更智慧的 Excel 文字擷取方法 - 公式與 AI 之爭

文字操作是Excel中的基礎技能，能大幅提升您的資料分析能力。其中一項關鍵技術是擷取特定文字部分（或稱「子字串」），讓您能清理混亂資料並更有效地分析資訊。

傳統上，這意味著必須精通一系列Excel函數，通常還需將它們組合成複雜公式。但如果有更快速、更直觀的方法呢？本指南將探討文字擷取的經典公式方法，以及使用Excelmatic等AI工具的現代AI方法。您將看到如何用極少心力達成相同成果。

按位置擷取文字：經典方法 vs AI方法

我們經常需要根據文字字串中的位置來擷取單字或字元序列。Excel提供了多種內建函數實現此功能，但AI助手通常只需簡單指令即可完成任務。

傳統方法：使用Excel的子字串函數

Excel用於按位置擷取文字的主要函數是LEFT()、RIGHT()和MID()。

使用LEFT()函數

您可以使用LEFT()函數從文字字串開頭擷取字元。語法為：

=LEFT(text, [num_chars])

• text：包含原始文字的儲存格
• num_chars：從左側擷取的字元數（預設為1）

例如，要從儲存格A2的產品代碼中擷取前三個字元：

=LEFT(A2,3)

使用RIGHT()函數

RIGHT()函數從文字字串結尾擷取字元。語法為：

=RIGHT(text, [num_chars])

要從產品代碼中擷取最後三個字元，您會使用：

=RIGHT(A2, 3)

使用MID()函數

MID()函數從文字字串中間擷取字元。其語法為：

=MID(text, start_num, num_chars)

• start_num：文字字串中的起始位置
• num_chars：要擷取的字元數

要從第四個位置開始擷取三個字元：

=MID(A2,4,3)

AI替代方案：使用Excelmatic

雖然這些函數很有用，但它們要求您了解確切的函數及其參數。使用Excelmatic等AI工具，您只需用簡單英文描述需求即可。

將檔案上傳至Excelmatic後，您可以用簡單指令完成上述所有任務：

• 針對LEFT任務：「從A欄的產品代碼中，建立包含前3個字元的新欄位」
• 針對RIGHT任務：「從A欄的產品代碼中擷取最後3個字元」
• 針對MID任務：「從A欄擷取3個字元（從第4個字元開始），建立新欄位」

AI會處理底層邏輯，立即給出結果，無需您編寫任何公式。

複雜擷取的輔助函數

對於更進階的任務，您通常需要將上述函數與「輔助」函數（如FIND()和SUBSTITUTE()）結合使用。

FIND()函數

FIND()定位子字串並回傳其起始位置。當您要擷取的文字沒有固定位置時，這點至關重要。

FIND(find_text, within_text, [start_num])

例如，要在「DataCamp」中尋找「Camp」的位置：

=FIND("Camp", A2)

SUBSTITUTE()函數

SUBSTITUTE()將特定文字替換為新文字。

SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

例如，要將分號替換為逗號：

=SUBSTITUTE(A2, ";" , ",")

按分隔符號擷取文字

分隔符號是分隔文字的字符，如逗號或空格。新版Excel具備TEXTBEFORE()和TEXTAFTER()來簡化此過程。

TEXTBEFORE()和TEXTAFTER()

• =TEXTBEFORE(text, delimiter, ...)擷取特定分隔符號前的文字
• =TEXTAFTER(text, delimiter, ...)擷取特定分隔符號後的文字

例如，要取得儲存格A2中第二個逗號前的文字：

=TEXTBEFORE(A2, ",", 2)

要取得第二個逗號後的文字：

=TEXTAFTER(A2,",",2)

雖然功能強大，但這些函數僅在Microsoft 365和網頁版Excel中提供。

進階使用案例：公式 vs AI

這裡正是傳統方法與AI方法差異最明顯之處。需要巢狀公式的複雜任務，現在只需一句話就能解決。

使用案例1：處理不同長度的名字

假設您需要從全名清單中擷取名字。每個名字的長度各不相同。

傳統方法：結合LEFT()和FIND()

