大綱。
最後想法
清理重複資料是維護資料完整性的關鍵步驟。雖然 Excel 的內建工具功能強大，但像 Excelmatic 這樣的現代 AI 解決方案正在徹底改變我們與資料互動的方式，讓複雜的任務變得比以往任何時候都更簡單、更快速。
準備好在幾秒鐘內從你的 Excel 檔案中消除重複項了嗎？立即試用 Excelmatic，體驗 AI 驅動資料清理的強大功能。
