厭倦雜亂的數據？用 AI 清理和轉換 Excel 檔案，取代 Power Query

問題背景與痛點

如果你處理資料，就會知道一個普遍的事實：資料很少是乾淨的。假設你是一位行銷分析師，負責製作季度績效報告。你收到了來自區域辦事處的三個獨立的 Excel 檔案。

來自美國辦事處的第一個檔案，客戶姓名格式為 LastName, FirstName。來自德國辦事處的第二個檔案，使用了不同的數字格式（10.500,75 而非 10,500.75）和 DD.MM.YYYY 日期格式，而你的 Excel 工作簿將其讀取為文字。第三個檔案是一個摘要表格，其中每個月的銷售數字都在各自的獨立欄位中——這是一種「寬」格式，無法用於樞紐分析表。

在你開始分析之前，你已經面臨數小時繁瑣、手動的「資料清潔」工作。你需要拆分姓名、修正數字和日期格式、填補空白儲存格，並完全重構摘要表格。每一步都可能出錯，而且整個流程在下個季度還必須重複進行。這就是 Excel 中資料準備令人沮喪的現實。

傳統的 Excel 解決方案：Power Query 的步驟與限制

對於有經驗的 Excel 使用者來說，處理這些重複性清理任務的首選工具是 Power Query（現已整合為「取得與轉換資料」）。它是一個功能極其強大的引擎，允許你記錄一系列轉換步驟，並將其重新套用到新資料上。

讓我們看看如何使用 Power Query 來解決我們的一些混亂資料問題。

Power Query 工作流程

為了解決上述問題，你通常需要在 Power Query 編輯器中遵循一系列精確的、基於點擊的步驟。

1. 取消資料樞紐： 你的銷售資料是「寬」格式，每個月都有一個欄位。為了讓它能在樞紐分析表中使用，你需要將其轉換為「長」格式。

• 操作： 你會選擇要保留原樣的欄位（例如「Region」、「Sales Rep」），然後導航到 轉換 索引標籤，點擊 取消資料樞紐欄位 下拉選單，並選擇「取消資料樞紐其他欄位」。
• 結果： 這會建立兩個新欄位，通常命名為 Attribute 和 Value。然後你必須手動將它們重新命名為有意義的名稱，例如 Month 和 Sales。

2. 依分隔符號拆分欄位： 客戶姓名格式為 Smith, John。你需要獨立的「First Name」和「Last Name」欄位。

• 操作： 選擇姓名欄位，前往 轉換 索引標籤，點擊 拆分欄位，然後選擇 依分隔符號。
• 對話方塊： 你需要指定分隔符號為逗號，並可能需要處理後面的空格。這會建立兩個新欄位。

3. 向下填滿遺漏資料： 通常，從其他系統匯出的資料中，類別名稱只會出現在群組的第一列，導致後續列為空白。

• 操作： 選擇包含空白儲存格的欄位，前往 轉換 索引標籤，點擊 填滿 指令，然後選擇 向下。Power Query 將使用上方儲存格的值來填入 null 儲存格。

傳統方法的限制

雖然 Power Query 比起手動複製貼上是一大進步，但它也有其自身的挑戰：

• 陡峭的學習曲線： 你需要知道特定的術語（「取消資料樞紐」、「分隔符號」、「轉置」），並記住在擁擠的功能區介面中每個指令的位置。
• 僵化性： 記錄的步驟很脆弱。如果來源檔案的欄位名稱改變（例如「Mar」變成「March」），查詢可能會中斷，迫使你返回並除錯已套用的步驟。
• 低可發現性： 你怎麼會知道可以透過更改「地區設定」來修正德文數字格式？或者「從範例新增欄位」功能是否存在？Power Query 的許多最佳功能都被隱藏了。
• 一次性任務耗時： 為一個簡單的一次性清理任務設定查詢，有時感覺比任務本身更費力。

新解決方案：使用 Excel AI 代理程式 (Excelmatic)

與其瀏覽選單和對話方塊，如果你能直接告訴 Excel 你想要什麼呢？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理程式的承諾。你上傳混亂的檔案，並使用簡單的語言來指導整個資料清理和轉換流程。

