厭倦複雜的 MID/LEFT/RIGHT 公式？用簡單語言分割 Excel 文字

問題背景與痛點

幾乎每個 Excel 使用者都遇過這個經典的資料問題：您匯入或貼上資料後，所有內容都擠在單一欄位中。例如，一欄您需要分成「名字」、「中間名」和「姓氏」的全名；一列您需要拆解成街道、城市和郵遞區號的完整地址；又或者像是 SHIRT-1023-XL 這樣結合了類別、產品 ID 和尺寸代碼的產品 SKU。

您的目標很簡單：將那個雜亂的單一欄位，分割成數個乾淨、有條理的欄位，以便進行排序、篩選或分析。但要達成這個目標的路途，往往一點也不簡單。

這就是踏上 Excel 文字函數兔子洞之旅的開端。您開始搜尋「如何從儲存格中提取文字」，然後接觸到一系列函數：MID、LEFT、RIGHT、SEARCH、FIND 和 LEN。雖然這些函數功能強大，但它們將一個簡單的業務需求，變成了一個複雜的程式設計難題。如果有些名字有中間名的縮寫，而有些則是完整的中间名，該怎麼辦？如果有些地址有多餘的空格，又該如何處理？每種變化都需要更複雜、更脆弱的公式，將一個快速的任務變成一場令人沮喪又耗時的折磨。

傳統 Excel 解決方案：步驟與限制

在 Excel 中分割文字的傳統方法，是結合使用多個文字函數。根據您資料的一致性，這項工作的難度可能從直接了當到令人抓狂。

讓我們看看兩種常見的情境。

情境 1：分割固定長度的文字（「簡單」情況）

假設您有一份格式一致的電話號碼清單，格式為 (123)456-7890。您想將其分割成三個欄位：區碼、前綴碼和線路號碼。由於每個部分的長度和位置都是固定的，您可以使用 LEFT、MID 和 RIGHT 的組合。

1. 提取區碼（前 3 位數字）： LEFT 函數非常適合這個任務。它會從文字字串的開頭提取指定數量的字元。

   =LEFT(A2,3)
   

2. 提取前綴碼（中間 3 位數字）： 這時就輪到 MID 函數了。它會從字串中間提取字元，需要指定開始位置和要提取的字元數。

   =MID(A2,4,3)
   

3. 提取線路號碼（最後 4 位數字）： RIGHT 函數會從字串的結尾抓取字元。

   =RIGHT(A2,4)
   

這方法效果很好，但前提是資料必須完全統一。如果不是呢？

情境 2：分割可變長度的文字（「困難」情況）

現在來看一個更實際也更具挑戰性的任務：從全名清單中提取中間名。

在這裡，每個名字的長度和中間名的位置都不同。您不能只告訴 Excel「從第 5 個字元開始，取 8 個字元」。您必須使用 SEARCH 來定位作為分隔符的空格，從而建立一個動態公式。

邏輯是：

1. 找到第一個空格的位置。中間名就從它後面開始。
2. 找到第二個空格的位置。中間名就在它前面結束。
3. 用第二個空格的位置減去第一個空格的位置，計算出中間名的長度。
4. 將這三個動態值（開始位置和長度）輸入到 MID 函數中。

最終的公式是 Excel 複雜性的典型例子：

=MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1)

這一個公式就展示了傳統方法的所有限制：

• 高度複雜： 這個公式深度巢狀，難以閱讀，更不用說從頭開始編寫了。一個括號放錯位置就會導致公式失效。
• 脆弱性： 如果某個名字沒有中間名怎麼辦？公式會回傳 #VALUE! 錯誤。然後您需要用 IFERROR 函數將其包裝起來，使其變得更長。
• 高維護成本： 如果您的需求改變（例如，「現在提取姓氏」），您就必須建立一個全新的、同樣複雜的公式。
• 學習曲線陡峭： 要解決這個問題，您需要精通 MID、SEARCH 以及如何將它們巢狀使用。這遠遠超出了普通 Excel 使用者的技能範圍。

最終，您花在與公式搏鬥上的時間，比分析資料的時間還多。

Excel AI 解決方案（使用 Excelmatic）

與其強迫您成為公式專家，像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理，讓您只需描述想要的結果即可解決問題。它會在幕後處理複雜的邏輯。

