忘掉 VLOOKUP：如何在 Excel 中使用 AI 進行任何資料查詢

所有 Excel 使用者的共同煩惱：合併與配對資料

想像一下這個情境：您是一位正在準備季度績效評估的銷售經理。您有一份包含數千筆交易紀錄的試算表，其中包括 Sale Amount 和 Employee ID。在另一個檔案中，您有公司的員工名錄，列出了每位員工的 Employee ID、Full Name、Region 和 Start Date。

您的任務是建立一份摘要報告，顯示每位員工姓名和地區的總銷售額。為此，您需要從名錄中「查詢」員工的姓名和地區，並將其新增至每筆對應的銷售交易中。

對數百萬 Excel 使用者來說，這正是頭痛的開始。您知道資料就在那裡，但將它們連結起來感覺就像一場高風險的拼圖遊戲。該用哪個函數？如果新增一欄，公式會不會壞掉？還有那些可怕的 #N/A 錯誤突然冒出來，威脅到您整份報告的完整性，該怎麼辦？這種每天與資料查詢奮鬥的困境，正是傳統 Excel 方法顯得過時之處。

傳統工具組：VLOOKUP、INDEX/MATCH 及其限制

數十年來，Excel 專家們一直依賴少數幾個強大的函數來解決查詢問題。雖然它們能完成任務，但每個函數都有其令人沮喪之處。

1. 經典函數：VLOOKUP

VLOOKUP 是「垂直查詢」(Vertical Lookup) 的縮寫，通常是我們許多人學會的第一個實用公式。它會掃描您指定表格範圍的第一欄，尋找一個鍵值，並傳回同一列中指定欄位的值。

語法是：=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value：您要尋找的內容（例如：員工 ID）。
• table_array：包含資料的範圍（例如：員工名錄）。
• col_index_num：要傳回值的欄號，從 table_array 的第一欄開始計算（例如，姓名欄為 3）。
• range_lookup：FALSE 代表完全符合。

VLOOKUP 的限制：

• 它無法向左查詢： VLOOKUP 只能在 table_array 的第一欄中搜尋 lookup_value。如果您的員工 ID 在 C 欄，而您想要的姓名在 A 欄，VLOOKUP 就無法運作。
• 脆弱的欄位索引： col_index_num 是一個寫死的數字。如果您在來源表格中插入或刪除一欄，您的公式就會因為欄號錯誤而失效。您必須手動更新每一個公式。
• 令人困惑的錯誤： 如果找不到值，VLOOKUP 會傳回一個難看的 #N/A 錯誤，這會搞亂後續的計算。您需要用像 IFERROR 這樣的函數將它包起來才能妥善處理，這會讓公式變得更長。

2. 強力組合：INDEX/MATCH

為了克服 VLOOKUP 的限制，進階使用者會轉而使用 INDEX 和 MATCH 函數的組合。

• MATCH 尋找一個值在某個範圍內的位置（例如，「員工 ID 105 在第 5 列」）。
• INDEX 傳回某個範圍內指定位置的值（例如，「給我『員工姓名』欄中第 5 列的值」）。

組合起來，它們看起來像這樣：=INDEX(return_array, MATCH(lookup_value, lookup_array, 0))

這個組合彈性得多——它可以向左、向右、向上或向下查詢。然而，它的主要缺點是複雜性。對許多使用者來說，巢狀使用兩個函數令人卻步，不僅難以閱讀，也更容易出錯。光是向同事解釋一個 INDEX/MATCH 公式本身就是一項挑戰。

3. 現代解決方案：XLOOKUP

微軟最終推出了 XLOOKUP，這是一個強大的單一函數，取代了 VLOOKUP 和 INDEX/MATCH。它更直觀、更具彈性，並內建了錯誤處理功能。

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found])

XLOOKUP 非常出色，但它有一個主要的限制：它只在 Microsoft 365 和較新版本的 Excel 中提供。如果您的公司使用舊版本，或者您與使用舊版本的同事協作，您就只能回到原點，使用那些較舊、較繁瑣的函數。

新典範：使用 Excel AI (Excelmatic) 進行查詢

如果您可以完全繞過公式呢？與其問「我該用哪個函數？」，不如直接告訴 Excel 您想達成什麼目標？這就是像 Excelmatic 這類 Excel AI 代理程式所承諾的。

Excelmatic 是一個工具，您可以在其中上傳您的資料，並用簡單的語言要求進行分析、產生公式、製作圖表和建立報告。它就像您的數據分析助理，在幕後處理複雜的步驟。

