厭倦手動追蹤休假天數？用AI自動化您的Excel休假追蹤器

問題背景與痛點

對於任何 HR 專業人員、經理或小型企業主來說，管理員工休假是一項重複且異常複雜的任務。表面上看起來很簡單：追蹤員工有權享受多少天假期，然後減去他們已使用的天數。但實際上，這是一個隨時可能發生的資料管理難題。

您通常從 Excel 中的主員工清單開始。此工作表包含員工姓名、ID、入職日期及其年度總休假額度。然後，您有另一個單獨的檔案或分頁，即「交易記錄」，您或您的團隊成員在其中記錄每個休假期的開始日期、結束日期和總天數。現在，真正的工作開始了。您需要創建第三個摘要工作表，即「休假追蹤器」，為您提供每個人狀態的即時、準確概覽。

這就是痛點出現的地方。要計算單一員工的剩餘天數，您必須：

1. 從主清單中查找他們的總額度。
2. 前往交易記錄並加總他們迄今為止使用的所有休假天數。
3. 從總額度中減去已使用的天數。

現在，想像一下為一個 50 人的團隊執行此操作。這個過程變成了一個由 VLOOKUP、SUMIFS 和日期公式組成的糾結網路。如果公司有特定政策，例如「員工只能在入職六個月後休第一次假」怎麼辦？您現在被迫編寫複雜的巢狀 IF 語句並結合 EDATE 來標記違規情況。這非常耗時，容易出現人為錯誤，並且如果您不在，同事很難接手。

傳統 Excel 解決方案：步驟與限制

在傳統的 Excel 環境中，構建一個半自動化的休假追蹤器需要相當程度的公式編寫能力。目標是創建一個從來源工作表提取資料並計算關鍵指標的儀表板。

以下是典型的手動方法：

1. 設定您的工作表： 您至少需要三個工作表：Employees（包含入職日期和總額度）、Transactions（所有休假記錄的日誌）和 VacationTracker（您的摘要儀表板）。

2. 使用 SUMIFS 計算已使用天數： 在您的 VacationTracker 工作表中，對於每個員工，您需要從 Transactions 工作表中加總他們已使用的休假天數。公式看起來會像這樣：

   =SUMIFS(Transactions[DaysUsed], Transactions[EmployeeID], [@[EmployeeID]])
   

   此公式加總 Transactions 表中 DaysUsed 欄位的值，但僅針對 EmployeeID 與您摘要表中當前員工相符的列。

3. 使用 VLOOKUP 查找額度： 要獲取年度總休假額度，您需要使用 VLOOKUP 或 INDEX/MATCH 從 Employees 工作表中提取。

   =VLOOKUP([@[EmployeeID]], Employees!A:C, 3, FALSE)
   

4. 計算剩餘天數： 這是最簡單的部分——只需將您剛剛創建的兩個欄位相減。 =[@[Total Entitlement]] - [@[Days Used]]

5. 使用 IF 和 EDATE 驗證業務規則： 這才是真正複雜的地方。要檢查「6個月」規則，您需要使用 MINIFS 找到員工最早的休假日期，使用 VLOOKUP 找到他們的入職日期，使用 EDATE 加上六個月，然後將所有內容包裝在一個 IF 語句中，以返回「標記」或「正常」狀態。公式很快就會變成一個難以閱讀和除錯的龐然大物。

手動方法的限制

雖然這種方法可行，但它既脆弱又低效。

• 公式複雜性： 這些公式，尤其是用於規則驗證的公式，非常冗長，除了 Excel 專家之外，任何人都難以理解或修改。一個放錯位置的逗號就可能破壞整個報告。
• 手動更新： 如果來源資料範圍發生變化（例如，您在交易記錄中新增了更多列），您可能需要手動更新公式或樞紐分析表的資料來源。忘記「重新整理」樞紐分析表是報告錯誤的典型來源。
• 缺乏靈活性： 如果您的經理問：「誰還有超過 10 天的休假餘額，並且是在 2022 年之前入職的？」回答這個臨時問題需要創建新的篩選器、輔助欄位，甚至是一個全新的報告。
• 高錯誤風險： 由於涉及如此多的手動步驟、複製貼上公式以及工作表之間的連結，簡單的錯誤導致休假餘額不正確的風險極高。這可能會對員工士氣和薪資造成實際問題。

新方法：使用 Excel AI 助手 (Excelmatic)

與其費力編寫公式，像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助手允許您透過簡單的對話來實現相同的目標。您上傳資料檔案，然後告訴 AI 您想要計算什麼，就像您指示一位人類助理一樣。

