超越樞紐分析表：為什麼會計師紛紛轉向 Excel AI

會計人員的兩難：深陷試算表的泥沼

數十年來，Microsoft Excel 一直是會計界公認的主力工具。從試算表、日記帳分錄到財務報表和預算差異分析，試算表是現代財務部門的基石。它已如此根深蒂固，以至於精通 Excel 不再是「加分項」，而是任何會計職位的基本要求。

但老實說，Excel 每帶來一次分析上的清晰時刻，背後卻是數小時令人沮喪、重複且枯燥的手動工作。想像一下現在是季末，您正面前堆積如山、從 ERP 系統匯出的原始交易資料。您的任務是整合這些資料、清理不一致之處、將費用分類、建立損益表、製作一份比較實際與預算的差異報告，並為管理層會議生成摘要圖表。

壓力是巨大的。SUMIFS 範圍中的一個小錯誤、VLOOKUP 中的一個斷開的連結，或是一個篩選不當的樞紐分析表，都可能引發連鎖反應，導致重大的報告錯誤，進而造成錯誤的商業決策和手忙腳亂的最後一刻修正。您花在處理儲存格參照和表格結構上的時間，遠比實際分析公司財務狀況的時間還多。這就是試算表的悖論：這個為帶來秩序而設計的工具，卻常常製造混亂。

傳統 Excel 工具包：功能強大，但操作痛苦

為了應對這種複雜性，經驗豐富的會計人員建立了一套「進階使用者」的技能庫。這些技巧區分了新手與專家，但每種技巧都有其自身的包袱。

核心技能：一把雙面刃

讓我們來分析一下處理月底報告情境所使用的傳統方法：

1. 資料準備與格式化 (Ctrl+T, 資料驗證): 在開始任何分析之前，必須先將原始資料結構化。您會將範圍轉換為正式的 Excel 表格 (Ctrl+T)、套用數字格式（貨幣、百分比），或許還會使用「資料驗證」來防止輸入錯誤。

   • 限制： 這純粹是重複性勞動，不會產生任何見解，卻消耗了寶貴的時間。如果收到新資料，您必須重複整個過程，並祈禱自己沒有遺漏任何步驟。

2. 使用樞紐分析表進行分析： 這是總結大型資料集的首選工具。您透過拖放欄位來建立摘要，例如計算各部門每月的總費用。無疑地，它功能強大。

   • 限制： 樞紐分析表缺乏彈性。如果您的主管提出後續問題，例如：「可以顯示『行銷』部門中前 5 大的供應商嗎？」，您就得回到樞紐分析表欄位窗格，進行點擊、拖曳和篩選。對於同事來說，它們也出了名地難以理解或修改，而且每次來源資料變更時都需要手動重新整理。

   

3. 建立圖表與走勢圖： 為了呈現您的發現，您會建立長條圖、折線圖和圓餅圖。您甚至可能會加入走勢圖——在單一儲存格內顯示的迷你圖表——來呈現數字旁的趨勢。

   • 限制： 製作一個視覺上吸引人且資訊豐富的圖表是一門藝術。它需要透過選單進行多次點擊來調整座標軸、標籤、標題和顏色。如果您需要為 10 個不同部門製作 10 個不同的圖表，這將是一項巨大的時間投資，若不使用複雜的巨集，幾乎不可能自動化。

4. 使用模擬分析處理進階情境： 對於預測和預算編制，您可能會使用「目標搜尋」或「分析藍本管理員」等工具來模擬不同的結果（例如：「我們需要達到多少營收才能實現 20% 的利潤率？」）。

   • 限制： 這些工具功能強大，但需要對財務模型和 Excel 的特定介面有深入的了解。它們不夠直觀，且難以與非 Excel 專家分享和解釋。其結果通常是靜態的，很難整合到動態報告中。

這裡的共同點是，傳統方法將流程、邏輯和準確性的全部重擔都壓在您的肩上。您就是人肉電腦，每寫一個公式、每點擊一個儲存格，出錯的風險就隨之增加。

新方法：使用 Excel AI (以 Excelmatic 為例)

如果您可以完全跳過這些手動步驟呢？如果您可以簡單地告訴 Excel 您需要什麼，它就會為您建立報告呢？這就是像 Excelmatic 這類 Excel AI 助理所承諾的。

Excelmatic 是一個能連接到您的資料（Excel、CSV 檔案）的工具，讓您能使用自然語言來執行分析、生成公式、建立樞紐分析表、建構圖表和草擬報告。您從「執行者」轉變為「指導者」，專注於做什麼，而不是怎麼做。

AI 驅動的會計分析逐步指南

讓我們重新審視那個壓力重重的月底結帳情境，但這次使用 Excelmatic。

1. 上傳您的資料

您不再是打開一個空白試算表，而是登入 Excelmatic 並上傳您的原始資料檔案——交易紀錄、預算檔案或試算表匯出檔。Excelmatic 會讀取您的資料並理解欄位標題。

