精通 Excel 時間計算的秘訣：公式與 AI 之較量

Excel 讓數字運算變得簡單，但（在我看來）處理時間則是另一回事。令人困惑的部分在於，Excel 將時間值儲存和處理為小數天數，如果您不熟悉其底層運作機制，可能會導致意想不到的結果。

在本指南中，我將引導您了解從建立和格式化時間值，到解決常見問題（如負持續時間和時間溢位）的一切。我們將介紹傳統的、基於公式的方法，讓您擁有細緻的控制權。但我們也將介紹一種現代的、由 AI 驅動的方法，只需簡單的語言指令即可提供相同結果，為您節省時間和精力。到最後，您將學會如何為專案規劃、薪資計算或您正在處理的任何其他事務，建立更智慧、更可靠的試算表。

了解 Excel 的日期系統

在深入探討之前，我們必須從 Excel 的日期系統開始。Excel 將日期儲存為連續的序號，從 1900 年 1 月 1 日開始，該日期由值 1 表示。每個後續的日期會將序號增加 1。例如：

• 1900 年 1 月 1 日 = 1
• 1900 年 1 月 2 日 = 2
• 2023 年 12 月 31 日 = 45205

時間值則儲存為 24 小時一天的分數。例如：

• 上午 6:00 = 0.25（6 小時是 24 小時一天的 25%）
• 中午 12:00 = 0.5
• 下午 6:00 = 0.75

結合日期和時間就像將兩個值相加一樣簡單。例如，以下公式結合了一個日期和時間：

=A2 + TIME(10, 30, 0)

如果 A2 包含 45205（2023 年 12 月 31 日），結果將是 45205.4375，代表 2023 年 12 月 31 日上午 10:30。這個系統功能強大，但也是 Excel 中許多與時間相關的頭痛問題的根源。

如何在 Excel 中建立時間值

讓我們看看在 Excel 中建立有效時間值的兩種最常見方法：使用 TIME() 函數和使用 TIMEVALUE() 轉換文字。

使用 TIME() 函數

我之前提到過這個。TIME() 函數讓您可以從獨立的元件：小時、分鐘和秒，建立一個時間值。語法如下：

=TIME(小時, 分鐘, 秒)

例如，如果您想表示上午 10:30，可以寫：

=TIME(10, 30, 0)

這會為上午 10:30 建立一個正確的 Excel 時間值，在內部儲存為 0.4375。

Excel 對您輸入的值很靈活。如果您超過正常的時間界限，Excel 會將多餘的時間進位。例如：

=TIME(27, 0, 0)

這會傳回上午 3:00，因為 27 小時等於一整天（24 小時）加上 3 小時。

使用 TIMEVALUE() 函數

您可以使用 TIMEVALUE() 將文字轉換為時間。因此，如果您的試算表包含寫成文字的時間，例如「2:30 PM」或「14:45」，Excel 可能不會自動將其視為時間值。這時 TIMEVALUE() 就派上用場了。

=TIMEVALUE("2:30 PM")

這會將文字字串轉換為 Excel 時間值。您現在可以像使用任何其他時間一樣在計算中使用它。

注意： TIME() 和 TIMEVALUE() 對於清理和準備資料都至關重要。但是，如果您的資料已經是文字格式，AI 工具通常可以更直觀地執行此轉換。例如，使用 Excelmatic，您只需詢問 「將 'start_time' 欄從文字轉換為時間格式」，它就會處理其餘的事情。

如何計算時間差

一旦您有了有效的時間值，最常見的任務之一就是計算兩點之間的持續時間。讓我們探討傳統的基於公式的方法和更快的 AI 驅動替代方案。

手動方式：直接減法和轉換

計算時間差最直接的方法是從結束時間減去開始時間。如果儲存格 A1 包含上午 10:00，而 B1 包含下午 1:30，公式為：

=B1 - A1

結果將是一個小數，例如 0.145833（代表 3.5 小時）。要使其有用，您需要對其進行轉換。

要將時間差轉換為小時：

=(B2 - A2) * 24

要將時間差轉換為分鐘：

=(B2 - A2) * 1440

這些公式有效，但您必須記住正確的乘數（24、1440、86400）。

AI 驅動的方式：用普通語言詢問 Excelmatic

無需編寫公式和執行手動轉換，您可以直接獲得答案。使用像 Excelmatic 這樣的 AI 代理，您上傳檔案，然後簡單地詢問您需要的內容。

對於相同的任務，您只需詢問：

計算開始時間和結束時間之間的持續時間（以小時為單位）。

Excelmatic 處理您的請求，在後台執行計算 (結束時間 - 開始時間) * 24，並在您的試算表中新增一個包含結果的欄位，該結果已格式化為數字（例如 3.5）。它更快，不需要公式知識，並且消除了計算錯誤的風險。

處理超過 24 小時的時間跨度

一個常見的陷阱是加總超過 24 小時的持續時間。如果您將 18:00 和 10:00 相加，標準的 SUM 格式化為 h:mm 將給您 4:00，而不是 28:00。傳統的解決方法是使用特殊的格式代碼：[h]:mm。

使用 AI 工具，這種複雜性就消失了。Excelmatic 理解您問題背後的意圖。如果您問：

所有員工的總工作時間是多少？

它會正確地加總小時數並給您總計（例如「28 小時」），而您無需擔心自訂格式代碼。

處理負數時間值

預設情況下，如果您從較小的時間減去較大的時間（例如 上午 10:00 - 下午 2:00），Excel 將顯示一串 ### 錯誤。手動的解決方法涉及使用 MOD() 函數來防止負數結果：

