關鍵要點：
- 在 Excel 中使用
SUBSTITUTE函數手動清理文字，通常需要編寫複雜、嵌套的公式，這些公式難以構建和維護，尤其是在需要進行多重替換時。 - 像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 工具消除了對公式的需求。您只需用簡單的語言描述您的需求，即可執行單個或多個文字替換。
- 使用 Excelmatic 進行資料清理，能大幅減少花費在繁瑣任務上的時間，降低公式錯誤的風險，並讓所有技能水平的用戶都能輕鬆進行強大的文字操作。
Excel 中資料清理的隱形苦差事
想像一下：您剛剛收到數千條產品描述、客戶地址或日誌條目的資料傾印。您的任務是將其標準化以用於報告。但資料一團糟。您有不一致的縮寫，如「St.」和「Street」，舊產品代碼與新代碼混雜，以及不需要的文字干擾了重要資訊。
對於許多 Excel 用戶來說，這種情況會引發熟悉的頭痛。您知道所需的資料就在那裡，但要將其轉換為可用的格式感覺像是一項艱鉅的苦差事。您可能需要：
- 一次替換多個縮寫（例如，將「m」替換為「meters」，將「cm」替換為「centimeters」）。
- 從列中的每個儲存格中刪除特定的、重複出現的單字或片語。
- 更新數百行中的年份或日期的特定部分。
這些任務中的每一項，雖然看似簡單，但在 Excel 中手動操作時，很快就會演變成耗時且容易出錯的過程。您不僅僅是在分析資料；您是在與之搏鬥。
傳統解決方案：與 SUBSTITUTE 函數搏鬥
對於經驗豐富的 Excel 用戶來說，應對這種搏鬥的首選工具是 SUBSTITUTE 函數。它旨在替換字串中的特定文字。
基本語法很簡單：
=SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])
text：包含原始文字的儲存格。old_text：您要查找的特定文字。new_text：您要替換成的文字。[instance_num]：一個可選參數，用於指定要替換哪個出現項（例如，僅替換第 2 個）。如果留空，則替換所有出現項。
實際操作方式
1. 簡單替換：
要將儲存格 A1 中的舊產品代碼「2016」替換為「365」，您可以使用：
=SUBSTITUTE(A1, "2016", "365")
2. 刪除文字：
要完全刪除「Microsoft」這個詞，您可以用空字串 "" 替換它：
=SUBSTITUTE(A1, "Microsoft", "")
手動方法的局限性
這種方法對於一兩個簡單的更改效果不錯。但一旦您的需求變得更加複雜，SUBSTITUTE 函數就會顯露出其局限性。
嵌套公式噩夢： 如果您需要在同一個儲存格中將「km」替換為「kilometers」、將「m」替換為「meters」、將「cm」替換為「centimeters」呢？您別無選擇，只能將 SUBSTITUTE 函數相互嵌套。公式很快就會變成一個怪物：
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"km","kilometers")," m"," meters"),"cm","centimeters")
這會導致幾個現實問題：
- 難以閱讀和除錯： 在那個長公式中，一個放錯位置的逗號或括號就會導致整個公式失效。尋找錯誤就像一場令人沮喪的捉迷藏遊戲。
- 可擴展性差： 如果您有十個不同的詞要替換怎麼辦？公式變得幾乎無法管理。
- 維護成本高： 當需要新的清理規則時，您必須仔細編輯這個複雜的公式，冒著出現新錯誤的風險。
- 學習曲線陡峭： 您必須了解函數、其語法以及嵌套的概念。這對於初學者甚至中級用戶來說並不直觀。
其他方法如 尋找與取代 (Ctrl+H) 也存在，但它們會永久更改您的原始資料，並且不會創建動態的、基於公式的新欄位，而這通常是報告所需要的。
新解決方案：使用 Excel AI 自動化文字替換
與其記憶語法和構建脆弱的公式，不如直接告訴 Excel 您想做什麼？這正是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理所實現的。它用簡單的對話式介面取代了編寫公式的繁瑣過程。
Excelmatic 方法：從公式到對話
Excelmatic 是一個 AI 助手，能夠理解您用自然語言描述的資料目標。您上傳您的試算表，然後只需與 AI 聊天即可完成分析、圖表或資料清理。
以下是您如何以一小部分時間解決相同的文字替換問題。
AI 驅動文字替換的逐步指南
1. 上傳您的資料
首先，將您的 Excel 或 CSV 檔案拖放到 Excelmatic 中。AI 將讀取您的資料並顯示預覽。確保您的欄位有清晰的標題（例如「Product Description」、「Address」），以便 AI 輕鬆理解您的請求。
