Excel 合併文字：告別複雜公式，改用簡單 AI 提示詞

問題背景與痛點

想像一下，你剛從公司的 CRM 系統匯出了一份客戶清單。資料很乾淨，但分散在多個欄位中：First Name（名）、Last Name（姓）、Street Address（街道地址）、City（城市）、State（州/省）、ZIP Code（郵遞區號）等等。你的任務是為兩個不同的行銷活動準備資料：

1. 實體郵寄活動：需要一個格式正確的單一「郵寄地址（Mailing Address）」欄位。
2. 電子郵件行銷活動：需要一個用於個人化稱呼的「全名（Full Name）」欄位。

對於擁有數千個聯絡人的清單來說，這項看似簡單的任務很快就會變成一場資料處理噩夢。你需要合併不同儲存格的文字、加入空格、逗號甚至換行符號，而且最令人沮喪的是——還得處理空白儲存格。如果客戶沒有「地址第二行」怎麼辦？簡單的合併可能會留下難看的雙逗號或多餘空格，讓你的輸出顯得不專業，甚至導致郵寄軟體出錯。

這是典型的 Excel 挑戰。雖然 Excel 提供了相關工具，但通常需要你變成半個公式專家，花在除錯語法的時間比專注於實際業務目標的時間還要多。

傳統 Excel 解決方案：步驟與限制

多年來，Excel 使用者一直依賴一組函數來合併（或稱「串聯」）文字。方法雖然在演進，但共同點都是依賴手動構建公式。

傳統方法：CONCATENATE 與連字號 (&)

最初的方法是使用 CONCATENATE 函數或 & 運算子。要建立全名，你會這樣寫：

=A2&" "&B2

或者：

=CONCATENATE(A2, " ", B2)

這在簡單的情況下可行。但對於完整地址，公式很快就會變成一個怪物：

=D2&", "&E2&", "&F2&" "&G2

這個公式不僅寫起來繁瑣，而且非常脆弱。如果儲存格 D2（例如地址第二行）是空的，開頭就會出現一個逗號。這是一個手動且缺乏彈性的過程。

更好的方法：TEXTJOIN 函數

為了克服這些缺點，微軟在 Excel 2016 中推出了 TEXTJOIN 函數，這是一項顯著的改進。

語法為：TEXTJOIN(delimiter, ignore_empty, text1, [text2], …)

• delimiter（分隔符號）： 放置在每個文字項之間的字元（例如逗號、空格）。
• ignore_empty（忽略空白）： TRUE/FALSE 值。如果為 TRUE，它會跳過範圍內的任何空白儲存格，這非常有用。
• text1, text2...： 你想要合併的儲存格或範圍。

使用 TEXTJOIN，你可以整齊地合併電話號碼的各個部分：

=TEXTJOIN("-", TRUE, A2:C2)

這乾淨多了。然而，當你的需求變得更複雜時，TEXTJOIN 也會變得難以處理。

傳統方法的局限性

即使有 TEXTJOIN，你仍會遇到瓶頸。考慮以下現實世界的挑戰：

1. 複雜的格式設定： 如果你需要合併姓名、換行、接著是街道、再換行，最後是城市、州和郵遞區號呢？你的公式會變成這樣： =TEXTJOIN(" ", TRUE, A2:B2, CHAR(10), C2, CHAR(10), D2, ", ", E2, " ", F2) 你必須知道 CHAR(10) 代表換行符號，而且你又回到了手動指定不同邏輯區塊之間分隔符號的老路。

2. 條件邏輯： 假設你有一份動物及其類別的清單，你想為「哺乳動物（Mammal）」類別中的所有動物建立一個以逗號分隔的清單。資深的 Excel 專家可能會寫出這樣的陣列公式： =TEXTJOIN(", ", TRUE, IF(B2:B12="Mammal", A2:A12, "")) 這很強大，但老實說：95% 的 Excel 使用者在編寫、閱讀或除錯這種公式時都會感到吃力。這對團隊來說並非實用的解決方案。

3. 僵化與維護： 所有這些公式都是僵化的。如果你的主管要求：「能不能用分號代替逗號？」或者「我們可以在地址後面加上國碼嗎？」，你必須回去仔細修改公式，然後再次向下填滿所有列。這既慢又容易出錯。

