重點摘要：
- 使用 VLOOKUP 等函數手動合併不同 Excel 表格的資料是常見但繁瑣的任務，當欄位變動時，經常導致 #N/A 錯誤和公式失效。
- 雖然 XLOOKUP 比 VLOOKUP 更靈活，但仍需要您手動學習、編寫和除錯複雜的公式。
- 像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理程式完全消除了對公式的需求。您只需上傳檔案，使用自然語言指示 AI 合併表格、處理缺失值，並在幾秒鐘內生成整合報告。
再熟悉不過的問題：在 Excel 中合併分散的資料
想像一下這個場景：您正在籌辦一系列公司研討會。您有一個 Excel 工作表「Workshop Registrations」，其中包含每位報名者的 Member ID 和 Workshop Name。
然而，這個工作表缺少關鍵的詳細資訊，例如成員的名字和姓氏。這些資訊存在於另一個獨立的「Members」主資料集中，該資料集可能位於另一個分頁，甚至是完全不同的檔案中。
您的任務是整合這些資料——將「Last Name」和「First Name」從「Members」清單中提取到您的「Workshop Registrations」工作表中。這是任何處理資料的人（無論是用於銷售報告、行銷分析還是人力資源管理）的基本任務。
幾十年來，解決此問題的首選方案一直是查找函數。但正如許多 Excel 使用者所知，這個「簡單」的任務可能很快就會演變成一場令人沮喪的試錯過程、神秘的錯誤訊息，以及一旦新增或移動欄位就會失效的公式。
傳統解決方案：VLOOKUP 和 XLOOKUP 迷宮
解決此問題的經典方法涉及編寫查找公式。讓我們探討兩種最常見的方法及其固有的限制。
方法一：僵化的 VLOOKUP
多年來，VLOOKUP 一直是 Excel 中資料查找無可爭議的王者。該函數在表格的第一欄中搜尋某個值，並從其右側的指定欄位傳回對應的值。
語法為：
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
要取得儲存格 A4 中成員的「First Name」，您需要編寫如下公式：
=VLOOKUP(A4, $J$4:$L$14, 2, FALSE)
VLOOKUP 的限制：
- 它只能向右查找：
VLOOKUP只能在您選定表格 (table_array) 的最左欄中搜尋，並從其右側的欄位傳回一個值。如果您需要尋找一個值並從其左側的欄位傳回內容，VLOOKUP根本無法做到。 - 設計上脆弱：
col_index_num參數是一個硬編碼的數字。在我們的範例中，2表示「從表格的第 2 欄傳回值」。如果您或同事在來源資料的Member ID和First Name之間插入一個新欄位，這個公式會無聲無息地失效，通常會在不發出警告的情況下提取錯誤的資料。 - 笨拙的錯誤處理： 如果您的註冊清單中的某個
Member ID在主「Members」清單中不存在，VLOOKUP會傳回一個難看的#N/A錯誤。要顯示像「Member not found」這樣的使用者友好訊息，您必須用另一個函數IFERROR包裝您的公式，使其變得更長更複雜：=IFERROR(VLOOKUP(...), "Member not found")。
方法二：「新且改進的」XLOOKUP
為了解決這些困擾，Microsoft 為 Microsoft 365 使用者引入了 XLOOKUP。這是一個顯著的改進，並且靈活得多。
語法為：
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])
請注意關鍵區別：您不是指定一個 table_array，而是分別指定一個 lookup_array（在哪裡搜尋）和一個 return_array（從哪裡取得結果）。
XLOOKUP 的優點：
- 可以向左和向右查找： 因為查找欄位和傳回欄位是獨立定義的，
XLOOKUP可以輕鬆地從查找欄位左側的欄位傳回一個值。 - 更穩健： 由於您直接選擇整個傳回欄位，而不是使用欄位索引號，因此插入新欄位不會破壞您的公式。
- 內建的錯誤處理：
[if_not_found]參數讓您可以直接在公式內指定如果找不到匹配項時的自訂訊息，無需使用IFERROR。 - 更聰明的預設值：
XLOOKUP預設為精確匹配，這是使用者 95% 的時間所需要的，避免了與VLOOKUP的近似匹配預設相關的常見錯誤。
但它仍然是一個手動過程...
