重點摘要：
- 從多個表格或檔案整合銷售數據是一項常見但耗時的任務，通常需要使用像 Power Query 這樣學習曲線陡峭的複雜工具。
- 像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 工具可以自動化整個流程。您只需用簡單的語言描述您希望如何合併、彙整和計算數據，AI 就會處理執行。
- 使用 Excelmatic 能將報表建立時間從數小時大幅縮短至數分鐘，減少人為錯誤，並允許進行靈活的即時分析，無需編寫任何公式或瀏覽複雜的選單。
挑戰：淹沒在零散的銷售數據中
想像您是一位負責監督多個區域的銷售經理。每週您都會收到銷售數據，但這些數據是零散的。北區、南區和東區的數據儲存在不同的表格中，即使它們在同一個工作簿裡。更糟的是，產品詳細資訊（如類別和全名）則存放在完全不同的「主」Excel 檔案中。
您的目標是建立一份統一的報告，顯示所有區域的績效。您需要查看哪些產品類別在哪些區域銷售最佳，並將銷售額分組到不同的績效等級。
手動操作簡直是一場噩夢。您可能需要花費數小時複製貼上數據，使用 VLOOKUP 或 INDEX/MATCH 來提取產品資訊，然後手動新增區域名稱和銷售分組的欄位。這不僅極其繁瑣，而且非常容易出錯。一個錯誤的複製貼上動作就可能扭曲您的整個報告。最糟糕的是？下週您還得全部重做一遍。
傳統進階使用者解決方案：Power Query
對於有經驗的 Excel 使用者來說，Power Query 是處理此類數據整合與轉換的首選工具。它是內建於 Excel 中的強大引擎，允許您連接到各種數據源、清理和塑造數據，並載入以供分析。
雖然功能強大，但它遠非簡單。以下是使用 Power Query 解決我們多區域銷售報告問題所涉及的高層次步驟概述。
Power Query 工作流程：步驟與限制
要建立整合報告，您通常需要在 Power Query 編輯器中遵循多步驟流程：
連接到數據源： 首先，您會使用「取得資料」>「從檔案」>「從活頁簿」選項連接到
sales-data.xlsx檔案。篩選和選擇表格： Power Query 會顯示該活頁簿中的所有表格和工作表。您需要僅選擇相關的銷售表格（
North_Sales、South_Sales、East_Sales）。
附加查詢： 接著，您會將這三個表格合併或「附加」成一個長清單。這會將所有區域的數據堆疊到一個主表中。
為區域新增自訂欄位： 由於原始表格沒有「區域」欄位，您必須建立一個。這通常涉及新增一個自訂欄位，從來源表格名稱中提取區域名稱（例如「North」），這可能是一個棘手的步驟。
與產品數據合併： 接下來，您會啟動另一個查詢來連接到您的
sales-report.xlsx檔案以取得products表格。然後，執行「合併查詢」操作——本質上是一個超級 VLOOKUP——使用Product Code作為共同鍵，將產品Name和Category加入到您的主要銷售表格中。為銷售分組新增條件式欄位： 要按價值對銷售進行分組，您會使用「條件式欄位」功能。您必須逐一定義規則：如果
Sales小於 50，則為「0-49」；如果Sales小於 100，則為「50-99」，依此類推。
載入數據並建立樞紐分析表： 最後，您將最終清理好的表格「關閉並載入」到您的 Excel 工作表中，並從中建立您想要的樞紐分析表。
傳統方法的問題
雖然這個解決方案在設定後可以自動化，但它帶來顯著的負擔：
- 陡峭的學習曲線： Power Query 對一般 Excel 使用者來說並不直觀。掌握其介面、理解附加與合併等概念，以及編寫自訂的 M 語言公式需要相當多的時間和訓練。
- 複雜性與僵化： 查詢變成一長串的「已套用步驟」。如果某個環節出錯或業務需求發生變化（例如，您需要不同的銷售分組等級），您必須重新深入這個複雜的編輯器來診斷和修復問題。
- 協作性差： 如果您建立了這個複雜的查詢，您就成為唯一能維護它的人。將其移交給不熟悉 Power Query 的同事通常是不可能的。
- 耗時的設定： 即使是專家，初次設定連接、清理、合併和新增欄位也可能需要大量時間。
新解決方案：使用 Excel AI 代理（Excelmatic）
如果您可以跳過整個 Power Query 的學習曲線，直接……要求您想要的報告呢？這正是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理所實現的功能。它充當您的數據分析師，用簡單的語言理解您的請求，並為您執行所有複雜的整合和轉換步驟。
讓我們使用 Excelmatic 重建相同的多區域銷售報告。
步驟 1：上傳您的數據檔案
首先，您只需將所有必要的檔案上傳到 Excelmatic。在我們的案例中，就是 sales-data.xlsx（包含區域銷售表格）和 sales-report.xlsx（包含產品查詢表格）。Excelmatic 可以同時處理多個檔案，並立即理解上下文。
步驟 2：用簡單語言描述您的目標
您無需點擊選單，只需與 AI 對話。您可以將您的請求分解為簡單、連續的步驟，或給出一個全面、綜合的指示。
以下是您將使用的提示：
合併區域表格：
在
