停止手動合併 Excel 檔案：如何利用 AI 自動化多區域銷售報告

挑戰：淹沒在零散的銷售數據中

想像您是一位負責監督多個區域的銷售經理。每週您都會收到銷售數據，但這些數據是零散的。北區、南區和東區的數據儲存在不同的表格中，即使它們在同一個工作簿裡。更糟的是，產品詳細資訊（如類別和全名）則存放在完全不同的「主」Excel 檔案中。

您的目標是建立一份統一的報告，顯示所有區域的績效。您需要查看哪些產品類別在哪些區域銷售最佳，並將銷售額分組到不同的績效等級。

手動操作簡直是一場噩夢。您可能需要花費數小時複製貼上數據，使用 VLOOKUP 或 INDEX/MATCH 來提取產品資訊，然後手動新增區域名稱和銷售分組的欄位。這不僅極其繁瑣，而且非常容易出錯。一個錯誤的複製貼上動作就可能扭曲您的整個報告。最糟糕的是？下週您還得全部重做一遍。

傳統進階使用者解決方案：Power Query

對於有經驗的 Excel 使用者來說，Power Query 是處理此類數據整合與轉換的首選工具。它是內建於 Excel 中的強大引擎，允許您連接到各種數據源、清理和塑造數據，並載入以供分析。

雖然功能強大，但它遠非簡單。以下是使用 Power Query 解決我們多區域銷售報告問題所涉及的高層次步驟概述。

Power Query 工作流程：步驟與限制

要建立整合報告，您通常需要在 Power Query 編輯器中遵循多步驟流程：

1. 連接到數據源： 首先，您會使用「取得資料」>「從檔案」>「從活頁簿」選項連接到 sales-data.xlsx 檔案。

2. 篩選和選擇表格： Power Query 會顯示該活頁簿中的所有表格和工作表。您需要僅選擇相關的銷售表格（North_Sales、South_Sales、East_Sales）。

   

3. 附加查詢： 接著，您會將這三個表格合併或「附加」成一個長清單。這會將所有區域的數據堆疊到一個主表中。

4. 為區域新增自訂欄位： 由於原始表格沒有「區域」欄位，您必須建立一個。這通常涉及新增一個自訂欄位，從來源表格名稱中提取區域名稱（例如「North」），這可能是一個棘手的步驟。

5. 與產品數據合併： 接下來，您會啟動另一個查詢來連接到您的 sales-report.xlsx 檔案以取得 products 表格。然後，執行「合併查詢」操作——本質上是一個超級 VLOOKUP——使用 Product Code 作為共同鍵，將產品 Name 和 Category 加入到您的主要銷售表格中。

6. 為銷售分組新增條件式欄位： 要按價值對銷售進行分組，您會使用「條件式欄位」功能。您必須逐一定義規則：如果 Sales 小於 50，則為「0-49」；如果 Sales 小於 100，則為「50-99」，依此類推。

   

7. 載入數據並建立樞紐分析表： 最後，您將最終清理好的表格「關閉並載入」到您的 Excel 工作表中，並從中建立您想要的樞紐分析表。

傳統方法的問題

雖然這個解決方案在設定後可以自動化，但它帶來顯著的負擔：

• 陡峭的學習曲線： Power Query 對一般 Excel 使用者來說並不直觀。掌握其介面、理解附加與合併等概念，以及編寫自訂的 M 語言公式需要相當多的時間和訓練。
• 複雜性與僵化： 查詢變成一長串的「已套用步驟」。如果某個環節出錯或業務需求發生變化（例如，您需要不同的銷售分組等級），您必須重新深入這個複雜的編輯器來診斷和修復問題。
• 協作性差： 如果您建立了這個複雜的查詢，您就成為唯一能維護它的人。將其移交給不熟悉 Power Query 的同事通常是不可能的。
• 耗時的設定： 即使是專家，初次設定連接、清理、合併和新增欄位也可能需要大量時間。

新解決方案：使用 Excel AI 代理（Excelmatic）

如果您可以跳過整個 Power Query 的學習曲線，直接……要求您想要的報告呢？這正是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理所實現的功能。它充當您的數據分析師，用簡單的語言理解您的請求，並為您執行所有複雜的整合和轉換步驟。

