停止手動使用 VLOOKUP：跨多個 Excel 表格查詢資料的 AI 方法

問題背景與痛點

想像您經營一家繁忙的咖啡店或小型零售企業。為了獲得最佳價格和品項，您從幾個不同的供應商採購產品——無論是咖啡豆、機器零件還是庫存品。每個供應商都會將他們的價格清單發送給您，通常是單獨的 Excel 檔案，或者幸運的話，是在同一個活頁簿的不同工作表裡。

您的資料看起來大概是這樣：您有一個「供應商 A」的表格，另一個是「供應商 B」，第三個是「供應商 C」。每個表格都包含 產品代碼、產品名稱 和 價格。

日常的挑戰在於當您需要快速查找資訊時。客戶詢問「有機瓜地馬拉豆」的價格，或者您的員工需要為產品代碼 C-BE-045 建立採購訂單。您只能手忙腳亂地打開多個工作表，使用 Ctrl+F 來搜尋正確的項目。這個手動過程不僅緩慢，更是災難的根源。萬一您引用的是過期清單上的價格呢？萬一您忘記檢查第三個供應商的工作表而完全錯過了該產品呢？

您知道一定有更好的方法。您需要一個集中式系統，只需輸入單一產品代碼，就能立即看到其價格和供應商來源。但在 Excel 中建立這樣的系統，感覺一直是辦公室「Excel 高手」的專屬任務。

傳統的 Excel 解決方案：步驟與限制

傳統上，Excel 專家會透過兩種方式之一來解決這個問題：建立複雜的公式鏈，或使用更高級的 Power Query 工具。兩者都能完成任務，但都伴隨著顯著的包袱。

方法一：巢狀 IFERROR + VLOOKUP 公式

最常見的基於公式的方法是使用 IFERROR 函數將多個 VLOOKUP 函數「鏈接」起來。邏輯很簡單：「在供應商 A 的表格中尋找產品代碼。如果出現錯誤（表示找不到），則在供應商 B 的表格中尋找。如果也失敗了，就在供應商 C 的表格中尋找。」

對於一個在儲存格 F2 中輸入產品代碼的查找工具，尋找價格的公式看起來會像這樣：

=IFERROR(VLOOKUP(F2, SupplierA_Table, 3, FALSE), 
 IFERROR(VLOOKUP(F2, SupplierB_Table, 3, FALSE), 
  IFERROR(VLOOKUP(F2, SupplierC_Table, 3, FALSE), "Not Found")))

雖然巧妙，但這個方法有嚴重的限制：

• 擴展性噩夢： 當您新增第四個供應商時會發生什麼？您必須手動編輯這個龐大的公式，小心翼翼地加入另一個巢狀的 IFERROR 和 VLOOKUP。這很快就會變得難以管理。
• 難以維護： 這個公式對任何人（包括未來的您自己）來說都很難閱讀和除錯。一個放錯位置的逗號或括號就可能破壞整個查找功能。
• 缺乏彈性： 上面的公式只回傳價格。如果您還想顯示供應商名稱，您需要建立第二個同樣複雜的公式，使用巢狀 IF 語句來判斷哪個 VLOOKUP 成功了。
• 效能問題： 在大型資料集上，多個 VLOOKUP（尤其是易變的）會拖慢活頁簿的計算速度。

方法二：Power Query 方法

一個更穩健且可擴展的解決方案是使用 Power Query，這是 Excel 內建的資料轉換引擎。

步驟通常包括：

1. 載入資料： 將每個供應商的表格載入到 Power Query 編輯器中。
2. 附加查詢： 使用「附加查詢」功能將所有供應商表格堆疊在一起，建立一個長的主清單。
3. 新增供應商欄： 在此過程中，您可能會新增一個自訂欄位，為每一列標記其原始供應商名稱。
4. 載入到 Excel： 將這個新的、合併後的表格載回一個新的 Excel 工作表。
5. 簡單查找： 現在，您可以對這個乾淨、統一的主表格執行單一、簡單的 VLOOKUP。

雖然這是處理資料合併的「正確」方法，但它也有自己的障礙：

• 陡峭的學習曲線： Power Query 是一個功能極其強大的工具，但對一般使用者來說並不直觀。它有獨立的介面和自己的公式語言 (M)，對於習慣在試算表網格中操作的人來說是一個重大障礙。
• 手動重新整理： 合併後的表格不會即時更新。如果供應商發送新的價格清單給您，您必須記得前往 資料 索引標籤並點擊 全部重新整理。忘記這一步意味著您正在使用過時的資訊。
• 初始設定時間長： 雖然長期來看速度更快，但設定查詢、附加它們和載入資料的初始過程可能需要相當多的時間和注意力。

使用 Excel AI 的新解決方案：介紹 Excelmatic

如果您能完全繞過公式和查詢編輯器呢？如果您只需用自然語言描述需求就能達到相同結果呢？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理的威力。