您需要找到空格的位置，並擷取空格前的所有內容。

=LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1)

這方法有效，但不直觀。您必須記得減去1以避免包含空格。

AI方法（Excelmatic）

使用Excelmatic，您只需詢問：

從「全名」欄位中，將名字擷取到新欄位。

AI理解上下文，並自動處理任何長度的名字。

使用案例2：從電子郵件地址擷取網域

您有一個電子郵件地址清單，需要僅提取網域名稱。

傳統方法：結合RIGHT()、LEN()和FIND()

這需要更複雜的公式來先計算網域名稱的長度。

=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND("@",A2))

這三種函數的組合可能難以構建，且在運作不正常時難以除錯。

AI方法（Excelmatic）

請求簡單直接：

從A欄的電子郵件地址中擷取網域名稱。

使用案例3：清理混亂的資料輸入

您的資料包含多種不一致格式的電話號碼。您需要將它們標準化。

傳統方法：巢狀SUBSTITUTE()函數

要移除連字號、括號和句點，您必須多次巢狀SUBSTITUTE函數。

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, "-", ""), "(", ""), ")", ""), ".", "")

此公式冗長、難以閱讀且容易出錯。如果出現新的不需要字符（例如空格），您必須再次編輯公式。

AI方法（Excelmatic）

單一指令即可處理所有問題：

清理A欄的電話號碼，移除所有非數字字符。

使用案例4：重新格式化清理後的資料

清理電話號碼後，您希望將它們統一格式化為XXX-XXX-XXXX格式。

傳統方法：TEXT、LEFT、MID和RIGHT

這需要提取號碼的每個部分，然後用連字號將它們重新組合。

=TEXT(LEFT(B2, 3), "000") & "-" & TEXT(MID(B2, 4, 3), "000") & "-" & TEXT(RIGHT(B2, 4), "0000")

這是本指南中最複雜的公式之一，展示了進階文字格式設定的高學習曲線。

AI方法（Excelmatic）

AI方法是兩步驟對話。清理號碼後，您只需詢問：

現在，將B欄中已清理的電話號碼格式化為XXX-XXX-XXXX格式。

最後思考

您現在已了解兩種在Excel中操作文字的強大方法。掌握LEFT()、RIGHT()和MID()等函數是項寶貴技能，能讓您精確控制資料。這為電子表格的運作方式建立了堅實基礎。

然而，現代資料工作的現實是速度和效率。像Excelmatic這樣的AI驅動工具代表了一種典範轉移，將複雜的多步驟公式編寫轉變為簡單對話。您無需記憶語法和除錯巢狀函數，而是能專注於目標，讓AI處理執行過程。

準備好簡化您的文字擷取任務了嗎？立即試用Excelmatic，體驗AI驅動的資料處理如何加速您的業務工作流程。

無論您選擇成為公式大師、AI超級用戶，或兩者兼備，有效擷取和格式化文字的能力，對任何處理資料的人來說都將是關鍵技能。

Excel子字串常見問答

子字串函數如何處理不可列印字符？我該如何清理它們？

傳統上，您會在使用子字串函數前使用CLEAN()函數移除不可列印字符，例如：=LEFT(CLEAN(A1), 5)。使用AI工具時，您只需要求它「清理A欄的資料，然後擷取文字」。

子字串函數能將文字分割到不同儲存格嗎？

可以。傳統上，您可以使用資料標籤下的文字到欄功能，或較新的函數如TEXTSPLIT()。使用Excelmatic等AI工具時，您只需說：「將『全名』欄位分割為『名字』和『姓氏』欄位」。

如何根據使用者輸入或儲存格參照動態擷取文字？

在經典Excel中，您可以在子字串函數內使用儲存格參照使其動態化。例如MID(A1, B1, C1)，其中B1儲存起始位置，C1儲存字元長度。AI工具也能使用您工作表的上下文，或者您可以在提示中指定邏輯，例如「從A欄擷取文字，起始位置由B1定義，長度由C1定義」。