整體方法

Excelmatic 充當您的個人資料分析師。您上傳您的 Employees 和 Transactions 試算表。AI 能理解您檔案的結構和內容。從那裡，您可以要求它執行計算、合併資料、檢查條件並視覺化結果。整個過程是對話式、迭代式的，且完全不需要編寫公式。

逐步指南

以下是您如何使用 Excelmatic 在極短時間內構建相同的休假追蹤器。

1. 上傳您的資料檔案

登入 Excelmatic 並上傳您的 Excel 或 CSV 檔案。在這個案例中，您需要上傳員工主檔案和休假交易記錄。Excelmatic 可以同時分析多個檔案中的資料。

2. 用簡單語言描述您的目標

檔案上傳後，您就可以開始對話。使用簡單的提示來告訴 AI 您的需求。

以下是一些您可以使用的提示範例：

• 「使用這兩個檔案，創建一個摘要表，顯示每位員工的姓名、入職日期和年度總休假額度。」
• 「現在，從交易記錄中計算每位員工使用的總休假天數，並將其新增為一個名為『已使用天數』的新欄位。」
• 「新增另一個名為『剩餘天數』的欄位，用『總額度』減去『已使用天數』。」
• 「根據入職日期和交易記錄，新增一個新欄位來標記任何在入職後 6 個月內開始休假的員工。」

3. 檢視結果並進行迭代

Excelmatic 將立即生成您請求的摘要表。但您不必就此止步。真正的威力在於能夠透過後續問題來完善您的分析。

• 「將表格排序，讓剩餘天數最多的員工顯示在最前面。」
• 「篩選此結果，只顯示來自『銷售』部門的員工。」
• 「建立一個長條圖，視覺化每位員工的『剩餘天數』。」

這種對話式迭代在基於公式的方法中是不可能的。您無需觸及公式列即可立即獲得問題的答案。

4. 匯出您的最終報告

一旦您對摘要表、分析 或 圖表 感到滿意，只需點擊一下即可將結果下載為一個全新的、乾淨的 Excel 檔案。您也可以複製 Excelmatic 生成的公式或樞紐分析表配置，以便在原始工作簿中重複使用。

對話範例

以下是 Excelmatic 內部典型互動的樣子：

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

我需要知道像 VLOOKUP 或 SUMIFS 這樣的進階 Excel 函數才能使用 Excelmatic 嗎？ 完全不需要。您只需要用簡單的語言描述您想要的結果。AI 會在幕後處理查找、匹配和加總資料的複雜邏輯。

Excelmatic 會修改我原始的 Excel 檔案嗎？ 不會。Excelmatic 在安全的雲端環境中處理您資料的副本。您的原始檔案永遠不會被更改。您可以將結果下載為一個新的 Excel 檔案。

我上傳敏感的員工資料時安全嗎？ 資料安全是首要任務。Excelmatic 對傳輸中和靜態資料使用業界標準的加密。有關安全性和隱私政策的具體細節，最好查閱官方網站。

Excelmatic 能處理複雜的業務規則和日期計算嗎？ 是的。如休假追蹤範例所示，您可以用自然語言描述像「6個月等待期」這樣的規則，AI 可以將其轉換為對您基於日期的資料的邏輯檢查。

如果我的資料有點混亂怎麼辦？ 雖然具有清晰欄位標題的乾淨資料效果最好，但 Excelmatic 也可以協助處理基本的 資料清理 任務。例如，您可以要求它「修剪空白字元」、「變更日期格式」或「將一個欄位拆分為兩個」。

我可以匯出 Excelmatic 建立的公式嗎？ 可以。在許多情況下，Excelmatic 可以提供它用來生成結果的確切 Excel 公式。然後您可以複製此公式並將其貼上到您自己的試算表中重複使用。

採取行動：使用 Excelmatic 升級您的 Excel 工作流程

不要再浪費寶貴的時間與脆弱的公式搏鬥並手動更新您的 HR 報告。您花在除錯損壞的 VLOOKUP 上的時間，本可以用於更具策略性的 HR 計劃。

透過利用 Excel AI 助手，您可以將一項繁瑣、容易出錯的任務轉變為快速且富有洞察力的對話。您可以在幾分鐘內（而不是幾小時）構建、驗證和更新您的員工休假追蹤器，並獲得靈活性以即時回答任何出現的問題。

準備好親身體驗了嗎？立即試用 Excelmatic。上傳您當前的休假追蹤試算表，並詢問本文中的一個問題。是時候讓 AI 來處理手動工作了。