2. 用簡明語言描述您的請求

現在，您不再需要點擊和輸入公式，只需與 AI 對話。您可以提出與之前需要手動建立的完全相同的要求。

以下是幾個您可以使用的範例提示：

• 「使用交易資料，建立一個樞紐分析表，顯示每個費用類別按月份細分的總金額。」
• 「根據預算和實際檔案，計算每個部門的差異和差異百分比。」
• 「顯示第三季總支出前 10 名的供應商。」
• 「生成一個折線圖，顯示過去 12 個月收入和銷貨成本的趨勢。」
• 「建立一個新欄位，根據供應商名稱對費用進行分類。『AWS』和『Google Cloud』應歸類為『雲端基礎設施』。」

3. 透過對話進行檢視與迭代

Excelmatic 不僅僅是給您一個最終答案。它會提供結果——一個表格、一個樞紐分析表或一個圖表——並等待您的回饋。這才是真正神奇的地方。分析變成了一場對話。

您可以輕鬆地用後續問題來完善您的請求：

• 「這太棒了。現在，可以將這個樞紐分析表篩選為只顯示『銷售與行銷』部門嗎？」
• 「新增一個設定格式化的條件規則，將任何負數差異以紅色突顯。」
• 「將折線圖改為堆疊長條圖。」
• 「根據這張表格，撰寫一份關於本季前三大費用驅動因素的簡要總結。」

這種迭代過程在傳統 Excel 中若不從頭來過或進行複雜的手動調整，是不可能實現的。

4. 匯出您的結果

一旦您滿意了，就可以將結果下載為一個全新的、乾淨的 Excel 檔案，其中包含生成的表格、樞紐分析表配置和圖表。您也可以複製 AI 生成的確切公式，並將其貼到您自己的工作簿中。輸出結果 100% 與標準 Excel 相容。

對話範例：一個真實的會計任務

以下是在 Excelmatic 中建立差異報告的典型互動過程：

傳統 Excel vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

1. Excelmatic 對於敏感的財務資料是否安全？ 是的。Excelmatic 採用企業級安全設計。您的資料在傳輸中和靜止時均經過加密，且不會用於訓練模型。請務必參閱官方的隱私政策以獲取詳細資訊，但該平台是為商業用途而建構的。

2. 我還需要懂 Excel 公式和樞紐分析表嗎？ 您不需要成為專家才能獲得價值。Excelmatic 會為您處理生成公式和樞紐分析表的繁重工作。然而，對 Excel 概念有基本了解可以幫助您提出更好的問題，並充分利用 AI 生成的輸出。

3. Excelmatic 能處理雜亂或非結構化的資料嗎？ Excelmatic 具備資料清理功能。您可以要求它執行諸如「移除重複的列」、「將『地區』欄位中的缺失值填入『N/A』」或「將『全名』欄位拆分為『名字』和『姓氏』」等任務。為獲得最佳結果，建議從標示清晰的欄位開始。

4. Excel AI 會取代會計人員嗎？ 不會。Excel AI 是一個能將工作中最繁瑣部分自動化的工具。它將會計人員從低價值的資料輸入和處理中解放出來，讓他們能專注於更高價值的活動，如策略分析、財務故事講述和業務夥伴關係。它是一個放大器，而非替代品。

5. 我可以在自己的試算表中使用 Excelmatic 生成的公式嗎？ 當然可以。Excelmatic 可以向您顯示它用來得出結果的確切公式。您可以複製此公式並直接貼到您自己的 Excel 工作簿中，使其也成為一個強大的學習工具。

6. Excelmatic 適合完全的新手嗎？ 是的。只要您能描述您想做什麼，您就可以使用 Excelmatic。它大大降低了在 Excel 中執行複雜資料分析的門檻，讓每個人都能使用，而不僅僅是進階使用者。

立即行動：用 Excelmatic 升級您的會計工作流程

會計人員的角色正在演變。未來屬於那些能夠利用科技更聰明而非更費力工作的人。當強大的 AI 工具唾手可得時，繼續花費數小時在手動試算表任務上已不再是一個可行的選擇。

透過擁抱像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助理，您可以：

• 將您的報告時間從數小時大幅縮短至數分鐘。
• 消除代價高昂的手動錯誤並提高財務報告的準確性。
• 即時回答管理層的臨時問題，無需重建您的分析。
• 透過專注於驅動業務價值的策略性見解來提升您的角色價值。

別再與試算表搏鬥，開始駕馭您的資料。

立即免費試用 Excelmatic，親身體驗會計的未來。上傳一份您自己的報告，看看您能多快地獲得所需的見解。