整個過程非常簡單直觀。

按部就班：使用 Excelmatic 分割文字

1. 上傳您的資料

首先，將包含雜亂文字欄位的 Excel 或 CSV 檔案拖放到 Excelmatic 中。AI 會立即讀取您的資料並顯示預覽。它會在安全的副本上操作，因此您的原始檔案絕不會被修改。

2. 用簡單的語言描述您的目標

這就是神奇之處。您不必編寫公式，只需在聊天框中輸入您的要求即可。

以上述範例來說，您可以這樣問：

• 對於電話號碼：

  將 'Phone' 欄位分割成三個新欄位：'Area Code'（前 3 位數字）、'Prefix'（接下來的 3 位）和 'Line Number'（最後 4 位）。

• 對於全名（困難情況）：

  從 'Full Name' 欄位中，建立 'First Name'、'Middle Name' 和 'Last Name' 的新欄位。如果名字沒有中間名，則將儲存格留空。

• 對於從地址中提取：

  建立一個名為 'Postal Code' 的新欄位，方法是從 'Address' 欄位中提取 7 個字元的代碼。它總是從第 5 個字元開始。

AI 能理解上下文並立即執行任務。

3. 檢視並迭代結果

Excelmatic 會立即呈現一個新表格，顯示分割出來的欄位。但您不必就此打住。這個過程是對話式的。您可以繼續完善資料。

• 「太好了。現在將名字的縮寫和姓氏組合起來，建立一個使用者名稱。」
• 「可以將 'Last Name' 欄位的格式設定為全大寫嗎？」
• 「移除所有欄位中多餘的空格。」

這種「提問、檢視、完善」的迭代過程，是靜態公式無法實現的，它讓您能以驚人的速度和靈活性來清理和塑造您的資料。

4. 匯出您清理好的資料

一旦您對結果感到滿意，只需點擊一下，就可以將新結構化的資料下載為乾淨的 Excel 檔案。從雜亂的匯入到乾淨的匯出，整個過程只需幾分鐘，而不是幾小時。

對話範例

以下是在 Excelmatic 中解決中間名問題的真實對話可能樣貌：

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

1. 我需要懂 MID 或 SEARCH 這樣的 Excel 公式才能使用 Excelmatic 嗎？ 完全不用。Excelmatic 的宗旨就是讓您擺脫對複雜公式的依賴。您只需要能用自己的話描述您想要的結果即可。

2. 我上傳到 Excelmatic 的公司資料安全嗎？ 是的。Excelmatic 採用企業級安全標準建構。資料在傳輸和靜止時都經過加密，並在安全的環境中處理。我們不會使用您的資料來訓練我們的模型。您的原始檔案絕不會被修改。

3. 如果我的文字資料非常混亂，有額外的空格或不一致的格式怎麼辦？ Excelmatic 的 AI 經過訓練，能夠處理許多常見的資料不一致問題。您也可以給它明確的指令，例如「在分割 'Address' 欄位前，先修剪其所有開頭和結尾的空白」，以確保結果乾淨。

4. Excelmatic 可以告訴我它用來分割文字的公式嗎？ 可以。雖然您並不需要它，但您可以問 Excelmatic：「在 Excel 中要怎麼做才能達到這個效果？」它可以為您生成傳統的公式，這對於學習或在其他工作簿中使用來說，是個很好的方式。

5. 這只適用於姓名和地址嗎？ 不，它適用於任何文字分割任務。您可以用它來解析產品 SKU、伺服器日誌條目、金融交易描述，或您在單一欄位中的任何其他結構化文字資料。

6. Excelmatic 會更改我原始的 Excel 檔案嗎？ 不會。Excelmatic 在一個安全的線上環境中處理您資料的副本。您電腦上的原始檔案保持不變。您可以將轉換後的資料下載為一個新檔案。

立即開始：今天就升級您的 Excel 工作流程

別再浪費數小時試圖解讀和偵錯複雜的文字公式了。您與 MID 和 SEARCH 搏鬥的時間，本可以用於高價值的分析和制定由數據驅動的決策。

透過採用 Excel AI 工具，您不僅是找到了一個更快完成舊任務的方法；您正在從根本上改變您與資料的關係。您現在可以提出複雜的問題並立即獲得答案，即時測試假設，並在極短的時間內清理大量資料集。

準備好親自體驗了嗎？免費試用 Excelmatic。上傳一個您一直難以分割的欄位檔案，並使用本文中的其中一個提示。您將在幾秒鐘內獲得乾淨、結構化的資料。