重點摘要：
- 在 Excel 中分割單元格資料（例如「城市, 國家」）的傳統方法，如「文字轉欄」或複雜公式（
LEFT、FIND），是手動、容易出錯且不易重複的。 - 像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 工具可以自動化此過程。您只需用簡單的語言提出要求，例如「將『城市, 國家』欄位分割成獨立的『城市』和『國家』欄位」，AI 就會處理提取工作。
- 使用 Excelmatic 不僅能在幾秒內分割資料，還能立即進行多層級排序和其他後續分析，從而大幅提高效率並減少對公式專業知識的需求。
問題：資料擠在單一儲存格中
您是否曾下載報告或收到試算表，其中關鍵資訊令人沮喪地合併在單一欄位中？這是常見的資料難題。想像您有一份世界人口最多城市的清單。資料乍看之下很整潔，但有一個問題：城市名稱及其兩位字母的國家代碼合併在一個儲存格中，例如 Tokyo, JP 或 Delhi, IN。
這種格式立即為任何有意義的分析製造了障礙。您無法：
- 按國家排序清單，以查看哪些國家擁有最多人口稠密的城市。
- 篩選資料以僅顯示特定國家的城市。
- 將此欄位用作樞紐分析表中的欄位，以按國家彙總資料。
- 輕鬆地使用國家代碼作為鍵值，將此資料與另一個表格合併。
對於只有 20 列的小清單，您可能會考慮手動修正。但對於現實世界中包含數百或數千列的資料集，手動修正不僅乏味，更是拼寫錯誤、不一致和浪費時間的根源。您需要將該單一欄位分割成兩個，並且需要一種可靠的方法來完成。
傳統的 Excel 解決方案：步驟與限制
多年來，經驗豐富的 Excel 使用者依賴幾種標準方法來解決這個問題。雖然它們能完成任務，但每種方法都有其複雜性和限制。
方法 1：「文字轉欄」精靈
這通常是人們首先使用的工具。它是一個專門為此任務設計的內建功能。
步驟：
- 選取包含合併資料的欄位（例如
Tokyo, JP）。 - 前往功能區的 資料 索引標籤，然後點擊 文字轉欄。
- 在精靈中，選擇 分隔符號，因為您的資料由一個字元（逗號）分隔。
- 在下一個畫面中，勾選 逗號 作為分隔符號。您將看到資料如何分割的預覽。
- 最後，為新欄位選擇一個目的地，然後點擊 完成。
限制：
- 靜態且手動： 文字轉欄是一次性操作。如果您在來源資料中新增列，則必須手動重複整個過程。
- 破壞性： 如果不小心選擇目的地，它可能會覆蓋相鄰的欄位。
- 不靈活： 它難以處理不一致的資料。如果有些列使用逗號，有些使用連字號，有些則沒有分隔符號，精靈在未預先清理資料的情況下會失敗。
方法 2：公式方法（LEFT、RIGHT、FIND）
對於更動態的解決方案，您可以結合使用文字函數來提取資料。
步驟：
要在新欄位中取得城市名稱（逗號前的文字），您可以使用這樣的公式：
=LEFT(A2, FIND(",", A2) - 1)
FIND(",", A2)定位儲存格 A2 中逗號的位置。LEFT(...)從儲存格的左側提取字元，直到逗號前一個字元為止。
要取得國家代碼（空格後的兩個字元），您可以使用：
=RIGHT(A2, 2)
這個公式只是從儲存格右側抓取最後兩個字元。
限制：
- 學習曲線高： 您需要了解
LEFT、RIGHT、FIND、LEN和其他文字函數的工作原理以及如何嵌套它們。對於初學者來說，LEFT(A2, FIND(",", A2) - 1)是令人畏懼的。 - 脆弱的公式：
RIGHT(A2, 2)公式之所以有效，是因為我們知道所有國家代碼都是兩個字母。如果您的代碼長度不一，則需要更複雜的公式，涉及LEN和FIND。 - 維護噩夢： 這些公式使試算表變得笨重，同事難以理解或除錯。如果資料模式發生變化，您必須重寫公式。
最後的障礙：排序
成功分割欄位後，您仍然需要執行任務的第二部分：排序。這需要使用 Excel 的多層級排序功能：
- 前往 資料 > 排序。
- 將第一層級設定為
排序依據國家A 到 Z。 - 點擊 新增層級。
- 將第二層級設定為
然後依據城市A 到 Z。
這是在已經花費太多時間的過程中，增加了更多點擊和更多手動步驟。
新解決方案：使用 Excel AI 代理（Excelmatic）
如果您可以跳過精靈和複雜的公式呢？如果您可以直接用簡單的語言告訴 Excel 您想做什麼呢？這正是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理的設計目的。
您無需弄清楚如何在 Excel 中執行步驟，只需描述什麼——您想要的結果。
逐步指南：使用 Excelmatic 分割和排序
讓我們在極短的時間內解決相同的問題。
1. 上傳您的資料
