如何使用 Excel 的快速填充功能：智慧型資料清理指南

在 Excel 中處理混亂資料常令人感到繁瑣。幸運的是，快速填充這類功能可自動化重複性任務，省去編寫複雜公式的麻煩。快速填充是 Excel 中的智慧功能，能識別資料模式並自動完成作業。只需幾個按鍵就能輕鬆整理姓名、格式化數字或排序資料，非常實用。

本文將示範快速填充的運作原理與最佳使用方式，同時探討如 Excelmatic 等現代 AI 工具 如何將資料處理提升至全新境界，提供更直覺強大的替代方案。

什麼是 Excel 快速填充？

快速填充能自動清理並重新格式化資料。若您提供範例（例如從全名中提取名字），Excel 會識別模式並自動填滿該欄其他儲存格。這項工具非常適合用於拆分日期、重新排序文字或合併欄位等任務，無需編寫任何公式。

此功能的靈感源自真實困境。2009 年，微軟研究員 Sumit Gulwani 被問及如何在 Excel 合併姓名時無從應答，但這個問題始終縈繞在他心中。經過數年潛心研發，快速填充功能最終隨 Excel 2013 版本問世。

如何啟用與停用快速填充

Excel 2013 及後續版本通常預設啟用快速填充。若需手動調整，請依以下步驟操作：

1. 前往 檔案 > 選項
2. 在 Excel 選項視窗中選擇 進階
3. 於 編輯選項 下找到 自動快速填充 並勾選（或取消勾選）
4. 點擊 確定 儲存設定

快速填充啟用/停用設定。作者提供圖片。

如何使用 Excel 快速填充

現在讓我們實際了解快速填充的運作方式，主要可透過兩種模式操作：

自動觸發

當您在相鄰欄位開始輸入時，Excel 會觀察操作行為。若偵測到清晰模式，將主動提示是否自動填滿該欄。

舉例來說，若 A 欄為姓名、B 欄為職稱，現需將職稱以括號形式合併至姓名旁。請在第一個儲存格輸入：Dale [Ceo]。當您開始在下一儲存格輸入時，Excel 會自動建議其餘條目。若認同建議內容，按下 Enter 鍵即可接受。

