重點摘要：
- 傳統的 Excel 查閱功能，從 VLOOKUP 到較現代的 XLOOKUP，都需要使用者學習並編寫複雜且容易出錯的公式，才能合併不同表格的資料。
- 以 Excelmatic 為代表的 Excel AI，無需使用公式語法。您只需用自然語言描述您想合併或尋找的資料。
- 使用像 Excelmatic 這樣的 AI 驅動工具，能大幅減少資料查閱所花費的時間、提高準確性，並提供無與倫比的靈活性來處理後續問題，而無需重寫任何一個公式。
Excel 資料查閱的每日挑戰
想像一下：您是一位銷售經理，現在是季度末。您有一份試算表，裡面有最新的銷售業績數據，並以員工 ID 識別。在另一個檔案中，您有完整的員工名冊，包含他們的姓名、部門和獎金級別。您的任務很簡單：建立一份報告，顯示每位員工姓名旁邊的銷售數字，並計算他們的季度獎金。
這聽起來很直接，但每位經驗豐富的 Excel 使用者都知道隨之而來的恐懼感。這個「簡單」的任務意味著您接下來的一個小時將要與查閱公式搏鬥。您需要將資料從一個表格拉到另一個表格，這是資料分析的基石，但也是 Excel 最惡名昭彰的痛點之一。
您會問自己：「我該用 VLOOKUP 嗎？喔，但是在主檔案中，員工姓名在 ID 的左邊。好吧，那就用 INDEX/MATCH。等等，那個語法又是什麼？或者我應該用新的 XLOOKUP？近似比對的那些參數是什麼？」這段內心獨白是任何在 Excel 中處理資料的人的共同經歷。
傳統的 Excel 解決方案：從 VLOOKUP 到 XLOOKUP
多年來，執行此任務的首選函數是 VLOOKUP。它功能強大，但有很深的缺陷。它無法向左查找，其欄位索引號很脆弱（插入一個新欄，公式就壞了），而且其預設的近似比對行為已在全球的試算表中造成了無數的隱性錯誤。
微軟對這些問題的答案是 XLOOKUP，這是一個在 Microsoft 365 中提供的更強大、更靈活的函數。
XLOOKUP 好在哪裡？
XLOOKUP 是一個顯著的改進。其語法是：
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])
它解決了 VLOOKUP 最大的問題：
- 任何方向都能查： 它使用獨立的
lookup_array和return_array，所以您可以查閱一個值並從左邊的欄位傳回一個值。 - 預設更安全： 它預設為精確比對，這在 95% 的情況下是您想要的。
- 內建錯誤處理：
[if_not_found]參數讓您可以指定一個清晰的訊息，如「找不到員工」，而不是醜陋的#N/A錯誤，無需另外使用IFERROR函數。 - 更強大的比對功能： 它可以處理複雜的情境，例如找到比您的查閱值更小或更大的最接近值，這對於像稅級或佣金級距這樣的東西很有用。
例如，要根據銷售額級距計算銷售獎金，您可能會使用這樣的公式：
=XLOOKUP(F2, A2:A5, B2:B5, "沒有獎金", -1)
此公式在銷售級距 (A2:A5) 中查閱儲存格 F2 的銷售額，從 B2:B5 傳回相應的獎金，如果找不到完全相符的值，它會找到下一個較小的項目（多虧了 -1 的比對模式）。
XLOOKUP 揮之不去的限制
雖然 XLOOKUP 對於 Excel 高手來說是一個很棒的工具，但它並非萬靈丹。根本問題依然存在：您仍然在手動編寫、偵錯和維護程式碼。
- 語法仍然複雜： 一個 Excel 新手（甚至許多中階使用者）都會被一個有六個參數的函數嚇到。
match_mode的 0、-1、1 和 2 有什麼區別？您每次都必須記住或去查。 - 變更時缺乏彈性： 您的經理很喜歡這份報告，但接著問：「太好了，你能不能也把他們的到職日拉進來，並篩選出銷售額超過 20,000 美元的人？」使用 XLOOKUP，這意味著要回到您的工作表，在一個新欄位中編寫另一個 XLOOKUP 公式，然後再套用篩選。每個新問題都意味著更多的手動公式作業。
- 設定容易出錯： 您仍然需要小心。如果您的
lookup_array和return_array的列數不同，您會得到一個#VALUE!錯誤。在大型資料集中，這是一個很容易犯的錯誤。 - 入門門檻： 您仍然在像機器一樣思考，將業務請求轉化為僵化的公式語法。這為那些了解業務目標但沒有 Excel 專業知識來執行的團隊成員創造了障礙。
新模式：使用 Excel AI (Excelmatic) 進行資料查閱
如果您可以完全跳過編寫公式的步驟呢？如果您只需用自然語言陳述您的業務目標，結果就能立即出現呢？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理所承諾的。
您不是告訴 Excel 如何用特定函數執行查閱，而是告訴 AI 您想要達成什麼。AI 會處理「如何做」的部分。
按部就班：用 Excelmatic 合併資料
讓我們回到我們的銷售獎金報告情境。以下是您如何用 Excelmatic 在幾秒鐘內解決它。
1. 上傳您的資料
首先，您將 Excel 或 CSV 檔案上傳到 Excelmatic。您可以一次上傳多個檔案（例如 sales_performance.xlsx 和 employee_roster.xlsx），或在單一工作簿中的不同工作表上作業。
