別再和 Excel 的 RIGHT 函數糾纏：改用 AI 提取文字

問題背景與痛點

想像一個常見情境：您剛將一個大型資料集匯入 Excel。這可能是一份來自 CRM 的客戶名單、銷售紀錄，或是人資部門的員工名冊。資料都在那裡，但卻一團亂。全名被擠在單一欄位中（「Jane Doe」）、完整地址在同一行（「123 Main St, Anytown, USA 12345」），而產品 ID 則與描述串接在一起（「SKU-XYZ-98765 - Blue Widget」）。

在您能建立任何有意義的報表、樞紐分析表或圖表之前，您需要清理並整理這些資料。您需要分開名字和姓氏、從地址中獨立出郵遞區號，或是取出獨特的產品編號。

對於數百或數千筆資料來說，手動處理是不可能的。標準的 Excel 方法是使用文字函數。如果您需要從儲存格的末端抓取內容——像是姓氏或郵遞區號——您無可避免地會被引導至 RIGHT 函數。但任何走過這條路的人都知道，事情很少像單一函數那麼簡單。這就是頭痛的開始。

傳統的 Excel 解決方案：步驟與限制

在 Excel 中，從字串末端擷取文字的傳統方法是使用 RIGHT 函數。單獨使用時，它很直接。但現實世界的資料很少那麼簡單。

基本的 RIGHT 函數

語法是 =RIGHT(text, num_chars)，您告訴 Excel 要看哪個儲存格 (text) 以及要從右邊抓取多少個字元 (num_chars)。

對於一個完全統一的列表，這招很管用。例如，如果您有一欄產品代碼，都以兩個字母的國家識別碼結尾（例如「PROD-123-US」、「PROD-456-CA」），您可以輕鬆地用以下公式擷取國家代碼：

=RIGHT(A2, 2)

這很簡單有效。問題是，資料很少這麼乾淨。

複雜的現實：擷取可變長度的文字

如果您想從「名字 姓氏」的格式中擷取姓氏呢？「John Smith」的姓氏有 5 個字元。「Priya Patel」的姓氏也有 5 個字元。但「David Hernandez」的姓氏有 9 個字元。您不能只告訴 RIGHT 函數抓取固定數量的字元。

這就是可怕的巢狀公式登場的時候。為了讓它運作，您必須將 RIGHT 與其他函數結合，例如 LEN（找出文字的總長度）和 FIND（找出名字之間空格的位置）。

從儲存格 A2 擷取姓氏的公式看起來像這樣：

=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2))

讓我們來分解一下：

1. LEN(A2) 計算儲存格中的總字元數（例如，「Jane Doe」是 8）。
2. FIND(" ", A2) 找到空格字元的位置（在「Jane Doe」中，它是第 5 個字元）。
3. LEN(A2) - FIND(" ", A2) 從總長度中減去空格的位置（8 - 5 = 3）。這告訴您姓氏的長度。
4. RIGHT(A2, 3) 接著擷取最後 3 個字元，得到「Doe」。

雖然功能強大，但這種方法充滿了限制：

• 高認知負擔： 您必須了解 RIGHT、LEN 和 FIND，理解每個函數的功能，並知道如何以正確的順序將它們巢狀套用。
• 脆弱性： 這個公式只要有任何變化就會立刻失效。如果有人有中間名（「John Fitzgerald Kennedy」）怎麼辦？公式會錯誤地傳回「Fitzgerald Kennedy」。如果不小心有雙空格呢？它也會失敗。
• 隱藏的錯誤： RIGHT 函數總是傳回文字字串。如果您擷取像「12345」這樣的郵遞區號，Excel 會將其視為文字，而不是數字。這可能會在之後的計算或查閱中引起問題。您還需要另一個函數 VALUE 來包裝您的公式：=VALUE(RIGHT(...))。
• 維護的惡夢： 如果您將這份試算表交給同事，他們將需要花費大量時間來剖析您的公式，才能理解或修改它。這一點也不直觀。
• 耗費時間： 對於每個獨特的文字擷取問題，您都必須建構、測試和偵錯一個新的自訂公式。這種反覆試驗的過程可能會耗掉數小時。

新的解決方案：使用 Excel AI 代理 (Excelmatic)

與其強迫您成為公式撰寫專家，像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理讓您只需用簡單的語言描述您的目標即可解決問題。它就像您的資料助理，為您處理複雜的邏輯。

