停止在 Power Query 浪費時間：用 AI 合併與分析學生資料

問題背景與痛點

想像一下，您是一位課程管理員、企業培訓師或教師。您剛剛進行了兩次獨立的測試或培訓課程，結果存儲在兩個不同的 Excel 表格中，我們稱之為 Test1 和 Test2。

每個表格都包含基本的學生信息：名字、姓氏、出生日期、加入課程的日期以及他們在該特定測試中的分數。

挑戰在於：您需要創建一份合併報告，但僅針對參加了兩次測試的學生。手動交叉比對兩個長列表中的姓名既繁瑣又容易出錯。但工作還不止於此。對於最終報告，您需要：

• 將名字和姓氏合併成一個格式一致的「姓氏, 名字」列。
• 根據學生的出生日期計算他們當前的年齡。
• 修復 Excel 無法識別為正確日期的「加入日期」列。
• 合併兩次測試的分數以獲得「總分」。
• 根據總分是否達到特定閾值，分配「通過」或「未通過」狀態。

使用傳統的 Excel 函數（如 VLOOKUP 或 INDEX/MATCH）來完成這項工作，公式很快就會變得一團糟。更進階的使用者可能會求助於 Power Query，但這又會帶來其自身的複雜性。

傳統 Excel 解決方案：Power Query 方法

對於經驗豐富的數據分析師來說，Power Query 是處理此類任務的首選工具。它是內置於 Excel 中的強大數據轉換引擎，無需編寫基於單元格的公式即可處理合併、清理和重塑數據。然而，它遠非簡單的「點擊即用」解決方案。

以下是使用 Power Query 解決學生數據問題所需步驟的高層次概述：

1. 將數據加載到 Power Query： 首先，需要將兩個表格（Test1 和 Test2）導入 Power Query 編輯器。它們通常被加載為「僅連接」查詢，以避免在最終結果準備好之前弄亂您的工作簿。

2. 合併查詢： 核心步驟是合併兩個查詢。您需要選擇 Test1 查詢，選擇「合併查詢」，然後選擇 Test2 作為要合併的表格。為了找到參加了兩次測試的學生，您必須執行內部聯接，在「名字」和「姓氏」列上匹配兩個表格。

3. 展開和清理列： 合併後，會出現一個包含嵌套表格數據的新列。您需要「展開」此列以拉入第二個表格中的測試分數。然後，可以刪除第二個表格中冗餘的姓名列。

4. 為新數據添加自定義列： 這是在 Power Query 中開始手動公式工作的地方。您需要：

   • 創建全名： 添加一個自定義列，使用類似 [LastName] & ", " & [FirstName] 的公式來創建格式化的姓名。
   • 計算年齡： 添加另一個自定義列。用 M 語言公式計算年齡（以年為單位）可能很棘手，類似於 Duration.Days(Date.From(DateTime.LocalNow()) - [Date of Birth]) / 365.25。然後您必須將其格式化為整數。
   • 計算總分： 添加一個簡單的列，將 Test1 和 Test2 的分數相加。

5. 轉換數據類型： 您必須手動選擇「加入日期」列並將其數據類型更改為「日期」以修復格式問題。同樣，確保數值列被識別為數字。

6. 添加條件列： 要創建「通過/未通過」狀態，您需要使用「條件列」功能。您需要設置一個規則：如果「總分」大於或等於 140，則輸出「通過」；否則，輸出「未通過」。

7. 加載到工作表： 最後，完成所有這些步驟後，點擊「關閉並加載」將清理後的合併表格輸出到一個新的 Excel 工作表中。

傳統方法的局限性

雖然有效，但 Power Query 方法對於普通 Excel 用戶來說充滿挑戰：

• 學習曲線陡峭： 理解「內部聯接」、「左外部聯接」和 M 公式語言等概念並不直觀。
• 僵化且耗時： 該過程涉及十幾個或更多的點擊和幾個手動創建的公式。如果您犯了錯誤，必須返回編輯器並對「已應用步驟」進行故障排除。
• 靈活性差： 如果您的經理提出後續問題，例如「您能否也按他們加入的月份顯示平均分？」您必須返回 Power Query 編輯器並添加更複雜的分組和轉換步驟。
• 難以協作： 將此查詢交給不熟悉 Power Query 的同事是行不通的。邏輯隱藏在編輯器中，難以審核或修改。

