忘掉 VBA：如何用 AI 以簡單語言建立自訂 Excel 函數

問題所在：當 Excel 內建函數不夠用時

您是一位 Excel 進階使用者。您熟練運用 VLOOKUP、SUMIFS 和 樞紐分析表。但偶爾，您會遇到瓶頸。您需要執行某項計算或資料操作任務，而 Excel 根本沒有對應的內建函數。

考慮以下常見情境：

• 您收到一個工作簿，其中重要的上下文資訊隱藏在儲存格註解裡，您需要將所有文字擷取到單獨的欄位進行分析。
• 您在試算表中有一份檔案路徑清單，需要建立一個新欄位來驗證每個檔案是否確實存在於您的網路磁碟機上。
• 您正在管理一個包含數十個工作表的工作簿，需要一種動態方式在公式中引用特定工作表的名稱。

在這些情況下，您不能只是輸入 =EXTRACTCOMMENT() 並期望它有效。幾十年來，唯一的解決方案就是捲起袖子，進入 Visual Basic for Applications (VBA) 的世界，建立自己的「使用者自訂函數」(UDF)。這意味著為了解決一個 Excel 問題，您必須成為兼職程式設計師，這條道路充滿了複雜性、錯誤和維護難題。

傳統解決方案：VBA 使用者自訂函數 (UDF)

使用者自訂函數 (UDF) 是您使用 VBA 程式碼編寫的自訂函數。建立後，它可以像標準 Excel 函數（如 SUM 或 AVERAGE）一樣在工作表儲存格中使用。

表面上看，這似乎是完美的解決方案。但對於普通商務使用者來說，這個過程遠非簡單。

建立 VBA UDF 的步驟

讓我們以建立檢查檔案是否存在的函數為例。以下是傳統的工作流程：

1. 啟用「開發人員」索引標籤： 首先，您必須在 Excel 的功能區設定中找到並啟用隱藏的「開發人員」索引標籤。

2. 開啟 Visual Basic 編輯器 (VBE)： 然後，您需要導航到 VBE，這是一個獨立且令人生畏的介面，看起來更像 90 年代的軟體開發工具，而非現代的 Excel。您可以透過點擊圖示或使用 Alt + F11 快捷鍵來開啟它。

3. 插入模組： 在 VBE 內部，您需要知道如何插入「模組」，這本質上是您編寫程式碼的空白畫布。

4. 編寫 VBA 程式碼： 最困難的部分來了。您必須使用精確的語法編寫函數。要檢查檔案是否存在，程式碼大致如下：

   Function DoesFileExist(FilePath As String) As Boolean
       '此函數在檔案存在時傳回 TRUE，否則傳回 FALSE
       DoesFileExist = Not (Dir(FilePath) = vbNullString)
   End Function
   

5. 另存為啟用巨集的工作簿： 您的檔案現在必須另存為 .xlsm 檔案。如果您忘記並將其另存為標準的 .xlsx 檔案，所有程式碼都將被清除。

完成所有這些步驟後，您終於可以在儲存格中使用新函數了：=DoesFileExist("C:\Reports\Q1_Sales.xlsx")。

VBA 方法的限制

雖然功能強大，但這種方法存在許多實際問題，使其不適合現代協作團隊：

• 陡峭的學習曲線： 您需要學習一種程式語言 (VBA)。對於 99% 不是開發人員的 Excel 使用者來說，這是一個重大障礙。
• 安全疑慮： .xlsm 檔案經常觸發使用者的安全警告，許多企業 IT 政策完全禁止此類檔案。
• 共享是一場噩夢： 如果您將 .xlsm 檔案傳送給同事，他們可以使用該函數。但是，如果您想在所有工作簿中使用該函數怎麼辦？您會將其儲存到「個人巨集工作簿」。問題是？現在，如果您將使用此函數的檔案傳送給同事，他們會看到 #NAME? 錯誤，因為函數的程式碼只存在於您的電腦上。
• 維護和除錯： 如果函數無法運作，您必須返回 VBE 並對程式碼進行除錯。對於非程式設計師來說，這可能非常令人沮喪。
• 缺乏靈活性： 如果您需要函數的輕微變體怎麼辦？您必須返回、複製、貼上並編輯程式碼，從而建立另一個需要管理的函數。

這個過程緩慢、脆弱且孤立了您的工作。一定有更好的方法。

新解決方案：使用 Excelmatic 的 Excel AI

與其成為程式設計師，不如直接告訴 Excel 您想做什麼？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理程式的承諾。您可以解決過去需要複雜 VBA 才能解決的完全相同問題，但只需使用簡單的純語言。