這個過程從根本上有所不同，而且簡單得多。

步驟 1：上傳您的資料

首先，您將包含雜亂資料的 Excel 或 CSV 檔案上傳到 Excelmatic 網頁應用程式。您的原始檔案將保持不變且安全。Excelmatic 會在安全的雲端環境中處理副本。

步驟 2：用簡單的語言描述您的目標

您不用再寫公式，只需在聊天介面中輸入您的請求。您可以像與真人助理交談一樣與 AI 對話。

對於我們剛才討論的相同問題，您可以使用以下提示：

• 擷取姓氏：

  從「全名」欄中，建立一個名為「姓氏」的新欄，只包含第一個空格後的文字。

• 從地址中擷取郵遞區號：

  建立一個名為「郵遞區號」的新欄，方法是從「地址」欄的末端擷取 5 位數字。

• 處理有多餘空格的資料：

  首先，修剪「地址」欄中所有開頭和結尾的空白。然後，建立一個名為「郵遞區號」的新欄，擷取最後 5 個字元。

AI 會理解上下文，識別模式，並執行擷取。

步驟 3：檢視與迭代

Excelmatic 會立即產生新欄位的預覽。您可以查看結果並判斷是否正確。

真正的強大之處在於此工具的對話性質。如果第一次的結果不完全正確，您不必刪除公式然後重來。您只需修正您的請求。

對話範例：

這種透過對話來修正結果的迭代過程，是傳統公式無法實現的。

步驟 4：匯出您清理好的資料

一旦您感到滿意，就可以下載一份新的 Excel 檔案，其中包含您的原始資料以及您建立的新的、乾淨的欄位。您也可以要求 AI 產生它所使用的 Excel 公式，您可以將其複製並貼到自己的工作簿中，以供重複性任務使用。

傳統公式 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

1. 我需要懂任何 Excel 公式才能使用 Excelmatic 嗎？ 不需要。Excelmatic 的宗旨就是消除對複雜公式的需求。您只需要能夠用簡單的語言描述您想要的結果。

2. 當我上傳資料到 Excelmatic 時，我的資料安全嗎？ 是的。Excelmatic 的建構以資料安全為優先。它在安全的雲端環境中對您資料的臨時副本進行操作，不會修改您的原始檔案。有關具體細節，請隨時參考官方的隱私政策。

3. 如果我的資料非常雜亂，有額外的空格和不一致的格式怎麼辦？ 這正是 Excelmatic 的完美使用案例。您可以給出多步驟的指令，例如「首先，移除『地址』欄中所有多餘的空格，然後擷取末端的 5 位數郵遞區號。」AI 可以一次性處理資料清理和擷取。

4. Excelmatic 也能從儲存格的開頭或中間擷取文字嗎？ 當然可以。它不限於 RIGHT 函數的工作。您可以同樣輕鬆地說：「從『ID』欄中擷取前三個字元」（如同 LEFT）或「從『SKU』欄中擷取兩個連字號之間的文字」（如同 MID）。

5. 我可以從 Excelmatic 取得 Excel 公式嗎？ 可以。對於許多任務，您可以要求 Excelmatic 提供它用來產生結果的傳統 Excel 公式。這對於學習或直接在您自己的試算表中應用公式非常有幫助。

6. Excelmatic 適合完全的 Excel 新手嗎？ 是的，它非常適合新手。它讓他們能夠執行通常需要中級或高級公式技能的強大資料操作任務，拉近了技術差距，並立即提升他們的生產力。

立即行動：今天就升級您的 Excel 工作流程

您每花一分鐘試圖記住 FIND 的正確語法、偵錯巢狀的 RIGHT 公式，或手動清理文字資料，都是您沒有花在分析和決策上的一分鐘。傳統的方式雖然強大，但也緩慢、脆弱且令人沮喪。

透過擁抱 Excel AI 代理，您將焦點從「我該如何寫公式？」轉移到「我想要看到什麼結果？」。這個簡單的轉變每週可以為您節省數小時，減少代價高昂的資料錯誤，並使您在回應資料請求時更加敏捷。

準備好停止與文字函數搏鬥了嗎？免費試用 Excelmatic。上傳一份您現在正在處理的雜亂試算表，並使用本文中的其中一個提示。您將在幾秒鐘內看到不同。