厭倦了複雜的 FIND 與 LEFT 公式？用簡單語言在 Excel 中擷取文字

過於常見的問題：Excel 儲存格中的混亂文字

想像一下這個場景：您剛剛收到了每週行銷報告的資料傾印。它是一個包含客戶資訊的單一欄位，但卻一團混亂。每個儲存格都是姓名和電子郵件地址的混雜，例如 "John Doe ([email protected])"。

您的任務是為電子郵件行銷活動準備這些資料，這意味著您需要為「名字」、「姓氏」和「電子郵件」建立獨立的欄位。對於幾十個聯絡人的清單，您可能會考慮手動處理。但對於數千列資料呢？手動複製貼上不是選項。

這是 Excel 中典型的資料清理挑戰。您的資料包含有價值的資訊，但它被困在非結構化的文字字串中。您需要一種系統性地解析這些文字的方法，但這個過程對於一般的 Excel 使用者來說遠非直觀。當您意識到必須成為公式高手才能獲得所需的乾淨資料時，挫折感便油然而生。

傳統的 Excel 解決方案：嵌套公式的迷宮

對於經驗豐富的 Excel 使用者來說，首選解決方案涉及多種文字函數的組合。這些函數功能強大，但需要深入理解它們的工作原理以及彼此間的互動。

此方法的核心是 FIND 函數。它的任務是在另一個文字字串中定位特定字元或文字字串的位置。

語法是：=FIND(find_text, within_text, [start_num])

• find_text：您要尋找的字元（例如 "@" 或空格）。
• within_text：包含文字的儲存格。
• [start_num]：可選參數，用於指定從特定位置開始搜尋。

FIND 只返回一個數字——位置。要實際擷取文字，您必須將其與其他函數結合使用，例如 LEFT、RIGHT、MID 和 LEN。

範例：從電子郵件中擷取使用者名稱和網域

假設您在 A 欄有一個電子郵件地址清單，並且想要擷取使用者名稱（"@" 之前的部分）。

傳統的公式會是：

=LEFT(A2, FIND("@", A2) - 1)

運作原理：

1. FIND("@", A2) 定位 "@" 符號的位置。
2. 我們減去 1 以排除 "@" 本身。
3. LEFT(A2, ...) 從儲存格的開頭擷取該數量的字元。

那麼，擷取網域名稱（"@" 之後的部分）呢？這會變得更複雜。

=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND("@", A2))

運作原理：

1. LEN(A2) 計算電子郵件地址的總長度。
2. FIND("@", A2) 找到 "@" 的位置。
3. 從 LEN 結果中減去 FIND 結果，得到網域名稱中的字元數。
4. RIGHT(A2, ...) 從字串的末尾擷取那麼多字元。

手動公式方法的限制

雖然這種方法有效，但它充滿了耗費時間並造成頭痛的問題：

1. 高複雜度： 公式很快就變得冗長、嵌套且難以閱讀。如果您需要處理錯誤（例如，沒有 "@" 符號的儲存格），您必須將所有內容包在 IFERROR 函數中，使其更加複雜。
2. 僵化性： 這些公式很脆弱。它們是為單一、一致的模式構建的。如果您的部分資料格式略有不同（例如 [email protected] 與 [email protected]），您的公式可能會失敗或返回錯誤結果。
3. 區分大小寫的陷阱： FIND 函數區分大小寫。如果您尋找 "Apple" 但儲存格包含 "apple"，FIND 將找不到它。您必須記住改用 SEARCH 函數，而該函數有其自身的細微差別。
4. 陡峭的學習曲線： 要熟練掌握，您不僅需要精通一個函數，還需要精通整個函數庫（FIND、SEARCH、LEFT、RIGHT、MID、LEN、REPLACE、SUBSTITUTE、IFERROR）。這需要投入大量時間。
5. 難以維護： 想像一下將您的試算表交給同事。他們能夠理解、除錯或修改您複雜的公式嗎？很可能不行，這使得協作成為挑戰。

新的解決方案：使用 Excel AI 助手 (Excelmatic)

與其強迫您像電腦一樣思考，不如讓您能用簡單的語言告訴試算表您想要什麼？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助手所承諾的。

