別再為 Excel 自訂排序浪費時間：AI 提供了更快的方法

問題背景與痛點

想像一下，您是某市教育部門的分析師。您有一份主要的試算表，其中包含該地區每所學校的清單。這個資料集包括學校名稱、所在城鎮、類型（例如：國小、國中、高中、大學）、目前學生人數以及最大容量等欄位。

目前，資料是按學校名稱的字母順序排列的。雖然這對於尋找特定機構可能有用，但對於任何有意義的分析來說，這完全不切實際。教育委員會需要逐一了解各個城鎮的教育狀況，但他們對資料的組織方式有非常具體的要求。

挑戰在於：他們希望清單首先按城鎮（字母順序）排序，然後按特定的階層順序（國小、國中、高中等）排列學校類型，最後，對於同一城鎮內相同類型的學校，他們希望學生人數最多的學校排在最前面。

如果您曾在 Excel 中嘗試過這樣做，您就會知道那種令人沮喪的感覺。標準的 A-Z 或 Z-A 排序對「學校類型」欄位無效。您將面臨一項看似簡單，卻很快演變成一系列複雜、隱藏步驟的惱人任務。手動剪下貼上資料列是不可行的——這不僅容易出錯，而且會花費數小時。一定有更好的方法，但傳統的 Excel 解決方案並不如人們期望的那麼直接。

傳統 Excel 解決方案：步驟與限制

在 Excel 中解決這個問題的「正確」手動方法，是結合「自訂排序」功能和手動定義的「自訂清單」。這讓您可以告訴 Excel 一個特定的、非字母順序的排序規則。至於計算滿載率的次要任務，您通常會依賴 SUMIF 或 SUMIFS 函數。

手動排序流程

以下是傳統、多步驟方法的詳細說明：

1. 建立自訂清單： 這是最關鍵且最不直觀的步驟。您需要為學校類型定義自訂的排序順序。

   • 前往 檔案 > 選項 > 進階。
   • 向下捲動到「一般」區塊，然後點擊 編輯自訂清單...。
   • 在「清單項目」方塊中，您必須手動輸入您想要的順序，每個項目佔一行：

     Elementary
     Middle
     High
     Community College
     University
     

   • 點擊「新增」將此清單儲存到您的 Excel 應用程式中，然後點擊「確定」。

2. 套用多層級排序：

   • 選取您的整個資料範圍。
   • 前往 資料 索引標籤，然後點擊 排序。
   • 在排序對話方塊中，設定三個層級的排序條件：
     • 層級 1： 排序方式 Town，順序 A 到 Z。
     • 層級 2： 點擊「新增層級」。排序方式 School Type。在順序部分，選擇 自訂清單... 並選擇您剛才建立的清單。
     • 層級 3： 點擊「新增層級」。排序方式 Population，順序 最大到最小。
   • 點擊「確定」以套用排序。

計算滿載率

排序後，您將處理第二個請求：

1. 建立一個包含學校類型唯一清單的獨立小表格。
2. 對於每種學校類型，您需要兩個 SUMIF 公式：
   • =SUMIF(D:D, "Elementary", E:E) 用於加總所有國小的學生人數（假設學校類型在 D 欄，學生人數在 E 欄）。
   • =SUMIF(D:D, "Elementary", F:F) 用於加總所有國小的最大容量（假設最大容量在 F 欄）。
3. 新增第三欄，將總學生人數除以總容量，以得到滿載率。
4. 對每一種學校類型重複此過程。

傳統方法的限制

雖然功能強大，但這種方法充滿了問題，使其效率低下且難以擴展：

• 隱藏且不可攜： 自訂清單是儲存在您本機的 Excel 應用程式中，而不是在活頁簿本身。如果您將檔案用電子郵件寄給同事，他們無法重現排序，因為自訂清單不會隨檔案一起傳送。他們必須手動重新建立。
• 耗時且缺乏彈性： 初始設定需要瀏覽多個選單並手動輸入您的清單。如果委員會決定更改排序階層（例如，將「高中」放在「國中」之前），您必須返回並編輯自訂清單。
• 容易出現人為錯誤： 在自訂清單中一個簡單的拼寫錯誤（例如，將 "Elementary" 寫成 "Elementry"）將導致該類別的排序悄悄失敗，從而產生難以發現的錯誤排序。
• 工作流程不連貫： 排序任務和滿載率計算是兩個完全獨立的手動過程。要回答一個簡單的後續問題，就需要從頭開始建立全新的公式。
• 透明度低： 一位新團隊成員打開檔案時，無法知道應用了什麼複雜的排序邏輯或如何完成的，這使得檔案難以審核或維護。