讓我們使用 Excelmatic 重建相同的多區域銷售報告。

步驟 1：上傳您的數據檔案

首先，您只需將所有必要的檔案上傳到 Excelmatic。在我們的案例中，就是 sales-data.xlsx（包含區域銷售表格）和 sales-report.xlsx（包含產品查詢表格）。Excelmatic 可以同時處理多個檔案，並立即理解上下文。

步驟 2：用簡單語言描述您的目標

您無需點擊選單，只需與 AI 對話。您可以將您的請求分解為簡單、連續的步驟，或給出一個全面、綜合的指示。

以下是您將使用的提示：

1. 合併區域表格：

   在 sales-data.xlsx 檔案中，將名為 North_Sales、South_Sales 和 East_Sales 的表格合併為一個表格。

2. 新增區域資訊：

   新增一個名為「Region」的欄位，其中包含每列數據來源的原始表格名稱（例如「North」、「South」、「East」）。

3. 與產品數據合併：

   現在，使用 sales-report.xlsx 檔案中的「products」表格，通過匹配「Product Code」欄位，將「Name」和「Category」欄位新增到我的合併銷售數據中。

4. 建立計算出的銷售分組：

   建立一個新的條件式欄位，名為「Sales Group」。如果「Sales」小於 50，則值應為「0-49」。如果在 50 到 99 之間，則使用「50-99」。如果在 100 到 199 之間，則使用「100-199」。否則，使用「200+」。

5. 產生最終的樞紐分析表：

   從這個最終表格中，建立一個樞紐分析表，顯示按「Category」列和「Region」欄分組的銷售總和。另外，建立第二個樞紐分析表，顯示交易筆數，按「Sales Group」列和「Region」欄分組。

AI 處理這些請求，並在幾秒鐘內生成最終清理好的數據集和所請求的樞紐分析表。

AI 對話範例

以下是與 Excelmatic 的真實對話可能呈現的樣子：

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

問：使用 Excelmatic 需要了解任何 Excel 公式或 Power Query 嗎？ 答：不需要。這是主要好處。您只需用簡單語言描述您的業務目標。Excelmatic 會將您的話語轉換為必要的數據操作。

問：當我將公司的銷售數據上傳到 Excelmatic 時，數據安全嗎？ 答：數據隱私和安全是首要任務。Excelmatic 使用安全協議處理數據，並且不會長期儲存您的檔案。有關具體細節，請務必參考網站上的官方隱私政策。

問：如果我的數據不完全乾淨怎麼辦？Excelmatic 還能提供幫助嗎？ 答：可以。Excelmatic 非常擅長數據清理。您可以要求它「移除重複列」、「用『Unknown』填補『Region』欄位中的缺失值」或「修剪所有文字欄位的前導/尾隨空格」。

問：我可以在自己的 Excel 工作簿中使用 Excelmatic 生成的樞紐分析表嗎？ 答：當然可以。您可以下載一個新的 Excel 檔案，其中包含最終清理好的數據表格以及由 AI 生成的完全可用的樞紐分析表和圖表。然後您可以像使用任何其他樞紐分析表一樣使用它們。

問：如果後來新增了一個新區域，例如 West_Sales，會發生什麼？ 答：使用傳統的 Power Query 方法，如果設計正確，您的查詢可能會自動拾取它，但也可能需要修改。使用 Excelmatic，您只需調整您的初始提示：「合併所有以『Sales_』開頭的表格。」這使得過程極具適應性。

採取行動：立即革新您的 Excel 工作流程

不要再將時間浪費在重複、手動的數據整合上。您花費在處理 VLOOKUP、複製貼上以及瀏覽 Power Query 上的時間，本可以用於實際分析和戰略決策。

通過擁抱 Excel AI 代理，您不僅僅是獲得一個工具；您還獲得了一個處理您工作中最繁瑣部分的不知疲倦的助手。您可以在幾分鐘內（而不是幾小時）回答老闆的臨時問題。您可以建立動態、無錯誤的報告，並輕鬆更新。

準備好親眼看看嗎？立即免費試用 Excelmatic。上傳您自己具有挑戰性的多工作表 Excel 檔案，並使用本文中的提示作為靈感。親身體驗簡單的對話如何改變您的整個報告流程。