如何在 Excel 中使用快速填充：智慧資料清理指南

在 Excel 中處理混亂數據常令人感到繁瑣。幸運的是，像快速填入這樣的功能可以自動化重複性任務，讓您無需編寫複雜公式。快速填入是 Excel 中的智慧功能，能識別數據模式並自動完成工作。只需幾個按鍵就能完美清理姓名、格式化數字或排序數據。

本文將展示快速填入的運作方式及如何充分利用它。我們也將探討像 Excelmatic 這樣的現代 AI 工具 如何將數據處理提升到新層次，提供更直覺強大的替代方案。

什麼是 Excel 的快速填入？

快速填入能自動清理和重新格式化數據。如果您提供範例，例如從全名中提取名字，Excel 會識別模式並填滿該欄的其餘部分。對於分離日期、重新排序文字或合併欄位等任務，這是絕佳工具，無需編寫任何公式。

這個概念的靈感來自實際困境。2009 年，微軟研究員 Sumit Gulwani 被問到如何在 Excel 中合併姓名，當時他沒有好答案，但這個問題一直縈繞在他心中。幾年後（經過大量思考），快速填入於 Excel 2013 中推出。

如何開啟和關閉快速填入

快速填入在 Excel 2013 及更高版本中通常預設為開啟。如果未開啟或想關閉，方法如下：

1. 前往 檔案 > 選項
2. 在 Excel 選項視窗中，選擇 進階
3. 在 編輯選項 下，找到 自動快速填入 並勾選（或取消勾選）方塊
4. 點擊 確定 儲存

開啟/關閉快速填入。圖片由作者提供。

如何在 Excel 中使用快速填入

現在讓我們看看快速填入的運作方式。主要有兩種使用方法。

自動啟動

當您在相鄰欄位開始輸入時，Excel 會觀察您的操作。如果檢測到清晰模式，它將提供自動填滿該欄的其餘部分。

例如，假設一欄是姓名，另一欄是職稱。我們想合併它們，讓職稱出現在姓名後的括號中。在第一個儲存格輸入：Dale [Ceo]。當您開始在下一個儲存格輸入時，Excel 會建議其餘項目。如果滿意建議，只需按 Enter 接受。

快速填入自動建議。圖片由作者提供。

請注意快速填入如何智慧適應模式，即使初始範例有輕微不一致，如 "Ceo" 中的小寫 "eo"。

手動啟動

有時 Excel 不會自動提供建議。此時您可以手動觸發快速填入。

在第一個儲存格輸入模式後，使用以下快捷鍵之一：

• Windows：按 Ctrl + E
• Mac：按 Cmd + E

或者，您可以點擊功能區中的 資料 索引標籤，然後選擇 快速填入。

功能區上的快速填入按鈕。圖片由作者提供。

快速填入選項和設定

快速填入執行後，會出現一個小型選項按鈕。此選單提供快速管理結果的工具：

• 復原快速填入：如果模式錯誤則還原填入
• 選取空白儲存格：突顯快速填入跳過的儲存格，通常因數據不一致導致
• 選取變更的儲存格：快速顯示哪些儲存格被填入以便檢閱

快速填入選項。圖片由作者提供。

快速填入實務範例

快速填入能處理各種現實任務。以下是一些實用方法，同時展示 AI 工具如何提供更簡便的解決方案。

提取數據部分

您可以輕鬆從儲存格提取特定資訊。例如，要將全名拆分為名字和姓氏，只需在新欄位輸入名字，按 Ctrl + E，快速填入就會完成其餘工作。

使用快速填入從全名提取姓氏和名字。圖片由作者提供。

同樣地，您可以從完整地址提取郵遞區號。輸入一次郵遞區號，快速填入將處理其餘部分。

從完整地址提取郵遞區號。圖片由作者提供。

AI 驅動的替代方案：Excelmatic

對於這些任務，您也可以使用像 Excelmatic 這樣的 AI 代理。無需提供範例，只需用簡單語言說明目標。上傳檔案後，您可以詢問：

透過拆分「全名」欄位，建立兩個新欄位「名字」和「姓氏」。

或對於地址範例：

從「地址」欄位提取郵遞區號，並放入名為「郵遞區號」的新欄位。

Excelmatic 理解請求並執行提取，這比設定範例更快速直覺，尤其對於複雜數據。

合併數據

快速填入也能反向操作。您可以合併不同儲存格的數據。如果名字、姓氏和年齡位於不同欄位，您可以將它們合併為單一格式化字串。快速填入能識別空格、逗號或破折號等分隔符號。