XLOOKUP 無可否認是比 VLOOKUP 更好的工具。然而，它並沒有改變基本的工作流程。您仍然需要：
- 了解函數的語法和參數。
- 仔細選擇正確的範圍，確保它們大小相同。
- 手動輸入和除錯公式。
- 如果同事需要更新檔案，還得教他們如何使用。
如果您能完全跳過編寫公式的部分呢？
新解決方案：使用 Excel AI 代理程式 (Excelmatic) 合併資料
與其學習不同查找函數的細微差別，像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理程式讓您只需用簡單的語言描述您的目標，就能達到相同的結果。它充當您的個人資料分析師，為您處理繁瑣的機械性工作。
AI 驅動的工作流程
這個過程令人耳目一新地簡單直觀。您將焦點從「我該如何編寫公式？」轉移到「我想要什麼結果？」
步驟 1：上傳您的資料
首先，將您的 Excel 或 CSV 檔案上傳到 Excelmatic。您可以同時上傳「Workshop Registrations」檔案和「Members」檔案。AI 將讀取並理解每個表格的結構。
步驟 2：描述您想做的事
現在，您只需與 AI 對話。您不需要編寫公式，而是輸入一個請求。對於我們的範例，您可以這樣詢問：
我有兩個表格。一個是研討會註冊資料，另一個是成員清單。請使用 'Member ID' 欄位合併它們，並將成員清單中的 'First Name' 和 'Last Name' 添加到註冊表格中。
或者更簡潔地說：
根據 'Member ID' 將我的註冊資料與成員資料合併。
步驟 3：檢視並完善結果
Excelmatic 將立即執行查找並呈現一個新的合併表格。它能理解基於共同鍵值合併資料的邏輯。
最棒的部分是？這是一場對話。您可以輕鬆地透過後續問題完善結果：
- 「現在，你能篩選這個表格，只顯示 'Advanced Python' 研討會的報名者嗎？」
- 「建立一個樞紐分析表，計算每個研討會的參加人數。」
- 「新增一個欄位，將 'First Name' 和 'Last Name' 合併成一個 'Full Name' 欄位。」
這種迭代的、對話式的方法對於靜態公式來說是不可能的。
步驟 4：匯出您最終確定的資料
一旦您對結果滿意，就可以將新建立的表格下載為乾淨的 Excel 檔案。沒有公式，沒有錯誤，只有您需要的資料，隨時可用。
對話範例：Excelmatic 實戰演練
以下是與 Excelmatic 在真實對話中整個過程的可能樣貌：
使用者：
我上傳了兩個檔案：registrations.xlsx 和 members.csv。註冊檔案缺少姓名。你能幫我添加嗎？
Excelmatic：
當然。我看到兩個檔案都有 'Member ID' 欄位。我可以使用這個欄位來合併它們。我會將 members.csv 中的 'First Name' 和 'Last Name' 欄位添加到您的 registrations.xlsx 資料中。這樣對嗎？
使用者： 是的，完美。請繼續。
Excelmatic： 完成。我已經生成了一個包含合併資料的新表格。我還注意到註冊檔案中有一些 Member ID 不在您的成員清單中。我已將它們的姓名留空。您希望我為您標記這些列嗎？
使用者： 好主意。是的，請用黃色標記它們。然後，建立一個樞紐分析表來計算每個研討會的參加人數。
Excelmatic： 缺少成員的列現在已標記為黃色。我也建立了您要求的樞紐分析表。您可以在「Pivot Table」分頁中檢視它，並將完整結果下載為一個新的 Excel 活頁簿。
傳統公式 vs. Excelmatic：快速比較
| 功能 | VLOOKUP / XLOOKUP (手動) | Excelmatic (AI 代理程式) |
|---|---|---|
| 所需努力 | 高：需要編寫、除錯和維護公式。 | 低：用簡單語言描述您的目標。 |
| 所需技能 | 中級到高級 Excel 知識。 | 描述業務需求的基本能力。 |
| 靈活性 | 低：需求變更意味著重寫公式。 | 高：透過對話即時完善或變更分析。 |
| 錯誤處理 | 手動 (IFERROR) 或內建但有限。 |
主動：AI 可以識別並為您標記不一致之處。 |
| 速度 | 幾分鐘到幾小時，取決於複雜度和錯誤。 | 幾秒到幾分鐘。 |
常見問題
1. Excelmatic 只是為我編寫一個 XLOOKUP 公式嗎？ 不，Excelmatic 在後端執行資料分析。雖然結果與成功的查找相同，但它不僅僅是生成一個公式。它直接建立最終的合併資料集。這意味著您不必擔心最終檔案中的公式相容性或複雜性。
2. 如果我的共同欄位名稱不同怎麼辦（例如 'Member ID' 與 'CustomerID'）？ 您可以在請求中指定！例如：「將我的註冊表格與客戶表格合併，使用第一個表格的 'Member ID' 和第二個表格的 'CustomerID'。」AI 的設計就是為了處理這些現實世界的不一致性。
3. 將公司資料上傳到 Excelmatic 安全嗎？ 資料隱私和安全是首要任務。Excelmatic 使用業界標準的加密和安全協定。有關資料處理和隱私的具體細節，請務必參考網站上的官方隱私權政策。您的資料不會用於訓練模型。
4. Excelmatic 可以一次合併兩個以上的表格嗎？ 可以。如果您的資料分散在三個或更多檔案中（例如，註冊資料、成員詳細資訊和付款狀態），您可以描述您需要的多步驟合併操作，AI 將協調整合過程。
5. 我是個完全的 Excel 新手。Excelmatic 適合我嗎？ 絕對適合。事實上，對於初學者來說，它是一個理想的工具。它讓您能夠執行通常需要大量 Excel 專業知識才能完成的強大資料分析。如果您能向同事解釋您想要什麼，您就能使用 Excelmatic。
開始使用：今天就升級您的 Excel 工作流程
多年來，我們一直被教導在 Excel 中處理資料意味著要與公式搏鬥。VLOOKUP 是一個痛苦的必需品，而 XLOOKUP 是一個受歡迎的解脫，但兩者都只是手動流程中的工具。
Excel AI 代理程式的出現代表了一個根本性的轉變。是時候超越語法，專注於實質內容了。與其花費寶貴的時間除錯一個失效的查找，您本可以對資料提出更深入的問題並獲得即時答案。
停止公式帶來的挫敗感。立即上傳您正在處理的試算表，看看您能多快到達終點。
