核心要點：
- 在 Excel 中使用
SUM等傳統公式計算累計總和既繁瑣又容易出錯。當您新增或刪除列時，公式經常會因#REF!錯誤而失效，迫使您手動修正。 - 像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助手可以消除這些手動步驟。您只需上傳數據，然後用簡單的語言提問，例如「為交易金額建立累計總和」，AI 就會立即處理計算。
- 使用 Excelmatic 不僅能節省大量時間，還能確保準確性。它支援動態分析，例如只需透過後續提問，就能計算特定類別或時間段的累計總和。
問題背景與痛點
無論您是追蹤公司的每日銷售額、管理專案預算、監控庫存水平，還是僅僅查看個人信用卡帳單，您很可能都需要計算累計總和。累計總和，也稱為累積總和，顯示了數列中截至特定點的累積值。對於理解隨時間變化的趨勢和餘額至關重要。
例如，假設您有一個月度開支的試算表。您不僅想看到月底的總額，還想看到每筆交易後餘額的變化。這有助於您了解自己的消費習慣，並準確知道餘額何時下降。
真正的麻煩不在於初始計算，而在於維護。您輸入一筆新開支，就必須向下拖曳公式。您發現重複的條目並刪除該列，突然間，您整列的計算結果都爆出 #REF! 錯誤。您被迫停止分析，找到損壞的儲存格，修正公式，然後小心翼翼地再次向下拖曳。這種重複且令人沮喪的過程是典型的 Excel 時間陷阱，將簡單的任務變成了反覆出現的瑣事。
傳統 Excel 解決方案：步驟與限制
幾十年來，Excel 使用者一直依賴幾種標準方法來建立累計總和。雖然它們能完成任務，但各自都有其令人困擾之處。
方法 1：使用混合參照的 SUM 公式
這是一種建立更穩固累計總和公式的巧妙且常見的方法。它涉及鎖定求和範圍的第一個儲存格，同時允許最後一個儲存格為相對參照。
假設您的交易金額在 C 欄，從儲存格 C2 開始。在相鄰的儲存格 (D2) 中，您將輸入以下公式：
=SUM($C$2:C2)
其運作方式如下：
$C$2：美元符號建立了對儲存格 C2 的「絕對參照」。這意味著當您向下拖曳公式時，這個起始點永遠不會改變。C2：這是一個「相對參照」。當您將公式向下拖曳到儲存格 D3 時，這部分會自動變更為C3。D3 中的公式變為=SUM($C$2:C3)。在 D4 中，它變為=SUM($C$2:C4)，依此類推。
這就建立了累積總和。然而，它並非萬無一失。如果您刪除第 2 列，所有後續儲存格中的公式都會失效，顯示 #REF! 錯誤，因為它們鎖定的參照已經不存在了。
方法 2：樞紐分析表的「依…顯示累計總和」功能
樞紐分析表是匯總數據的強大工具，並且內建了計算累計總和的功能。
步驟如下：
- 選取您的數據，然後前往
插入 > 樞紐分析表。 - 將您的日期或交易欄位拖曳到「列」區域。
- 將您的金額欄位拖曳到「值」區域 兩次。
- 在第二個值欄位上按右鍵，前往 值欄位設定。
- 導航到 顯示值為 標籤頁。
- 從下拉選單中，選取 依…顯示累計總和。
- 選擇您的日期或交易欄位作為「基本欄位」，然後點擊確定。
傳統方法的限制
雖然這些方法有效，但在動態的商業環境中遠非完美：
- 脆弱且易出錯：如前所述，當數據被不正確地新增或刪除時，公式很容易失效。這迫使您不斷審核和修正試算表。
- 需要手動重新整理：樞紐分析表不會即時更新。如果您更改了來源數據，必須記得在樞紐分析表上按右鍵並點擊「重新整理」。忘記這個簡單步驟可能導致基於過時資訊做出決策。
- 學習曲線高：樞紐分析表方法雖然強大，但並不直觀。「顯示值為」選項隱藏在選單中，以至於許多使用者甚至不知道這個功能存在。
- 對於臨時提問缺乏靈活性：當您的經理問：「很好，現在你能只顯示我們『行銷』開支的累計總和嗎？」這時該怎麼辦？使用傳統方法，您要麼必須在篩選後的數據集上重建公式，要麼重新配置樞紐分析表。沒有快速、對話式的方法來調整您的分析。
新解決方案：使用 Excel AI（以 Excelmatic 為例）
與其記憶公式或點擊選單，如果您能直接告訴 Excel 您想要什麼呢？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助手的力量。它將任務從手動程序轉變為簡單的對話。
AI 驅動的工作流程
這個過程非常簡單直接。您用簡單的語言指令取代了複雜的步驟。
步驟 1：上傳您的數據檔案