全新解決方案：使用 Excel AI 代理程式 (Excelmatic)

與其費力地處理隱藏選單和複雜公式，您可以使用像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理程式，在極短的時間內完成相同的目標。整個過程變成了一場簡單的對話。您描述您想要什麼，AI 就會完成工作。

步驟 1：上傳您的資料

首先，前往 Excelmatic 並上傳您的學校資料試算表。只需將您的 Excel 或 CSV 檔案拖放到平台上。Excelmatic 會立即讀取您的資料並顯示預覽。

步驟 2：用口語化語言描述您複雜的排序需求

忘掉自訂清單吧。直接告訴 AI 您希望如何排序資料。您可以將您的請求直接輸入到聊天提示框中。

針對這個特定問題，您可以這樣問：

Sort the data first by Town alphabetically, then by School Type using the custom order: Elementary, Middle, High, Community College, University. Finally, for schools of the same type in the same town, sort by Population from largest to smallest. (請先按城鎮字母順序排序資料，然後按學校類型自訂順序：國小、國中、高中、社區大學、大學。最後，對於同一城鎮內相同類型的學校，按學生人數由大到小排序。)

Excelmatic 能直接從您的自然語言指令中理解多層級排序和自訂階層的概念。它會在幾秒鐘內處理您的請求並呈現新排序的表格。

步驟 3：提出後續問題並執行計算

現在您的資料已完美排序，您可以繼續對話以執行任務的第二部分。無需編寫 SUMIF 公式。只需提問：

Now, create a summary table that shows the total population, total capacity, and the overall occupancy percentage for each school type. Sort this summary table by occupancy percentage from lowest to highest. (現在，建立一個摘要表，顯示每種學校類型的總學生人數、總容量和整體滿載率百分比。請將此摘要表按滿載率百分比由低到高排序。)

AI 將根據您排序後的資料生成一個乾淨、準確的摘要表，在幾秒鐘內完成原本需要數分鐘精心建構公式的工作。

步驟 4：匯出您的結果

一旦您對結果——排序後的主表和滿載率摘要——感到滿意，您只需點擊一下，就可以將所有內容下載到一個全新的、乾淨的 Excel 活頁簿中。新檔案將包含所有結果，隨時可以與教育委員會分享。

與 Excelmatic 的對話範例

以下是整個互動過程的樣貌：

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

問題 1：Excelmatic 真的能理解句子中指定的自訂排序順序嗎？
是的。您可以直接在提示中定義任何自訂順序，例如「按優先級排序：高、中、低」，AI 將會正確解釋並應用它，而無需您在 Excel 的設定中建立清單。

問題 2：如果我將學區的資料上傳到 Excelmatic，資料安全嗎？
Excelmatic 的設計考慮了資料隱私和安全。所有資料都經過安全處理，平台遵守嚴格的隱私政策。有關具體的合規細節，最好查閱官方網站的隱私和安全文件。

問題 3：Excelmatic 能處理髒數據嗎，比如「學校類型」欄位中的拼寫錯誤？
Excelmatic 通常可以識別您資料中的不一致之處。您甚至可以要求它作為第一步來清理資料，例如：「首先，標準化『學校類型』欄位。『國小部』應為『國小』，『高中部』應為『高中』。」這增加了一個強大的資料清理步驟，而在 Excel 中這項工作非常手動。

問題 4：如果下個月我們的排序標準改變了怎麼辦？
這正是 AI 方法的優勢所在。您無需深入 Excel 的選項選單。只需使用相同的資料檔案開始新的對話，並在提示中提供新的排序指令。您將在幾秒鐘內獲得更新後的結果。

問題 5：我可以將結果匯出回 Excel 檔案嗎？
當然可以。Excelmatic 允許您將 AI 生成的表格、圖表和報告下載為標準的 .xlsx 檔案，您可以像任何其他 Excel 活頁簿一樣打開、編輯和分享。

立即行動：徹底改變您的 Excel 工作流程

別再讓自訂排序等繁瑣、重複性的任務拖慢您的速度。雖然 Excel 中的傳統方法功能強大，但它們是為不同時代設計的。今天，您有機會將這種複雜性委派給一個智慧助理。

想想您將節省的時間——不僅是在初始任務上，還包括未來的每一次修改和後續問題。您不再是「公式建構者」，而是可以專注於成為一名「分析師」，從完全按照您需要的方式和時間組織好的資料中獲取洞見。

準備好親自體驗了嗎？立即試用 Excelmatic。上傳您現在正苦惱的試算表，並使用本文中的提示。當您只需提出要求就能完成工作時，體驗其中的不同之處。