核心理念：從公式到對話

Excelmatic 就像一個可以與之對話的資料分析師。您上傳您的 Excel 檔案——包含所有供應商的獨立工作表——然後只需告訴 AI 您想做什麼。您不需要知道如何合併資料，只需要知道您想要找到什麼。

對於我們的咖啡店情境，您可以簡單地問：「產品代碼 'R-451' 的價格和供應商是什麼？」 AI 會處理其餘部分。

逐步指南：使用 Excelmatic 尋找價格

讓我們一步步了解您如何用幾個簡單的步驟解決多表格查找問題。

1. 上傳您的資料檔案 首先，將您的 Excel 活頁簿拖放到 Excelmatic 中。該平台可以讀取多個工作表中的資料，因此無需事先手動合併任何內容。只需確保您的欄位有清晰的標題，如 產品代碼 和 價格。

2. 用自然語言提問 這就是神奇之處。您無需編寫公式，只需在聊天框中輸入您的請求。以下是您可以使用的幾個範例：

• 「我有三個工作表，名稱分別是 '供應商 A'、'供應商 B' 和 '供應商 C'。將它們合併成一個主清單。」
• 「尋找產品代碼 'P-987' 的價格和供應商。」
• 「建立一個查找工具。我希望能夠輸入一個產品代碼，並看到它的價格和供應商來源。」
• 「合併 'BeanCo'、'RoastMasters' 和 'CafeSupply' 分頁標籤中的資料。新增一個名為 '供應商' 的欄位，其中包含每一列的來源工作表名稱。」

3. 檢視並迭代結果 Excelmatic 將處理您的請求並呈現結果，可能是直接答案、新生成的表格，甚至是 樞紐分析表。最棒的是，您可以繼續對話以精煉結果。

• 您：「很好。現在可以列出供應商 B 中所有價格超過 50 美元的產品嗎？」
• Excelmatic：「這是供應商 B 中價格超過 50 美元的 5 個產品的篩選清單。」
• 您：「新增一個欄位，將供應商 A 的所有價格提高 5%，用於明年的預算。」
• Excelmatic：「完成。已為所有 '供應商 A' 的項目新增一個 '新價格' 欄位，反映了 5% 的漲幅。」

這種迭代的、對話式的方法在靜態公式中是不可能的。

4. 匯出您最終確定的資料 一旦您對結果滿意——無論是合併後的主產品清單還是特定報告——您都可以一鍵將其下載為一個新的、乾淨的 Excel 檔案。

範例對話：真實世界範例

以下是我們咖啡店老闆在 Excelmatic 中可能出現的典型互動：

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

1. 我是否需要先將表格合併到一個工作表，再上傳到 Excelmatic？ 不，不需要。Excelmatic 的設計就是為了讀取和理解單一活頁簿中跨多個工作表的資料。只需按原樣上傳檔案，然後告訴 AI 處理特定分頁標籤的資料即可。

2. 當我將供應商定價資料上傳到 Excelmatic 時，資料安全嗎？ 資料安全是首要任務。Excelmatic 使用安全協定進行資料處理。有關我們的隱私和安全措施的詳細資訊，我們始終建議您查看我們網站上的官方隱私權政策。您的資料不會用於訓練模型。

3. 如果一個產品代碼存在於兩個不同的供應商清單中會怎樣？ 這是一個很好的問題。當 Excelmatic 合併資料時，它會列出這兩個實例。然後您可以提出後續問題，例如：「顯示所有重複的產品代碼」或「對於重複的代碼，顯示價格較低的那個」。這讓您可以輕鬆發現並解決資料衝突。

4. 我可以用 Excelmatic 來建立產品代碼的下拉式清單嗎？ 當然可以。在您要求 AI 建立主產品清單後，您可以簡單地問：「給我主表格中所有產品代碼的唯一清單。」Excelmatic 將生成此清單，然後您可以將其複製並貼上到 Excel 的 資料驗證 功能中，以建立下拉式選單。

5. Excelmatic 會更改我的原始檔案嗎？ 不會。您的原始 Excel 檔案永遠不會被修改。Excelmatic 在安全環境中處理您資料的副本。任何結果，例如新表格或報告，都會提供給您下載為一個單獨的新檔案。

採取行動：使用 Excelmatic 革新您的 Excel 查找方式

不要再浪費數小時與巢狀 VLOOKUP 搏鬥，或試圖記住如何重新整理 Power Query。您花在這些手動、易出錯任務上的時間和腦力，本可以用於發展您的業務。

使用 Excel AI 代理，您可以將複雜的資料合併和查找任務轉變為簡單的對話。讓您的整個團隊能夠立即找到他們需要的資訊，而無需成為 Excel 專家。

準備好親眼看看嗎？立即試用 Excelmatic。上傳您一直在苦苦掙扎的多工作表活頁簿，並要求它查找價格。資料分析的未來已經到來，而且它說的是您的語言。