只需將包含交易數據的 Excel 或 CSV 檔案拖放到 Excelmatic 中。AI 將讀取您的數據並顯示預覽。它最適合使用像「日期」、「描述」和「金額」這樣清晰的欄標題。
步驟 2：用自然語言描述您的目標
您無需編寫公式，只需在聊天框中輸入您的請求。以下是一些可用於計算累計總和的範例：
- 「新增一個名為『累計餘額』的欄，計算『金額』欄的累積總和。」
- 「計算『變動』欄的累計總和，並在新欄中顯示。」
- （如果您有起始值）「從初始餘額 5000 美元開始，計算『金額』欄中每筆交易後的累計餘額。」
步驟 3：檢視並迭代結果
Excelmatic 將立即處理您的請求，並生成一個包含完美計算出的「累計餘額」欄的新表格。無需拖曳公式，無需鎖定參照。
但真正的力量在於迭代。您可以繼續對話以完善您的分析：
- 「現在，篩選此表只顯示一月份的交易。」
- 「很好。您能也建立一個折線圖來視覺化累計餘額隨時間的變化嗎？」
- 「您能為每個開支類別計算單獨的累計總和嗎？」
這種對話式方法使複雜的分析變得極其快速和靈活，讓您可以從不同角度探索數據，而無需每次都從頭開始。
步驟 4：匯出您的結果
一旦您對分析結果滿意，就可以將結果下載為一個新的、乾淨的 Excel 檔案，其中包含 AI 為您生成的表格、公式 或 圖表。
對話範例
以下是與 Excelmatic 的典型對話可能呈現的樣子：
使用者： 我上傳了本月的信用卡帳單。它有「日期」、「描述」和「金額」欄。您能新增一個欄來顯示累計餘額嗎？起始餘額是 5000 美元。
Excelmatic： 完成。我已新增一個名為「累計餘額」的新欄，計算「金額」欄的累積總和，從初始值 5000 美元開始。最終餘額為 4400.50 美元。
使用者： 很好。現在，您能建立一個折線圖來視覺化整個月累計餘額的變化嗎？
Excelmatic： 當然可以。我已生成一個折線圖，將「累計餘額」對應「日期」繪製出來。圖表已準備好供您檢視和下載。您想將它新增到同一個 Excel 工作表嗎？
傳統方式 vs. Excelmatic：快速比較
| 方面 | 傳統 Excel 方法 | Excelmatic AI 方法 |
|---|---|---|
| 建立時間 | 5-15 分鐘，加上任何修正或更新的時間。 | 不到 1 分鐘。 |
| 所需技能 | 使用混合參照的 SUM 公式或樞紐分析表設定。 |
自然語言能力。 |
| 靈活性 | 低。新問題通常需要從頭開始。 | 高。透過後續提問進行調整和完善。 |
| 錯誤風險 | 高（#REF! 錯誤、忘記重新整理）。 |
非常低。AI 處理計算邏輯。 |
常見問題
問：我需要是 Excel 專家才能使用 Excelmatic 嗎？
答：完全不需要。Excelmatic 是為所有人設計的。如果您能用一句話描述您想要的內容，您就可以用它來執行複雜的分析。它非常適合想要避免公式的初學者和想要節省時間的專家。
問：Excelmatic 會修改我原始的 Excel 檔案嗎？
答：不會。您的原始檔案保持不變。Excelmatic 在雲端處理您數據的安全副本，您可以將結果下載為新檔案。
問：除了簡單的累計總和，我還可以用它做更多事情嗎？
答：是的！您可以要求分組累計總和（例如，「計算每位銷售人員的銷售額累計總和」）、條件累計總和等等。只需描述您需要的邏輯即可。
問：將我的財務數據上傳到 Excelmatic 安全嗎？
答：安全是首要任務。Excelmatic 使用行業標準加密技術來保護您的數據在傳輸和靜態時的安全。有關詳細資訊，請務必參考網站上的官方隱私權政策。
問：這比僅僅使用樞紐分析表好在哪裡？
答：雖然樞紐分析表功能強大，但 Excelmatic 更快、更直觀，並且靈活性顯著更高。您無需在選單中尋找，並且可以透過提出新問題即時調整您的分析，而這項任務將需要完全重新配置樞紐分析表。
採取行動：立即升級您的 Excel 工作流程
不要再浪費寶貴的時間手動建立和修正累計總和。您每週花在處理脆弱公式和重新整理樞紐分析表上的幾分鐘時間累積起來，會讓您無法進行更重要的策略分析。
透過採用 Excel AI 助手，您可以將繁瑣的雜務變成只需幾秒鐘就能完成的任務。您可以即時回答團隊的臨時提問，並以更少的努力產生更可靠的報告。
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