Excelmatic 是一個直接整合到您試算表中的工具。您上傳檔案，然後可以與 AI 助手對話來執行複雜任務——包括文字操作——而無需編寫任何公式。

以下是您如何使用 Excelmatic 解決相同文字擷取問題的方法。

步驟 1：上傳您的 Excel 檔案

首先，登入 Excelmatic 並上傳包含混亂資料的試算表。AI 將讀取您的資料並顯示預覽，準備好接受您的指令。

步驟 2：用自然語言描述您的目標

您無需構建公式，只需在聊天框中輸入您想要實現的目標。以下是基於我們問題的一些範例：

• "從 'Email' 欄位中，建立一個名為 'Username' 的新欄位，其中包含 '@' 符號之前的所有文字。"
• "現在，建立另一個名為 'Domain' 的欄位，包含 '@' 符號之後的文字。"
• "我有一個 'Full Name' 欄位。將其拆分為兩個新欄位：'First Name' 和 'Last Name'。"
• "在 'Description' 欄位中，將所有 'Corp.' 的實例替換為 'Corporation'。"

AI 理解您請求的上下文，並立即在整個資料集中執行。

步驟 3：檢視結果並進行迭代

Excelmatic 會立即為您生成新的欄位。最棒的部分是這是一個對話過程。如果結果不太對，或者您有新的請求，您只需繼續與 AI 對話。

例如，您可能會注意到有些姓名沒有空格。您可以接著說：

• "對於姓名中沒有空格的列，將整個姓名放入 'First Name' 欄位，並將 'Last Name' 欄位留空。"

這種靈活、迭代的分析對於僵化的公式來說幾乎不可能實現，但在對話式介面中卻輕而易舉。

步驟 4：下載您清理後的資料

一旦您滿意了，就可以將完全清理和結構化的資料下載為新的 Excel 檔案，準備好用於您的電子郵件行銷活動、報告或分析。您也可以向 Excelmatic 詢問它使用的公式，這是未來學習的好方法。

對話範例：從混亂資料到洞察

以下是 Excelmatic 中典型對話的樣子：

傳統公式 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

1. 我需要知道像 FIND 這樣的 Excel 公式才能使用 Excelmatic 嗎？ 完全不需要。Excelmatic 的全部意義就在於取代對複雜公式的需求。您只需要能夠用簡單的語言描述您想要的結果。

2. 如果我的文字資料非常不一致且混亂怎麼辦？ Excelmatic 的 AI 旨在識別和處理許多常見的不一致情況。您可以用更具體的指令來引導它，例如「如果沒有空格，就使用整個文字」或「忽略任何前導或尾隨空格」。它比單一公式更具適應性。

3. 將公司資料上傳到 Excelmatic 安全嗎？ Excelmatic 在設計時考慮了資料安全性，採用業界標準的加密和安全協議。您的資料僅用於回答您的問題，不會用於任何其他目的。有關具體的合規細節，請始終參考官方的隱私政策。

4. Excelmatic 能直接給我公式，讓我在自己的試算表中使用嗎？ 可以。在 AI 執行任務後，您可以問它：「您用什麼公式來做這件事？」它將提供確切的公式，然後您可以複製並用於自己的 Excel 表格中。這也使其成為一個強大的學習工具。

5. AI 如何處理區分大小寫的搜尋？ 預設情況下，AI 通常執行不區分大小寫的搜尋以獲得更好的結果。但是，您可以在提示中指定您的偏好，例如：「尋找確切的文字 'USA'（區分大小寫）並將其替換為 'United States'。」

開始使用：立即改變您的 Excel 工作流程

不要再浪費寶貴的時間來解讀和除錯神秘的文字函數。與 FIND、LEFT 和 LEN 搏鬥的時代已經結束。透過擁抱 Excel AI 助手，您可以將注意力從如何清理資料轉移到您想用資料實現什麼目標。

您可以找回每週數小時的時間，減少資料輸入錯誤，並最終處理那些您一直迴避的混亂資料集。

準備好親眼看看嗎？立即試用 Excelmatic 並上傳您的第一個檔案。使用本文中的任何一個提示，看著您最繁瑣的文字清理任務在幾秒鐘內完成。