使用快速填入將多個儲存格合併為一。圖片由作者提供。

AI 驅動的替代方案：Excelmatic

使用 Excelmatic 合併數據同樣簡單。您只需上傳工作表並要求：

將「名字」、「姓氏」和「年齡」合併到名為「摘要」的新欄位。格式應為「名字 姓氏 (年齡)」。

此方法讓您能精確控制最終輸出，無需依賴模式檢測，減少錯誤機會。

清理和格式化數據

快速填入非常適合標準化數據。例如，它能移除前導空格並應用正確的大小寫。在第一個儲存格輸入修正後的數據，快速填入將清理其餘部分。

使用快速填入移除不必要的空格。圖片由作者提供。

您也可以重新格式化電話號碼。如果數據格式為 1234567890，只需一個範例就能轉換為 (123) 456-7890。

使用快速填入格式化數字。圖片由作者提供。

AI 驅動的替代方案：Excelmatic

AI 工具擅長處理這些清理任務。在 Excelmatic 中，您只需指示：

清理「姓名」欄位，移除多餘空格並將每個姓名的首字母大寫。

或對於電話號碼：

將「電話」欄位中的所有數字重新格式化為 (XXX) XXX-XXXX 格式。

Excelmatic 理解指令背後的意圖（「清理」、「重新格式化」），使其成為整理整個數據集的更穩健解決方案。

進階應用：重排、修改和建立數據

掌握技巧後，快速填入能處理更複雜的轉換。您可以重新排列產品代碼、遮罩敏感資訊，甚至從姓名和網域生成電子郵件地址。

使用快速填入交換和隱藏數據。圖片由作者提供。

要建立電子郵件地址，您可以合併名字首字母、姓氏和網域。輸入一個範例，如 [email protected]，快速填入將生成其餘部分。

使用快速填入生成電子郵件地址。圖片由作者提供。

使用 Excelmatic，這些進階任務變得更簡單。您可以說：

使用「名字」的首字母、句點、完整的「姓氏」，以及「@」符號後接「網域」，在新欄位建立電子郵件地址。

自然語言指令允許進行複雜的基於規則的生成，如果模式不完全一致，快速填入可能難以處理。

快速填入可能遺漏或誤解的情況

快速填入能節省時間，但並非完美。以下是一些常見限制：

• 靜態數據：快速填入建立的是靜態值。如果更改原始數據，填入結果不會更新。您必須重新執行快速填入。雖然像 Excelmatic 這樣的 AI 工具也產生靜態輸出，但重新生成結果只需重新執行語言指令即可
• 不一致模式：如果數據不一致，快速填入可能會混淆。例如，如果某些姓名有中間名而其他沒有，快速填入在嘗試提取姓氏時可能返回錯誤或不匹配的值

快速填入給出錯誤結果。圖片由作者提供。

這正是 Excelmatic 的優勢所在。您可以給出具體指令：「從「全名」欄位提取最後一個單字來建立「姓氏」欄位。」AI 能解讀規則（「最後一個單字」）而不僅是視覺模式，從而產生更準確的結果

• 隱藏字元：快速填入可能因不可列印字元（如換行符或多餘空格）而出錯，這些常見於從網路複製的數據。這可能導致跳過儲存格或產生錯誤。AI 工具通常設計在處理過程中自動識別和清理這些不可見字元

因不可列印字元導致的空白儲存格。圖片由作者提供。

• 數字格式化：當快速填入處理數字時，可能將其轉換為文字。這可能導致計算問題。使用快速填入後，您可能需要手動重新套用數字格式

快速填入改變格式。圖片由作者提供。

快速填入問題疑難排解

如果快速填入無法運作，請嘗試以下方法：

• 提供更多範例：如果 Excel 在一個輸入後未檢測到模式，請嘗試提供兩到三個範例
• 手動觸發：按 Ctrl + E（Windows）或 Cmd + E（Mac），或使用 資料 索引標籤上的按鈕
• 檢查設定：確保快速填入已啟用，前往 檔案 > 選項 > 進階 並勾選 自動快速填入
• 重新開始：清除欄位，輸入更清晰的範例，然後重試

如果這些步驟失敗，您的數據可能對快速填入而言過於不一致。此時請考慮使用 Excel 公式或能處理更複雜邏輯的 Excelmatic。

結語

快速填入是 Excel 中不可或缺的快捷功能，適用於快速簡單的數據處理。當存在清晰模式時，它在清理、重新格式化和合併數據方面表現出色。但請記住，這是一次性操作，且可能難以處理不一致的數據。

對於更複雜、細微或重複的任務，Excelmatic 提供了更強大靈活的解決方案。透過理解語言指令，它超越了模式匹配來解讀您的意圖，為商務專業人士提供更快速準確的結果。

無論您堅持使用經典功能還是擁抱 Excelmatic 的 AI 驅動方法，掌握這些工具將改變您的數據清理工作流程，節省寶貴時間。

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Excel 快速填入常見問答

快速填入能同時處理多欄位的數據嗎？

不行，快速填入是透過在源數據相鄰的單一欄位建立模式來運作。但它能使用多個相鄰欄位的數據來檢測模式。對於基於特定規則的真正多欄位操作，AI 工具更有效，因為您可以指示它「合併 A、C 和 F 欄」

快速填入能建立縮寫嗎？

可以。例如，如果您為「人力資源」輸入「HR」，快速填入很可能理解您需要首字母縮寫，並將該模式套用到該欄的其餘部分

我可以在 Excel 表格中使用快速填入嗎？

可以，快速填入在結構化為 Excel 表格的數據中運作良好

我可以在 Excel 樞紐分析表中使用快速填入嗎？

您無法在樞紐分析表內部使用快速填入，因為其結構是動態的。但您可以在樞紐分析表旁邊的欄位使用，它能利用樞紐分析表數據來識別模式

為什麼當我嘗試在 Excel 中重新格式化日期時，快速填入無法運作？

快速填入基於文字模式，而非數據類型。它不理解日期邏輯。如果您嘗試將 1/3/2025 轉為 3-Jan-25，它只會複製文字模式。對於真正的日期格式化，您應使用 Excel 的儲存格格式化選項或 TEXT() 函數