sales-data.xlsx檔案中，將名為North_Sales、South_Sales和East_Sales的表格合併為一個表格。新增區域資訊：
新增一個名為「Region」的欄位，其中包含每列數據來源的原始表格名稱（例如「North」、「South」、「East」）。
與產品數據合併：
現在，使用
sales-report.xlsx檔案中的「products」表格，通過匹配「Product Code」欄位，將「Name」和「Category」欄位新增到我的合併銷售數據中。建立計算出的銷售分組：
建立一個新的條件式欄位，名為「Sales Group」。如果「Sales」小於 50，則值應為「0-49」。如果在 50 到 99 之間，則使用「50-99」。如果在 100 到 199 之間，則使用「100-199」。否則，使用「200+」。
產生最終的樞紐分析表：
從這個最終表格中，建立一個樞紐分析表，顯示按「Category」列和「Region」欄分組的銷售總和。另外，建立第二個樞紐分析表，顯示交易筆數，按「Sales Group」列和「Region」欄分組。
AI 處理這些請求，並在幾秒鐘內生成最終清理好的數據集和所請求的樞紐分析表。
AI 對話範例
以下是與 Excelmatic 的真實對話可能呈現的樣子：
使用者： 我上傳了兩個檔案。首先，合併 sales-data 檔案中的 North_Sales、South_Sales 和 East_Sales 表格。
Excelmatic： 完成。我已將三個區域銷售表格合併成一個包含 [X] 列的新表格。
使用者： 很好。現在，根據來源表格名稱新增一個「Region」欄位。然後，使用「Product Code」將此表格與另一個檔案中的 products 表格合併，以引入產品「Category」。
Excelmatic： 我已新增「Region」欄位，並將數據與產品類別合併。合併後的表格已準備就緒。接下來呢？
使用者： 完美。現在建立一個樞紐分析表，按類別和區域總結總銷售額。
Excelmatic： 這是您請求的樞紐分析表，顯示了按產品類別和區域細分的總銷售額。您可以下載包含此樞紐分析表和整合數據的新 Excel 檔案。
傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較
| 方面 | 傳統方法 (Power Query) | Excel AI (Excelmatic) |
|---|---|---|
| 完成時間 | 首次設定需 1-2 小時 | 2-5 分鐘 |
| 所需技能 | 深入了解 Power Query 介面、數據模型、M 語言基礎 | 能夠用簡單語言描述業務需求 |
| 靈活性 | 低。變更需要編輯複雜的查詢。 | 高。只需提出後續問題即可修改。 |
| 錯誤率 | 中等。容易在步驟中出錯。 | 低。AI 處理技術執行。 |
| 可維護性 | 困難。通常需要專家來除錯。 | 容易。對話歷史就是文件。 |
常見問題
問：使用 Excelmatic 需要了解任何 Excel 公式或 Power Query 嗎？ 答：不需要。這是主要好處。您只需用簡單語言描述您的業務目標。Excelmatic 會將您的話語轉換為必要的數據操作。
問：當我將公司的銷售數據上傳到 Excelmatic 時，數據安全嗎？ 答：數據隱私和安全是首要任務。Excelmatic 使用安全協議處理數據，並且不會長期儲存您的檔案。有關具體細節，請務必參考網站上的官方隱私政策。
問：如果我的數據不完全乾淨怎麼辦？Excelmatic 還能提供幫助嗎？ 答：可以。Excelmatic 非常擅長數據清理。您可以要求它「移除重複列」、「用『Unknown』填補『Region』欄位中的缺失值」或「修剪所有文字欄位的前導/尾隨空格」。
問：我可以在自己的 Excel 工作簿中使用 Excelmatic 生成的樞紐分析表嗎？ 答：當然可以。您可以下載一個新的 Excel 檔案，其中包含最終清理好的數據表格以及由 AI 生成的完全可用的樞紐分析表和圖表。然後您可以像使用任何其他樞紐分析表一樣使用它們。
問：如果後來新增了一個新區域，例如 West_Sales，會發生什麼？
答：使用傳統的 Power Query 方法，如果設計正確，您的查詢可能會自動拾取它，但也可能需要修改。使用 Excelmatic，您只需調整您的初始提示：「合併所有以『Sales_』開頭的表格。」這使得過程極具適應性。
採取行動：立即革新您的 Excel 工作流程
不要再將時間浪費在重複、手動的數據整合上。您花費在處理 VLOOKUP、複製貼上以及瀏覽 Power Query 上的時間，本可以用於實際分析和戰略決策。
通過擁抱 Excel AI 代理，您不僅僅是獲得一個工具；您還獲得了一個處理您工作中最繁瑣部分的不知疲倦的助手。您可以在幾分鐘內（而不是幾小時）回答老闆的臨時問題。您可以建立動態、無錯誤的報告，並輕鬆更新。
準備好親眼看看嗎？立即免費試用 Excelmatic。上傳您自己具有挑戰性的多工作表 Excel 檔案，並使用本文中的提示作為靈感。親身體驗簡單的對話如何改變您的整個報告流程。