新解決方案：使用 Excel AI（搭配 Excelmatic）

與其在一系列菜單和公式中摸索，如果您可以直接告訴 Excel 您想要什麼呢？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理的承諾。它用簡單的對話界面取代了複雜的多步驟工作流程。

以下是您如何在極短時間內完成完全相同任務的方法。

步驟 1：上傳您的 Excel 文件

首先，只需將包含 Test1 和 Test2 表格的 Excel 工作簿直接拖放到 Excelmatic 中。AI 將自動解析文件並識別其中的不同表格。

步驟 2：用簡單語言描述您的目標

這就是神奇之處。您無需執行手動步驟，只需與 AI 聊天即可。您可以將您的請求分解為幾個簡單的提示。

以下是您可以與 Excelmatic 進行對話以解決問題的示例：

步驟 3：審閱與調整

Excelmatic 將立即顯示結果表格。您可以查看所有已正確應用的轉換。最棒的是靈活性。如果您有後續請求，無需重新開始。您只需繼續對話即可。

例如，您可以詢問：

• 「現在，按『總分』從高到低對這個表格進行排序。」
• 「你能創建一個餅圖，顯示通過與未通過學生的百分比嗎？」
• 「篩選此列表，僅顯示在 2023 年加入的學生。」

每個命令都會立即執行，從而實現流暢、探索性的數據分析過程，這是使用 Power Query 等僵化工具無法實現的。

步驟 4：下載您的結果

一旦您滿意，只需點擊一下即可下載最終、格式完美的 Excel 文件。您還可以複製生成的公式或表格，用於您現有的工作簿。

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題解答

1. 使用 Excelmatic 做這個需要成為 Excel 專家嗎？ 完全不需要。Excelmatic 的全部意義在於賦能那些不了解進階函數或 Power Query 的用戶。如果您能用語言描述您的業務邏輯，您就可以使用該工具。

2. 我將學生數據上傳到 Excelmatic 時，數據安全嗎？ 是的。Excelmatic 設計時考慮了數據安全，採用行業標準的加密和隱私協議。您的數據僅用於分析處理，不會長期存儲或共享。詳細信息請務必參考官方隱私政策。

3. 如果我的列名不一致怎麼辦，比如一個表格是 'First_Name'，另一個是 'FirstName'？ AI 通常足夠智能，能夠識別這些細微差異。但是，為了獲得最佳效果，您可以在提示中明確說明，例如：「通過將 Test1 中的 'First_Name' 與 Test2 中的 'FirstName' 匹配來合併表格。」

4. Excelmatic 能處理非常混亂的數據嗎，比如不一致的日期格式？ 是的，Excelmatic 的 AI 接受了大量數據清理任務的訓練。它通常能夠自動識別並轉換各種非標準的日期和數字格式，這在傳統 Excel 中通常需要特定的公式或步驟。

5. 我能從 Excelmatic 獲取 Power Query 的 M 代碼嗎？ 不能。Excelmatic 是一個獨立的平台，直接執行分析。它不會為其他工具生成代碼。它提供最終輸出——乾淨的數據表、數據透視表、圖表或公式——您可以立即下載和使用。

採取行動：立即升級您的 Excel 工作流程

不要再花費寶貴的時間與複雜的界面和晦澀的公式搏鬥。合併和分析學生數據的任務是傳統方法造成不必要摩擦的完美例子。雖然 Power Query 是一個強大的工具，但對於許多日常業務用戶來說，它顯得過於複雜。

通過擁抱 Excel AI 代理，您可以將注意力從如何執行分析轉移到您想要回答什麼問題上。您可以更快地完成報告，減少錯誤，並以您從未想過的方式靈活探索數據。

準備好親身體驗了嗎？免費試用 Excelmatic 並上傳您自己的一個多工作表 Excel 文件。使用本文中的提示作為起點，看著您繁瑣的數據任務在幾秒鐘內完成。