Excelmatic 工作流程：從混亂資料到清晰洞察

以下是你可以如何使用 Excelmatic 在幾分之一時間內解決完全相同問題的方法。

1. 上傳你的資料檔案

只需將你的 Excel (.xlsx)、CSV 或 Google Sheets 檔案拖放到 Excelmatic 中。AI 將分析資料結構並顯示預覽。

2. 用自然語言描述你想要的結果

與其尋找按鈕，你只需在聊天提示中輸入你的請求。

以下是一些你可以用來修正我們混亂資料的提示：

• 用於取消資料樞紐： 「取消從 'Jan' 到 'Dec' 欄位的資料樞紐。將新欄位命名為 'Month' 和 'Sales'。」
• 用於拆分姓名： 「依逗號拆分 'Customer Name' 欄位。將逗號後的文字放入名為 'First Name' 的新欄位，逗號前的文字放入 'Last Name'。然後，修剪兩個新欄位中任何前導或尾隨的空格。」
• 用於填補空白： 「在 'Region' 欄位中，找到所有空白儲存格，並用正上方儲存格的值填滿它們。」
• 用於修正格式： 「'Revenue' 欄位使用德文地區設定格式，以小數點作為分隔符號。請將其轉換為標準的美國數字格式。」
• 用於複雜轉換： 「建立一個名為 'Employee ID' 的新欄位，取 'First Name' 欄位的第一個字母，並將其與 'Last Name' 欄位串聯，全部轉為小寫。」

3. 檢視並迭代結果

Excelmatic 將處理你的請求並顯示轉換後的資料表。這種對話式方法的美妙之處在於你可以繼續完善它。

你可以提出更多請求：

• 「很好。現在移除原始的 'Customer Name' 欄位。」
• 「篩選資料，只顯示來自 'North' 區域的銷售。」
• 「建立一個樞紐分析表，按區域和月份顯示總銷售額。」

這種迭代的、基於對話的工作流程，遠比在 Power Query 中編輯僵化的已套用步驟列表更加靈活和直觀。

4. 匯出你清理後的資料

一旦你滿意，只需點擊一下即可將清理後的資料下載為新的 Excel 檔案。或者，你可以要求 Excelmatic 產生公式或樞紐分析表，並直接複製到現有的工作簿中。

對話範例：使用 Excelmatic 清理資料

以下是典型對話的可能樣貌：

Power Query 與 Excelmatic：快速比較

常見問題

1. 我需要了解 Power Query 或進階公式才能使用 Excelmatic 嗎？ 完全不需要。Excelmatic 專為各種技能水平的用戶設計。如果你能用簡單的英文描述問題，你就可以使用這個工具。它完全抽象化了 Power Query 或編寫公式的複雜性。

2. 我將資料上傳到 Excelmatic 時安全嗎？ 是的。Excelmatic 採用企業級安全性建構。資料在傳輸和靜態時都經過加密。有關資料處理和隱私的具體細節，請務必參考網站上的官方隱私權政策。

3. 如果 AI 誤解了我的請求怎麼辦？ 對話式介面使得修正誤解變得容易。如果 AI 第一次沒有做對，你可以重新表述你的請求或提供更具體的指示，就像你對人類助理所做的那樣。AI 會從這些互動中學習以改進。

4. Excelmatic 能處理非常複雜的多步驟清理任務嗎？ 當然可以。你可以在對話中將指令串聯起來。例如，你可以取消資料樞紐，然後拆分欄位，接著移除重複項，最後建立一個新的計算欄位，全部在一個連續的對話中完成。

5. 我可以在 Excelmatic 中直接使用清理後的資料建立圖表和樞紐分析表嗎？ 可以。在你的資料清理完畢後，你可以立即要求 Excelmatic 進行分析。例如：「建立一個按區域顯示銷售額的樞紐分析表」或「產生一個比較每位銷售代表總銷售額的長條圖」。

6. Excelmatic 會取代 Excel 嗎？ 不會，它是補充。Excelmatic 是一個 AI 代理程式，旨在自動化 Excel 中最繁瑣、最耗時的部分——資料清理、公式產生和報告。你可以在 Excelmatic 中完成繁重的工作，然後將最終結果匯出回標準的 Excel 檔案進行最後調整或分發。

採取行動：今天就升級你的 Excel 工作流程

不要再浪費寶貴的時間在手動資料清理上。你花在拆分欄位、取消資料樞紐或修正格式上的每一分鐘，都是你沒有花在策略分析和產生洞察上的時間。堅持使用手動方法的機會成本太高了。

透過擁抱像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理程式，你可以轉變你的工作流程，消除繁瑣的任務，並降低手動錯誤的風險。專注於真正重要的事情——你的資料試圖訴說的故事。

準備好親眼看看嗎？免費試用 Excelmatic。上傳你的一個混亂試算表，並使用本文中的提示來體驗資料清理的未來。