超越公式：使用AI助手精通Excel的指南

假設團隊成員請您撰寫一個快速的Excel公式或根據特定表格製作圖表。但您卻盯著行列數據，不知從何開始。

這可能令人感到沮喪，尤其是當您知道該做什麼，卻不知道該怎麼做的時候。

這就是為什麼新一代AI助手應運而生，幫助您高效完成任務。在本指南中，我將帶您了解兩個強大選項：整合式的Microsoft Copilot與靈活的AI代理Excelmatic。一旦見識它們的實際操作，您將明白AI如何迅速成為人們使用Excel工作的重要部分。

什麼是Excel AI助手？

Excel AI助手是讓您能用簡單自然語言而非複雜公式來處理數據的工具。

整合到Excel中的AI助手。作者提供圖片。

例如，您可以說「顯示各區域的總銷售額」或「建立月收入圖表」，AI就會為您完成。

這並不意味著它們將取代Excel專家；而是讓專家的工作更有效率，讓新手的工作成為可能。這些工具使用您已熟悉的Excel功能——公式、表格、圖表——但它們會為您構建這些內容。

今天，我們將探討Excel中AI應用的兩種主流方式：

1. Microsoft Excel Copilot： 直接內建於Excel的AI工具，專為Microsoft 365生態系統用戶設計。它在您的試算表中扮演對話夥伴的角色。
2. Excelmatic： 專用的Excel AI代理，其運作原理很簡單：上傳您的檔案，用平實語言說明需求，它便能立即提供答案、圖表和見解。

入門指南：兩種設定模式的故事

在獲取見解之前，您需要先讓AI工具運作起來。設定過程是這兩種解決方案的主要區別所在。

Copilot路徑：整合但繁瑣

Copilot功能強大，但使用它需要滿足多項先決條件。

步驟1：取得Microsoft 365訂閱 Copilot並非免費。您需要特定的Microsoft 365方案：

• 個人用戶： Microsoft 365個人版或家庭版，並需加購Copilot Pro附加功能。
• 企業用戶： Microsoft 365商務基本版、標準版或進階版。

步驟2：使用正確的應用程式和儲存空間 您必須登入最新的Excel 365桌面應用程式或網頁版Excel。關鍵在於，Copilot僅適用於儲存至OneDrive或SharePoint的Excel檔案。 如果您的檔案儲存在本地，Copilot圖示將會顯示為灰色無法點選。

步驟3：將數據格式化為表格 Copilot要求您的數據必須是正式的Excel表格。操作如下：

• 選取您的數據範圍。
• 按下 Ctrl + T（Mac則按 Command + T）。
• 確保勾選「我的表格有標題」。

完成這些步驟後，您才能點擊常用功能區上的Copilot圖示開始工作。

在Excel中定位Copilot圖示。作者提供圖片。

Excelmatic路徑：簡單直接

Excelmatic的設計旨在繞過設定障礙，讓您更快獲得答案。其工作流程令人耳目一新地簡單：

1. 前往Excelmatic網站。
2. 上傳您的Excel檔案。 無論檔案儲存在何處——您的桌面、網路磁碟機，任何地方都可以。您甚至可以一次上傳多個檔案。
3. 提出您的問題。 用平實語言輸入您的需求。