2. 用自然語言描述您的目標
現在，您只需與 AI 對話。您不是編寫公式，而是輸入一個請求。
以下是您可以使用的一些提示範例：
- 「我有兩個工作表，『銷售資料』和『員工名冊』。請使用兩者共通的『員工 ID』欄位將它們合併。」
- 「對於我的『銷售資料』工作表中的每一列，從『員工名冊』工作表中找到對應的『員工姓名』和『部門』。」
- 要複製複雜的獎金計算：「建立一個名為『獎金』的新欄位。根據『銷售額』和我『獎金級距』工作表中的級距來計算其值。」
3. 透過後續問題進行檢視和迭代
Excelmatic 會立即生成合併後表格的預覽。但真正的魔力在於接下來發生的事。還記得經理的後續要求嗎？您不需要碰任何公式。您只需繼續對話。
- 「太好了。現在將此表篩選為只顯示『北美』地區的員工。」
- 「再增加一欄，計算獎金金額 15% 的稅。」
- 「將最終表格排序，將銷售額最高的員工顯示在最上面。」
這種對話式的方法是傳統公式無法實現的。它將資料分析從一個靜態、僵化的過程，轉變為一個動態、互動的探索。
4. 匯出您的最終結果
一旦您對結果感到滿意，您只需點擊一下，就可以將乾淨、合併並計算好的表格下載為一個新的 Excel 檔案。沒有雜亂的公式，沒有錯誤的風險，只有您需要的最終資料。
與 Excelmatic 的對話範例
以下是整個工作流程在真實對話中的樣子：
使用者： 我上傳了兩個檔案：sales.csv 和 employees.xlsx。請根據「員工 ID」欄位將它們合併。
Excelmatic： 完成。我已經合併了這兩個檔案。新表格包含了您銷售資料中的所有欄位，並為每位員工新增了對應的「全名」、「部門」和「到職日」。接下來您想做什麼？
使用者： 完美。現在，使用「銷售金額」欄位，根據以下規則建立一個名為「佣金」的新欄位：如果銷售額超過 50000，佣金為 10%；如果超過 25000，則為 7%；否則為 5%。
Excelmatic： 我已根據您的規則新增了「佣金」欄位並計算了數值。預覽已更新。您想做任何其他更改嗎？
使用者： 是的，請篩選出只顯示「硬體」部門的結果，並按佣金降序排序。
Excelmatic： 資料已按您的要求進行篩選和排序。您現在可以下載最終報告了。
XLOOKUP vs. Excelmatic：快速比較
| 功能 | 舊方法 (XLOOKUP) | AI 方法 (Excelmatic) |
|---|---|---|
| 方法 | 手動編寫和偵錯公式語法。 | 用自然語言描述期望的結果。 |
| 學習曲線 | 記住函數參數和選項。 | 學習如何提出清晰的業務問題。 |
| 靈活性 | 僵化。新的要求需要編輯或新增複雜的公式。 | 動態。在對話中提出後續問題。 |
| 資料合併 | 您想拉取的每個欄位都需要一個獨立的公式。 | 用一個簡單的指令合併整個表格。 |
| 錯誤處理 | 依賴使用者處理 #N/A 或 #VALUE! 錯誤。 |
AI 能理解上下文，並在需要時請求澄清。 |
常見問題
我需要懂 XLOOKUP 或 VLOOKUP 才能使用 Excelmatic 嗎？ 完全不需要。Excelmatic 的設計宗旨在於讓您無需了解任何特定的 Excel 函數語法。只要您能描述您的業務邏輯，您就可以使用它。
Excelmatic 可以處理不同檔案之間的查閱嗎？ 可以。您可以上傳多個 Excel 或 CSV 檔案，AI 能夠理解它們之間的關係，並無縫地跨檔案合併資料。
如果我用來查閱的關鍵欄位名稱不完全匹配怎麼辦？ AI 通常足夠聰明，可以推斷出關係（例如，「員工 ID」和「Employee_ID」）。如果不行，您可以在提示中明確指出：「使用第一張工作表的『員工 ID』和第二張的『Employee_ID』來合併表格。」
當我將資料上傳到 Excelmatic 時，我的資料安全和隱私有保障嗎？ 資料隱私是首要任務。Excelmatic 使用安全的協定來處理資料，並有嚴格的隱私政策。您的資料僅用於處理您的請求，不會被分享或用於任何其他目的。有關詳細資訊，請務必參閱官方的隱私政策。
如果我想要，我還能從 Excelmatic 獲得 Excel 公式嗎？ 可以。對於想要學習或在自己的工作表中應用公式的使用者，您可以要求 Excelmatic 為您生成相應的 XLOOKUP 或 INDEX/MATCH 公式。這是在完成工作的同時學習的好方法。
立即行動：今天就升級您的 Excel 工作流程
每花一小時來解讀公式語法或手動修正查閱錯誤，都是您沒有花在策略分析上的一小時。雖然 XLOOKUP 比 VLOOKUP 更進一步，但它仍然是來自過去手動操作資料時代的工具。
試算表生產力的未來在於告訴軟體您想要什麼，而不是鉅細靡遺地編寫如何做的程式。透過採用 Excel AI 代理，您能讓自己和團隊行動得更快、犯更少的錯誤，並以前所未有的敏捷性回答複雜的業務問題。
別再與查閱功能搏鬥了。今天就免費試用 Excelmatic，體驗對話式資料分析的力量。上傳一份您目前正在處理的試算表，問它一個您正準備為之編寫公式的問題。您會對其中的差異感到驚訝。