首先，登入 Excelmatic 並上傳包含「城市, 國家」資料的試算表（Excel 或 CSV）。AI 將讀取您的檔案並顯示預覽。
2. 用簡單語言描述您的目標
現在，您無需點擊選單，只需在聊天框中輸入您的請求。您可以直接且具體。
對於分割欄位，您可以詢問：
將「位置」欄位按逗號分割成兩個名為「城市」和「國家代碼」的新欄位。
或者，對於排序：
現在先按「國家代碼」升序排序資料，然後按「城市」升序排序。
您甚至可以將請求組合成一個更複雜的指令：
在第一個欄位的逗號處分割，建立「城市」欄位和「國家代碼」欄位。然後，按國家代碼排序整個表格，再按城市排序。
3. 檢閱與迭代
Excelmatic 將處理您的請求，並立即生成結果——一個新表格，其中的欄位已按照您的要求分割和排序。
最棒的部分是對話流程。如果您想進行更改，無需重新開始。只需繼續對話即可。
- 「很好。現在移除原始的『位置』欄位。」
- 「篩選此表格，只顯示日本（'JP'）的城市。」
- 「建立一個顯示前 5 名城市人口的長條圖。」
這種精煉分析的迭代過程，對於像「文字轉欄」這樣的傳統靜態方法來說是不可能的。
4. 匯出您的結果
一旦您對清理和排序後的資料感到滿意，只需點擊一下，即可將其下載為一個新的、完美格式化的 Excel 檔案。無需複製公式，也沒有出錯的風險。
與 Excelmatic 的範例對話
以下是整個工作流程在真實對話中可能呈現的樣子：
使用者： 我有一個名為「位置」的欄位，資料類似「Tokyo, JP」和「Delhi, IN」。您可以將此分割成獨立的「城市」和「國家代碼」欄位嗎？
Excelmatic： 完成。我已透過在逗號處分割「位置」欄位並修剪任何多餘空格，建立了兩個新欄位「城市」和「國家代碼」。
使用者： 完美。現在請按「國家代碼」字母順序排序資料，然後對於任何平手的情況按「城市」排序。
Excelmatic： 資料已按您的要求排序。現在國家已分組在一起，每個國家內的城市也已按字母順序排列。您想將此資料視覺化或執行任何其他分析嗎？
傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較
| 方面 | 傳統 Excel 方法 | Excelmatic (Excel AI) |
|---|---|---|
| 所需時間 | 5-15 分鐘（複雜資料需要更長時間） | 不到 60 秒 |
| 所需技能 | 了解文字轉欄精靈或 LEFT、FIND、RIGHT 等函數。 |
能夠用語言描述您的目標。 |
| 靈活性 | 低。更改需要重新執行整個過程。 | 高。易於在對話中精煉或更改請求。 |
| 易出錯性 | 高。存在公式錯誤、範圍不正確或覆蓋資料的風險。 | 低。AI 處理邏輯，確保一致性。 |
常見問題
1. 使用 Excelmatic 需要了解任何 Excel 公式嗎？ 完全不需要。核心思想是用自然語言指令取代公式編寫。您只需描述您想要的結果，AI 就會生成結果。
2. Excelmatic 會修改我原始的 Excel 檔案嗎？ 不會。Excelmatic 在安全的環境中處理您資料的副本。您電腦上的原始檔案保持不變。
3. 如果我將資料上傳到 Excelmatic，我公司的資料安全嗎？ 資料隱私和安全是首要任務。Excelmatic 採用企業級安全協議設計，以確保您的資料得到負責任的處理。有關詳細資訊，請務必參考網站上的官方隱私權政策。
4. 如果我的資料更混亂，分隔符號不一致怎麼辦？ Excelmatic 擅長處理混亂的資料。您可以在提示中更具體，例如「按逗號或連字號分割欄位」。即使存在一些不一致，AI 通常也能推斷出模式。
5. 我可以將 Excelmatic 的結果用回我自己的試算表中嗎？ 當然可以。您可以將最終清理後的資料下載為新的 Excel 檔案，並從那裡繼續工作，或者將結果複製貼上到現有的活頁簿中。
6. Excelmatic 只能用於分割文字嗎？ 不，這只是它能處理的數千個任務之一。您可以用它來生成複雜公式、建立樞紐分析表、建立圖表和儀表板、合併檔案、清理資料以及撰寫摘要報告——全部使用自然語言。
開始使用：立即升級您的 Excel 工作流程
回想一下您上次與格式不佳的試算表搏鬥的情景。如果您只需描述目標並讓 AI 處理繁瑣的步驟，可以節省多少時間？
手動資料清理是一個瓶頸，每週耗費專業人士數小時。透過採用 Excel AI 代理，您不僅僅是獲得一個工具；您是在收回時間，專注於真正重要的事情：分析資料並做出決策。
停止與公式和精靈搏鬥。立即免費試用 Excelmatic，看看簡單的對話如何改變您最具挑戰性的 Excel 任務。