就是這麼簡單。無需升級訂閱、無需將檔案移至雲端、也無需預先格式化數據。這是一種「攜帶您自己的檔案」的模式，能在幾秒鐘內從問題導向見解。

實際應用案例：AI助手實戰演練

讓我們看看這兩種工具如何處理日常任務，如財務分析、數據清理和建立視覺化圖表。

財務分析

財務分析師關注收入、支出和利潤等數字。假設您想計算利潤率百分比，但不知道公式。

使用Copilot

設定好檔案和表格後，打開Copilot窗格並輸入您的提示：

新增一個顯示利潤率百分比的欄位。

Copilot會分析您的表格，建議正確的公式，並顯示預覽。然後您可以點擊「插入欄位」將其直接新增至您的工作表。

使用Copilot提示計算利潤率。作者提供圖片。

使用Excelmatic

使用Excelmatic，您只需上傳試算表並提出相同的問題：

新增一個顯示利潤率百分比的欄位。

Excelmatic處理檔案並立即提供結果——可能是直接答案、摘要，或是已新增利潤率欄位可供下載的新Excel檔案。關鍵優勢在於速度和無需先決條件。

數據清理與整理

在分析數據之前，通常需要先進行清理。一個常見任務是將「全名」欄位拆分為「名字」和「姓氏」。

使用Copilot

在您已儲存至雲端且格式化為表格的檔案中，您會提示Copilot：

將全名欄位拆分為兩個新欄位：名字和姓氏

Copilot會預覽新欄位，您只需點擊一下即可將其插入表格。

使用Copilot將姓名拆分至獨立欄位。作者提供圖片。

使用Excelmatic

過程更加直接。上傳您雜亂的檔案並詢問：

將全名欄位拆分為名字和姓氏。

Excelmatic處理任務並提供清理後的檔案供您下載。對於處理從同事那裡收到的一次性清理任務，這非常有效率，無需將它們重新儲存到雲端。

數據視覺化

圖表能讓您比檢視數字行列更快發現趨勢。假設您想要一個顯示每位員工銷售績效的長條圖。

使用Copilot

您可以詢問Copilot：

建立一個長條圖，顯示每位員工在各自月份的銷售績效。

Copilot將分析數據，可能會在背景建立樞紐分析表，並將圖表直接插入您的工作表。

使用Copilot提示視覺化數據。作者提供圖片。

使用Excelmatic

使用Excelmatic，您上傳數據並提出相同請求。它會生成一個乾淨、可直接用於簡報的圖表，您可以將其下載為圖片或完整報告的一部分。這裡的一個關鍵好處是Excelmatic能夠將多個檔案的數據合併到單一圖表或分析中，這在Excel中是複雜得多的任務。

自動化與VBA

有時您需要自動化重複性任務。傳統上，這需要編寫VBA（Visual Basic for Applications）巨集。

使用Copilot

Copilot可以為您編寫VBA程式碼。例如，您可以詢問：

撰寫一個VBA巨集，將銷售金額大於目標金額的任何列以淺綠色標示。

Copilot生成程式碼，然後您必須手動將其複製到VBA編輯器（Alt + F11），貼到新模組中並執行。

使用Copilot建立VBA巨集。作者提供圖片。

使用Excelmatic（免程式碼替代方案）

Excelmatic從不同角度處理此問題。它不是生成程式碼讓您執行，而是直接提供最終答案。您會詢問：

顯示所有銷售額大於目標金額的列。

Excelmatic提供帶有篩選數據的即時報告。對許多用戶來說，這種見解才是真正的目標，而Excelmatic無需理解或執行VBA程式碼即可提供。它專注於「什麼」（答案）而非「如何」（腳本）。

正面對決：Copilot vs. Excelmatic

Excel AI任務的最佳提示技巧

無論您選擇哪種工具，提示的品質決定了結果的品質。以下是一些可供調整的現成提示。

公式

• 新增一個計算Q1和Q2總收入的欄位。
• 顯示哪些專案的利潤率高於平均水準。
• 計算每個區域的年初至今銷售額。
• 新增一個將銷售單位乘以單位價格的新欄位。

分析

• 按區域總結季度銷售額。
• 突顯按收入排名前10%的績優者。
• 找出收入較前一個月下降的月份。
• 建立按產品類別劃分的總利潤摘要。

視覺化

• 建立比較各部門月收入的長條圖。
• 建立比較各區域總支出的直條圖。
• 插入按產品劃分的利潤份額圓餅圖。

最終結論

隨著AI在我們的工作中扮演越來越重要的角色，像Excel Copilot和Excelmatic這樣的工具是您取得領先並讓Excel變得比以往更易用的機會。

「最佳」工具最終取決於您的工作流程：

• 如果您是深度融入Microsoft 365生態系統的進階用戶，並且需要AI助手幫助您直接在試算表中進行迭代更改，Excel Copilot是一個強大且整合的選擇。

• 如果您需要從任何Excel檔案快速、準確地獲得答案、圖表或清理後的數據，且無需擔心訂閱、儲存位置或格式問題，那麼Excelmatic是更直接、更有效率的解決方案。對於業務決策者來說，這是通往數據驅動見解的快速通道。

準備好改變您處理Excel數據的方式了嗎？立即試用Excelmatic，體驗無需設定即可為您的業務需求提供即時AI分析的力量。

既然您已經了解了基礎知識，就開始探索吧。提出不同的問題，重新組織您的提示，看看這些AI助手如何回應。您很快就會發現，您的提示越具體，得到的結果就越好。