Excelmatic 充當您的個人資料分析師。您上傳試算表，然後開始對話，告訴 AI 您需要什麼分析、公式或報告。

逐步指南：使用 AI 解決自訂函數問題

讓我們重新審視最初的問題，看看如何在 Excelmatic 中僅需幾次點擊即可解決。

1. 上傳您的資料

首先，登入 Excelmatic 並上傳您的 Excel 或 CSV 檔案。AI 將立即讀取您的資料並顯示預覽，理解您的欄位和資料類型。

2. 用純語言描述您的目標

無需開啟 VBE 和編寫程式碼，您只需在聊天框中輸入您的請求。

問題 1：從註解中擷取文字

• 舊方法 (VBA)：

  Function ExtractComment(CellReference As Range) As String
      On Error Resume Next '以防沒有註解
      ExtractComment = CellReference.Comment.Text
      On Error GoTo 0
  End Function
  

• 新方法 (Excelmatic 提示)：

  建立一個名為「註解文字」的新欄位，其中包含「產品名稱」欄位中註解的文字。如果儲存格沒有註解，請留空。

問題 2：檢查檔案是否存在

• 舊方法 (VBA)：

  Function DoesFileExist(FilePath As String) As Boolean
      DoesFileExist = Not (Dir(FilePath) = vbNullString)
  End Function
  

• 新方法 (Excelmatic 提示)：

  我有一個名為「文件路徑」的欄位。建立一個名為「狀態」的新欄位，如果檔案存在則顯示 TRUE，否則顯示 FALSE。

問題 3：取得工作表名稱

• 舊方法 (VBA)：

  Function SheetName(CellReference As Range)
      SheetName = CellReference.Parent.Name
  End Function
  

• 新方法 (Excelmatic 提示)：

  新增一個名為「來源工作表」的欄位，並填入此資料來源的工作表名稱。

3. 檢視並迭代結果

Excelmatic 將立即處理您的請求並生成結果，通常以新表格的形式呈現。它還會解釋所採取的步驟。最棒的部分是？您可以繼續對話以完善結果。

以下是一個展示此功能的示例對話：

這種用於完善分析的對話式方法，對於靜態的 VBA 函數來說是不可能的。

4. 匯出您最終確定的資料

一旦您對結果滿意，就可以將資料下載為一個新的、乾淨的 .xlsx 檔案。沒有巨集、沒有 .xlsm 警告、也沒有依賴項。它只是一個標準的 Excel 檔案，任何人都可以立即開啟和使用。

傳統 VBA 與 Excelmatic：快速比較

常見問題

1. 使用 Excelmatic 需要懂任何編碼嗎？ 完全不需要。Excelmatic 專為商務使用者設計。如果您能用一句話描述您的目標，您就可以使用此工具。

2. 將資料上傳到 Excelmatic 時，我的資料安全嗎？ 是的。Excelmatic 採用企業級安全性建構。您的資料在傳輸和靜態時均經過加密，且不用於訓練其他客戶的模型。請務必參考官方隱私權政策以獲取詳細資訊。

3. Excelmatic 會更改我原始的 Excel 檔案嗎？ 不會。您的原始檔案保持不變。Excelmatic 在安全的雲端環境中處理您資料的副本，並允許您將結果下載為新檔案。

4. 如果我的資料很混亂，AI 還能理解嗎？ Excelmatic 專為處理現實世界中不完美的資料而設計。您甚至可以要求它幫助您清理資料作為第一步。例如：「請修剪「產品 SKU」欄位中的所有前導和尾隨空格，並將其轉換為大寫。」

5. 如果我仍然需要，Excelmatic 可以為我生成 VBA 程式碼嗎？ 雖然 Excelmatic 的主要目標是消除對程式碼的需求，但它有時可以提供公式或解釋所使用的邏輯。對於生成複雜的 VBA 腳本，最好使用 AI 直接執行任務並匯出結果。

6. 這僅適用於簡單任務，還是可以處理複雜的多步驟邏輯？ Excelmatic 可以處理高度複雜的多步驟工作流程。您可以將命令鏈接在一起，例如：「首先，合併「Q1」和「Q2」工作表中的資料。然後，建立一個樞紐分析表以顯示按地區和月份的總銷售額。最後，突顯每個月的表現最佳地區。」

開始使用：立即升級您的 Excel 工作流程

停止花費數小時與 Visual Basic 編輯器搏鬥或在網上搜尋晦澀的 VBA 程式碼片段。需要成為程式設計師才能擴展 Excel 功能的時代已經結束。

使用像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理程式，您可以專注於「做什麼」，讓 AI 處理「怎麼做」。您可以解決複雜的資料挑戰、自動化重複性任務，並在短時間內生成洞察。

準備好親身體驗了嗎？立即試用 Excelmatic。上傳一個讓您困擾的試算表，並用簡單的英語要求它解決您的問題。您會驚訝於能節省多少時間。