=MOD(A2 - TIME(3, 0, 0), 1)

這很聰明，但不直觀。另一方面，Excelmatic 會自動處理這些邏輯問題。它將計算負持續時間並顯示它，或將該列標記為潛在的資料輸入錯誤，讓您免於除錯 ### 儲存格。

如何正確格式化時間結果

正確的格式化是使時間資料易於理解的關鍵。

手動方式：使用 TEXT() 和自訂格式

Excel 為您提供了強大的格式化工具。TEXT() 函數將時間值轉換為特定的文字格式：

=TEXT(B2 - A2, "h:mm")

對於更複雜的需求，您可以在「儲存格格式」對話方塊中建立自訂格式。一些有用的代碼包括：

• [h]:mm：顯示總小時數，即使超過 24 小時（例如 36:45）。
• d "天" h:mm:ss：顯示天、小時、分鐘和秒。
• mm:ss：僅顯示分鐘和秒。

對於真正「友善」的輸出，如「2 天 4 小時 15 分鐘」，您需要一個複雜的公式：

=INT(B2 - A2) & " 天, " & HOUR(B2 - A2) & " 小時, " & MINUTE(B2 - A2) & " 分鐘"

這個公式功能強大，但難以編寫和除錯。

AI 驅動的方式：只需要求您想要的格式

這就是 AI 代理真正大放異彩的地方。無需編寫那個冗長複雜的公式，您只需告訴 Excelmatic 您想要的內容：

對於每一列，計算時間差並將其顯示為「X 天 Y 小時 Z 分鐘」。

Excelmatic 將解析您的請求，為計算和文字串接生成邏輯，並立即提供完美格式化的欄位。這將一個 5 分鐘的公式編寫任務變成了一個 5 秒鐘的請求。

傳統 Excel 時間函數指南

即使使用 AI 工具，了解核心 Excel 函數仍然很有價值。以下是最重要函數的快速概述。

• TIME(小時, 分鐘, 秒)：從數字建立時間值。

  =TIME(14, 30, 0) '傳回 2:30 PM

• TIMEVALUE(時間文字)：將文字字串轉換為時間值。

  =TIMEVALUE("2:45 PM")

• NOW()：傳回目前的日期和時間。

• TODAY()：傳回目前的日期。

• HOUR(序號), MINUTE(), SECOND()：從時間值中提取小時、分鐘或秒。

  =HOUR(A2)

• TEXT(值, 格式文字)：以特定格式將值格式化為文字。

  =TEXT(A2, "h:mm:ss AM/PM")

• DATE(年, 月, 日)：建立有效的日期值。

• NETWORKDAYS(開始日期, 結束日期, [假期])：計算兩個日期之間的工作天數。

• WORKDAY.INTL(開始日期, 天數, [週末], [假期])：WORKDAY 的更靈活版本，允許自訂週末。

這些函數是 Excel 中任何手動時間計算的基礎構件。

結論

在 Excel 中處理時間可能感覺很複雜，但它是準確報告和分析的關鍵技能。正如我們所見，您有兩條強大的精通之路。

傳統路徑涉及學習 Excel 的核心函數，如 TIME、TEXT 和自訂格式代碼。這種方法讓您擁有全面的親手控制權和對 Excel 運作方式的深入理解。

現代路徑則利用像 Excelmatic 這樣的 AI 工具。這種方法讓您可以繞過複雜的語法，專注於您的問題。通過使用簡單的語言提示，您可以獲得即時、準確的時間計算和格式化，從而大大加快您的工作流程。

**準備好簡化您的時間計算了嗎？立即試用 Excelmatic，體驗使用簡單語言指令獲得準確時間結果的便利性。

無論您喜歡公式的細緻控制還是 AI 的速度，您現在都掌握了在 Excel 中精通時間的工具和知識。

常見問題

如何在 Excel 中將小時加到時間上？

要在 Excel 中將小時加到時間值上，請使用 TIME() 函數。例如，要將 3 小時加到儲存格 A1 的時間上，請使用公式 =A1 + TIME(3, 0, 0)。對於超過 24 小時的持續時間，請除以 24：=A1 + (30/24)。

如何在 Excel 中顯示負數時間值？

Excel 預設的 1900 日期系統不支援負數時間值。您可以切換到 1904 日期系統，或使用像 =IF(A2 - B2 >= 0, A2 - B2, "-" & TEXT(ABS(A2 - B2), "h:mm")) 這樣的公式來模擬負數時間。或者，像 Excelmatic 這樣的 AI 工具可以解釋和計算負持續時間，而無需您更改系統設定。

TIME() 和 TIMEVALUE() 有什麼區別？

TIME() 從獨立的小時、分鐘和秒元件建立時間值，而 TIMEVALUE() 將像 "2:30 PM" 這樣的時間字串轉換為 Excel 可以在計算中使用的數值時間值。

如何在 Excel 中加總超過 24 小時的小時數？

為防止時間值在 24 小時後重新歸零，請對包含總和的儲存格套用自訂格式，例如 [h]:mm:ss。這種格式確保小時數持續增加而不重置為零。當您詢問總計時，像 Excelmatic 這樣的 AI 工具會自動處理超過 24 小時的總和，從而簡化流程。

如何格式化時間以僅顯示分鐘和秒？

使用帶有自訂格式的 TEXT() 函數，例如 TEXT(A2, "mm:ss")。這僅顯示分鐘和秒，對於追蹤短間隔或事件計時非常有用。您也可以直接要求 AI 工具以這種方式格式化輸出。