快速填充自動建議功能。作者提供圖片。

請注意快速填充如何智慧適應模式，即使初始範例存在細微不一致（如 "Ceo" 使用小寫 "eo"）仍能正常運作。

手動觸發

當 Excel 未自動提供建議時，可透過以下快捷鍵手動觸發快速填充： 在輸入首個範例後，請使用：

• Windows 系統：按下 Ctrl + E
• Mac 系統：按下 Cmd + E

或點選功能區 資料 索引標籤中的 快速填充 按鈕。

功能區中的快速填充按鈕。作者提供圖片。

快速填充選項與設定

執行快速填充後會出現選項按鈕，此選單提供多項管理工具：

• 復原快速填充：當模式錯誤時還原填充結果
• 選取空白儲存格：標示因資料不一致而被跳過的儲存格
• 選取變更的儲存格：快速顯示已填充的儲存格以供檢閱

快速填充選項。作者提供圖片。

快速填充實務應用範例

快速填充能處理多種實務任務，以下將展示實際應用方式，並比較 AI 工具如何提供更簡便的解決方案。

提取資料片段

可輕鬆從儲存格提取特定資訊。例如要將全名拆分為姓氏與名字，只需在新欄位輸入名字範例，按下 Ctrl + E 即可自動完成。

使用快速填充從全名提取姓氏與名字。作者提供圖片。

同樣原理也可應用於從完整地址提取郵遞區號，僅需輸入一次範例即可自動處理。

從完整地址提取郵遞區號。作者提供圖片。

AI 強化替代方案：Excelmatic

處理這類任務時，亦可使用 Excelmatic 等 AI 代理工具。無需提供範例，僅需以自然語言說明需求。上傳檔案後可輸入指令：

透過拆分「全名」欄位，建立「名字」與「姓氏」兩個新欄位

或處理地址範例時：

從「地址」欄位提取郵遞區號，並建立名為「郵遞區號」的新欄位

Excelmatic 能理解指令並執行提取作業，相較於設定範例更快速直覺，尤其適合複雜資料處理。

合併資料

快速填充亦能反向操作，合併不同儲存格的資料。若您擁有分別儲存的名字、姓氏與年齡欄位，可將其合併為單一格式化字串。快速填充能識別空格、逗號或破折號等分隔符號。

使用快速填充合併多個儲存格。作者提供圖片。

AI 強化替代方案：Excelmatic

使用 Excelmatic 合併資料同樣簡便，上傳工作表後輸入指令：

將「名字」、「姓氏」與「年齡」合併至名為「摘要」的新欄位，格式應為「名字 姓氏 (年齡)」

此方法能精確控制最終輸出結果，無需依賴模式檢測，大幅降低錯誤發生機率。

清理與格式化資料

快速填充非常適合標準化資料處理。例如可移除前置空格並套用正確的大小寫格式，僅需在首個儲存格輸入校正後資料，即可自動清理其餘內容。

使用快速填充移除多餘空格。作者提供圖片。

亦可重新格式化電話號碼。若原始資料格式為 1234567890，僅需提供單一範例即可轉換為 (123) 456-7890 格式。

使用快速填充格式化數字。作者提供圖片。

AI 強化替代方案：Excelmatic

AI 工具在清理任務中表現卓越。於 Excelmatic 中可直接下達指令：

清理「姓名」欄位：移除多餘空格並將每個姓名的首字母大寫

或處理電話號碼時：

將「電話」欄位中的所有號碼重新格式化為 (XXX) XXX-XXXX 格式

Excelmatic 能理解指令背後的意圖（如「清理」、「重新格式化」），成為整理整份資料集的更穩健解決方案。

進階應用：重組、修改與生成資料

熟練操作後，快速填充能處理更複雜的轉換任務。包括重組產品編碼、遮蔽敏感資訊，或是根據姓名與網域生成電子郵件地址。

使用快速填充交換與隱藏資料。作者提供圖片。

建立電子郵件地址時，可組合姓名首字母、姓氏與網域。輸入單一範例（如 [email protected]）即可自動生成其餘內容。

使用快速填充生成電子郵件地址。作者提供圖片。

使用 Excelmatic 處理這些進階任務將更加輕鬆。您可輸入：

使用「名字」的首字母、句點、完整「姓氏」以及「@」符號加上「網域」，在新欄位建立電子郵件地址

自然語言指令允許執行複雜的規則式生成任務，這類任務若模式不一致時快速填充可能難以處理。

快速填充的潛在盲點與誤判

快速填充雖能節省時間，但仍存在以下常見限制：

• 靜態資料：快速填充生成的是靜態數值。若原始資料變更，填充結果不會自動更新，必須重新執行快速填充。雖然 AI 工具如 Excelmatic 同樣產生靜態輸出，但重新生成結果僅需再次執行語言指令即可
• 不一致模式：若資料格式不一致，快速填充可能產生混淆。例如當部分姓名包含中間名而其他沒有時，嘗試提取姓氏可能傳回錯誤或不相符的數值

快速填充產生錯誤結果。作者提供圖片。

這正是 Excelmatic 的優勢所在。您可下達更精確的指令：「從「全名」欄位提取最後一個字詞來建立「姓氏」欄位」。AI 能解讀規則（「最後一個字詞」）而非僅視覺模式，從而產生更準確的結果

• 隱藏字元：快速填充可能因不可列印字元（如換行符號或多餘空格）而失誤，這類字元常見於從網路複製的資料，可能導致跳過儲存格或產生錯誤。AI 工具通常會在處理過程中自動識別並清理這些隱藏字元

因不可列印字元導致的空白儲存格。作者提供圖片。

• 數字格式：快速填充處理數字時可能將其轉為文字格式，影響後續計算。使用後可能需要手動重新套用數字格式

快速填充改變格式設定。作者提供圖片。

快速填充疑難排解

若快速填充無法正常運作，請嘗試以下方法：

• 提供更多範例：若 Excel 在單一輸入後未偵測到模式，請嘗試提供兩到三個範例
• 手動觸發：按下 Ctrl + E（Windows）或 Cmd + E（Mac），或使用 資料 索引標籤中的按鈕
• 檢查設定：前往 檔案 > 選項 > 進階 確認已勾選 自動快速填充
• 重新開始：清除欄位內容，輸入更清晰的範例後再次嘗試

若上述步驟仍無法解決，可能因資料過於不一致而不適用快速填充。此時可考慮使用 Excel 公式或能處理複雜邏輯的 Excelmatic。

結語

快速填充是 Excel 中處理簡易資料操作的必備快捷功能，在存在清晰模式時能完美執行清理、格式化與合併任務。但請注意這屬於單次性操作，且對於不一致資料的處理能力有限。

面對更複雜、細微或重複性任務時，Excelmatic 提供了更強大靈活的解決方案。透過理解語言指令，它超越了模式匹配層級，能解讀您的操作意圖，為商務人士帶來更快速精準的處理成果。

無論您選擇經典功能或擁抱 Excelmatic 的 AI 驅動方案，精通這些工具都將徹底改變您的 資料清理 工作流程，節省寶貴時間。

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Excel 快速填充常見問答

快速填充能否同時處理多欄位資料？

否，快速填充透過在相鄰來源資料的單一欄位建立模式來運作。不過它能參考多個相鄰欄位資料來偵測模式。若需基於特定規則執行真正的多欄位操作，AI 工具更為有效，例如您可指令其「合併 A、C 與 F 欄位」

快速填充能建立縮寫嗎？

可以。例如若您輸入 "HR" 代表 "Human Resources"，快速填充很可能理解您需要首字母縮寫，並將此模式套用至整欄

能否在 Excel 表格中使用快速填充？

可以，快速填充完全相容於 Excel 表格結構中的資料處理

能否在 Excel 樞紐分析表中使用快速填充？

無法在樞紐分析表內部使用快速填充，因其為動態結構。但您可在緊鄰樞紐分析表的欄位中使用，並參考其資料來識別模式

為何嘗試重新格式化 Excel 日期時快速填充無效？

快速填充基於文字模式而非資料型別，無法理解日期邏輯。若嘗試將 1/3/2025 轉為 3-Jan-25，它只會複製文字模式。若要進行真正的日期格式化，應使用 Excel 的儲存格格式選項或 TEXT() 函數