讓我們回到銷售報告的情境，用 Excelmatic 來解決它。

步驟 1：上傳您的資料檔案

首先，您只需將兩個檔案都上傳到 Excelmatic。無論一個是 .xlsx 檔，另一個是 .csv 檔都沒關係。AI 的設計就是為了能同時處理多個檔案。

• sales_transactions.xlsx
• employee_directory.csv

步驟 2：用簡單的語言描述您的目標

您不需要撰寫公式，只需在聊天介面中輸入您的請求。您可以用對話的方式，具體說明您的需求。

以下是一些您可以使用的提示範例：

• 「我有兩個檔案。請透過比對 sales_transactions.xlsx 中的 'Employee ID' 欄和 employee_directory.csv 中的 'Employee ID' 欄來合併它們。」
• 「請使用員工 ID 作為鍵值，將我的銷售資料與員工名錄連結起來。」
• 「對於每筆銷售，請從另一個檔案中查詢員工的 'Full Name' 和 'Region'。」

AI 能理解「合併 (merge)」、「連結 (join)」和「查詢 (look up)」背後的意圖，並為您執行操作。

步驟 3：檢視並迭代結果

Excelmatic 會立即產生一個包含合併後資料的新表格——完全看不到任何公式或 #N/A 錯誤。您會看到 Sale Amount、Employee ID、Full Name 和 Region 等欄位都集中在一個地方。

現在，對話式 AI 的真正威力就展現出來了。您可以透過後續問題繼續進行分析：

• 「太好了。現在請建立一個樞紐分析表，加總每個 'Region' 和 'Full Name' 的 'Sale Amount'。」
• 「篩選這個結果，只顯示銷售額前 5 名的員工。」
• 「新增一欄，計算 'Sale Amount' 的 5% 作為佣金。」
• 「建立一個長條圖，將各地區的總銷售額視覺化。」

與手動調整公式或樞紐分析表設定相比，這種迭代式的分析優化過程非常快速且直觀。

對話範例：

以下是在 Excelmatic 中典型的對話內容：

傳統查詢 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

1. 我需要懂 VLOOKUP 或任何其他公式才能使用 Excelmatic 嗎？ 完全不需要。Excelmatic 的宗旨就是將您的自然語言請求轉化為您需要的結果，而無需您親自撰寫任何公式。

2. 我上傳到 Excelmatic 的資料安全嗎？ 資料安全是我們的首要之務。Excelmatic 對傳輸中和靜態的資料都使用業界標準的加密技術。有關合規性和隱私權的具體細節，請隨時參閱網站上的官方安全政策。

3. 如果我的欄位名稱混亂或不一致怎麼辦？ 雖然清晰的欄位名稱（例如 "Employee ID" vs "emp_id"）能提供最佳結果，但 AI 經過訓練，能夠從資料本身推斷關係。如果不確定，它可能會請您澄清要配對哪些欄位，以確保準確性。

4. Excelmatic 可以處理多條件查詢嗎？ 當然可以。您只需在提示中描述條件即可，例如：「找出『John Doe』在『北部』地區 2024 年第一季的銷售額」。AI 會為您處理多條件篩選和查詢。

5. 我可以從 Excelmatic 獲得實際的 Excel 公式嗎？ 可以。在 AI 執行任務後，您可以要求它「給我執行此操作的 Excel 公式」。它可以為您產生 VLOOKUP、INDEX/MATCH 或 XLOOKUP 公式，然後您可以複製並在自己的試算表中使用。這也使它成為一個很棒的學習工具。

6. 這個工具能處理非常大的資料集嗎？ 是的，Excelmatic 建立在雲端基礎架構上，旨在處理遠大於通常會導致 Excel 變慢或崩潰的資料集。

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花費數小時與查詢公式搏鬥不再是必要之惡。這是一種選擇。繼續使用手動方法，您正在浪費寶貴的時間，這些時間本可以用於策略分析，而不是用來偵錯一個壞掉的 VLOOKUP。

有了 Excel AI 代理程式，您可以將焦點從如何取得資料轉移到資料代表什麼意義。您可以在幾分鐘內（而不是幾小時）回答老闆的臨時問題。您可以充滿信心地合併和清理資料，因為您知道 AI 正在處理那些繁瑣的機制。

準備好親身體驗了嗎？免費試用 Excelmatic。上傳您最近費力合併的兩份試算表，並要求它將它們組合起來。您可能會驚訝地發現自己省下了多少時間。