2. 用簡單語言描述您的目標
您無需編寫公式，只需在聊天框中輸入請求即可。
以下是基於我們討論過的挑戰的一些範例：
單一替換：
在「Product Code」欄中，將「2016」替換為「365」。
刪除文字：
在「Company Name」欄中，刪除「Microsoft」這個詞。
多重替換（改變遊戲規則）：
在「Description」欄中，進行以下替換：將「m」改為「meters」，將「cm」改為「centimeters」，將「km」改為「kilometers」。
請注意，這一個清晰簡單的句子如何實現與那個複雜的嵌套 SUBSTITUTE 公式相同的結果。
3. 審查並迭代結果
Excelmatic 將處理您的請求並在新的表格中呈現清理後的資料。這種方法的美妙之處在於它是一個對話。您可以繼續完善資料。
- 「很好。現在，在同一欄中，也將「Inc.」改為「Incorporated」。」
- 「您能創建一個新欄位來計算「Description」欄中的字元數嗎？但不包括空格。」
這種迭代過程允許您逐步構建複雜的清理工作流程，而無需觸及公式欄。
4. 匯出您清理後的資料 一旦您滿意，只需點擊一下即可將結果下載為一個新的、乾淨的 Excel 檔案。您的原始檔案保持不變。
Excelmatic 中的對話範例
以下是典型的資料清理對話可能看起來的樣子：
用戶： 我上傳了我的客戶清單。「Address」欄很亂。您能幫我清理一下嗎？首先，將所有「St.」替換為「Street」，將「Ave」替換為「Avenue」。
Excelmatic： 完成。我已創建一個名為「Address_Cleaned」的新欄位，並進行了這些替換。我還看到一些條目包含「Rd.」。您希望我也將其替換為「Road」嗎？
用戶： 是的，請這樣做。並且刪除單詞之間任何多餘的空格。
Excelmatic： 明白。「Address_Cleaned」欄現在已更新，將「Rd.」替換為「Road」，並將多個空格合併為單個空格。您可以在下面的表格中審查更改，或現在下載檔案。
SUBSTITUTE 與 Excelmatic：快速比較
| 功能 | 傳統 SUBSTITUTE |
Excelmatic (Excel AI) |
|---|---|---|
| 方法 | 手動編寫公式 | 自然語言對話 |
| 多重替換 | 需要複雜的嵌套公式 | 用一個簡單的句子即可實現 |
| 學習曲線 | 高（必須學習語法、嵌套） | 低（必須能夠描述目標） |
| 靈活性 | 僵化；任何更改都需要重寫公式 | 高；可以輕鬆通過後續請求進行迭代 |
| 出錯率 | 高（拼寫錯誤、嵌套不正確） | 低（AI 處理複雜邏輯） |
| 完成時間 | 幾分鐘到幾小時，取決於複雜度 | 幾秒到幾分鐘 |
常見問題
1. 使用 Excelmatic 需要了解任何 Excel 公式嗎？ 完全不需要。Excelmatic 的全部目的就是讓您免於編寫公式。您只需要知道您想要實現什麼，並能夠用簡單的語言描述它。
2. 將我公司的資料上傳到 Excelmatic 安全嗎？ Excelmatic 的構建考慮了資料安全性。所有資料在傳輸和靜態時都經過加密。有關安全性和隱私政策的具體細節，最好查閱官方網站。您的原始檔案永遠不會被修改。
3. 如果我的文字替換規則非常複雜怎麼辦？ Excelmatic 的 AI 能夠理解複雜的多步驟指令。您可以寫一個更詳細的提示，或者逐步地、通過對話來構建邏輯。這通常比嘗試從一開始就編寫一個完美的大型公式更可靠。
4. Excelmatic 只能替換文字嗎？
不，文字替換只是它能做的一小部分。您可以使用 Excelmatic 來創建樞紐分析表、生成複雜公式（如 VLOOKUP 或 SUMIFS）、建立圖表和圖形，以及生成完整的資料分析報告——全部通過自然語言完成。
5. 我可以在自己的試算表中使用 Excelmatic 生成的公式嗎？ 可以。在許多情況下，Excelmatic 可以提供它用於執行操作的確切公式。您可以複製此公式並將其貼上到您自己的 Excel 工作簿中，以便將其整合到現有工作流程中。
採取行動：今天就升級您的 Excel 工作流程
您花在解讀嵌套公式或手動清理文字上的每一個小時，都是本可以用於更有價值的分析的時間。傳統方法雖然強大，但代表了您生產力的上限。
通過擁抱像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理，您不僅僅是在尋找捷徑；您是在從根本上改變您與資料的關係。您從編寫代碼的「技術員」轉變為提出問題的「策略師」。
準備好停止與您的試算表搏鬥了嗎？ 免費試用 Excelmatic 並上傳您的一個混亂檔案。從本文中的簡單提示開始，看著您最繁瑣的任務在幾秒鐘內完成。