全新解決方案：使用 Excel AI 代理工具 (Excelmatic)

與其死記硬背函數語法和嵌套複雜邏輯，不如直接「描述」你想要的結果？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理工具所承諾的。你只需上傳檔案，並使用平實的語言命令 AI 執行任務。

第一步：上傳你的資料

首先，將包含分散客戶資料的 Excel 或 CSV 檔案拖放到 Excelmatic 中。AI 會讀取你的資料並顯示預覽，理解如「First Name」、「City」等標題。

第二步：用自然語言描述你想要的結果

現在，不需要寫公式，只需在對話框中輸入你的需求。讓我們來解決之前的那些問題。

建立「全名」欄位：

將 'First Name' 和 'Last Name' 欄位合併成一個名為 'Full Name' 的新欄位，中間用空格分隔。

建立標準郵寄地址：

建立一個名為 'Mailing Address' 的新欄位。合併 'Street Address'、'City'、'State' 和 'ZIP Code'。在城市後面加上逗號和空格。確保處理好空白儲存格，不要出現多餘的空格或逗號。

建立動物的條件清單：

對於 'Group' 欄位中的每個唯一組別，建立一個新欄位，列出屬於該組別的所有動物，並以逗號分隔。

第三步：檢查並調整結果

Excelmatic 不僅僅是吐出結果。它會處理你的請求並呈現一個帶有生成欄位的新表格供你審查。最棒的是什麼？這是一個對話過程。如果結果不完全正確，你可以輕鬆地進行微調。

• 「動物清單改用分號代替逗號。」
• 「郵寄地址最後請加上國家 'USA'。」
• 「篩選此清單，僅顯示來自加州的客戶。」

這種對話式方法讓複雜的資料操作變得極其快速且直觀。

對話範例：建立郵寄地址

以下是 Excelmatic 中典型的互動情況：

第四步：匯出最終資料

一旦你對結果滿意，只需點擊一下即可將轉換後的資料下載為新的 Excel 檔案。原本需要 30 分鐘編寫公式和除錯的繁瑣任務，現在不到一分鐘就能完成。

傳統公式 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題 (FAQ)

問：使用 Excelmatic 需要了解 TEXTJOIN 或 CONCATENATE 嗎？
答：完全不需要。Excel AI 代理工具的核心目的就是取代死記硬背函數的需求。你只需要描述你想要的最終輸出即可。

問：Excelmatic 能處理雜亂的資料嗎？例如儲存格中有多餘的空格。
答：可以。在合併文字之前，你可以簡單地告訴 AI：「請刪除表格中每個儲存格開頭和結尾的空格。」AI 會先清理資料，然後再執行合併。

問：將公司的客戶清單上傳到 Excelmatic 安全嗎？
答：Excelmatic 在設計時就考慮到了資料安全性。檔案在安全的雲端環境中處理，不會長期儲存，也不會用於訓練模型。如需詳細資訊，請參閱網站上的官方隱私權政策。

問：我可以從 Excelmatic 獲取 Excel 公式，而不僅僅是資料嗎？
答：可以。在 AI 生成結果後，你可以問：「什麼樣的 Excel 公式可以達成這個結果？」Excelmatic 可以提供對應的 TEXTJOIN 或其他相關公式供你在自己的試算表中使用，這也是一個很好的學習工具。

問：它如何一次處理逗號、空格和換行等不同的分隔符號？
答：你在提示詞中自然地描述即可。例如：「用空格合併 'First Name' 和 'Last Name'，然後換行，再加入 'Street Address'。」AI 會解讀這些指令並相應地格式化文字。

開始使用：利用 AI 提升你的 Excel 工作流程

回想一下你上次盯著試算表，對合併欄位的任務感到畏懼的時候。花在尋找正確函數的時間、遇到 #VALUE! 錯誤的挫折感、將公式向下拖動數千列的繁瑣過程——這些都嚴重消耗了生產力。

有了像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理工具，這些阻礙都消失了。你可以專注於「做什麼」，讓 AI 處理「怎麼做」。你在手動資料清理上節省的時間，可以重新投入到更有價值的活動中，例如分析你剛剛準備好的資料。

別再與公式搏鬥了。今天就將你的試算表上傳到 Excelmatic，將資料準備任務變成一場簡單、快速的對話。

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