從混亂匯出到洞察報告：Excel AI 如何超越 Power Query

問題所在：每月匯出資料的混亂局面

想像您是繁忙咖啡店的經理。每個月底，您需要分析銷售表現。您登入銷售點 (POS) 系統並匯出當月的銷售資料。但您得到的不是一個乾淨、有條理的表格，而是一個 Excel 或 CSV 檔案中單一、混亂的欄位。

聽起來熟悉嗎？這是任何使用第三方系統資料的人常見的頭痛問題。所有關鍵資訊——產品名稱、尺寸和價格——都被塞進一個欄位，用逗號分隔。更糟的是，還有隨機的多餘空格、不相關的標題列和不一致的格式。

在您甚至考慮分析銷售趨勢之前，您就面臨著一項繁瑣的資料清理任務。您的目標很簡單：您想查看每種咖啡的總銷售額，能夠按尺寸篩選，甚至可能計算含稅的最終價格。但原始資料阻礙了您，將快速分析變成了耗時的苦差事。

傳統解決方案：深入探索 Power Query 與樞紐分析表

對於經驗豐富的 Excel 使用者來說，處理這類清理工作的首選工具是 Power Query。它是內建於 Excel 的強大資料轉換引擎。結合樞紐分析表，它可以讓您清理雜亂的資料然後進行彙總。

然而，「強大」並不意味著「簡單」。傳統流程是一長串的手動步驟，每一步都需要對 Excel 介面的特定知識。

步驟 1：使用 Power Query 清理資料

首先，您必須將資料導入 Power Query 編輯器。

1. 匯入資料： 導航至 資料 > 從文字/CSV 並選擇您的檔案。
2. 拆分欄位： 在 Power Query 編輯器中，您需要找到並使用「依分隔符號拆分欄位」工具，指定分隔符號為逗號。
3. 提升標題： 第一行很可能包含您的欄位名稱，因此您使用「使用第一列作為標題」指令。
4. 清理與修剪： 您選擇所有欄位並套用「修剪」功能以移除前導和尾隨空格。您還需要手動識別並移除任何垃圾列。
5. 設定資料類型： Power Query 可能會猜測資料類型，但您通常需要手動更正它們，將銷售欄位更改為「貨幣」，其他欄位更改為「文字」。
6. 載入至 Excel： 最後，您點擊「關閉並載入至...」並將清理後的資料作為新表格載入到您的 Excel 工作表中。

完成所有這些步驟後，您終於有了一個可供分析的乾淨表格。

步驟 2：建立樞紐分析表報告

現在，分析開始了。

1. 插入樞紐分析表： 選擇已清理的表格，然後前往 插入 > 樞紐分析表。
2. 設定欄位： 將 產品 拖曳到列區域，將 銷售 拖曳到值區域。
3. 新增計算欄位： 要新增 20% 的稅，您需導航至 樞紐分析表分析 > 欄位、項目與集合 > 計算欄位。然後建立一個名為「含稅總額」的新欄位，使用類似 ='銷售' * 1.2 的公式。
4. 排序資料： 在銷售值上按右鍵並選擇 排序 > 從最大到最小。
5. 插入交叉分析篩選器： 要按尺寸篩選，您前往 樞紐分析表分析 > 插入交叉分析篩選器 並勾選 尺寸 的方框。
6. 格式化所有內容： 這涉及多個步驟：套用樞紐分析表樣式、將數字格式更改為會計格式、將交叉分析篩選器重新設定為水平方向，並對其套用匹配的樣式。

最終結果正是您想要的，一個乾淨、互動式的報告。

手動方法的限制

雖然這個流程有效，但它充滿挑戰：

• 耗時： 整個流程可能需要 15 分鐘到一小時，具體取決於您對 Power Query 的熟悉程度。
• 學習曲線高： 每一步都需要知道在 Excel 擁擠的功能區中點擊哪裡。Power Query 本身是一個需要時間掌握的工具。
• 僵化且脆弱： 如果下個月的匯出格式略有不同（例如，使用分號作為分隔符號），您的整個 Power Query 指令碼可能會損壞，迫使您除錯這些步驟。
• 難以協作： 如果您去度假，您的同事能夠複製這個 20 步流程嗎？這很難記錄，對於非專家來說更難接手。

一定有更好的方法。

新解決方案：使用 Excel AI 助手 (Excelmatic)

與其進行漫長的手動流程，不如您只需用簡單語言描述您想要的報告？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助手所承諾的。它結合了進階資料分析的能力與聊天介面的簡潔性。

您可以執行整個工作流程——從清理雜亂資料到生成帶有計算欄位的完整格式化樞紐分析表——只需與 AI 進行對話。

使用 Excelmatic 的逐步指南

以下是您如何在極短時間內解決完全相同咖啡店問題的方法。

1. 上傳您的雜亂檔案

只需將您的原始 Excel 或 CSV 檔案直接拖放到 Excelmatic 聊天介面中。AI 將立即預覽資料，即使它處於混亂狀態。

2. 用簡單語言描述您的目標

您不需要告訴 AI 如何 做。只需告訴它您想要什麼。您可以從一個簡單的清理資料請求開始，然後在此基礎上進行擴展。

以下是一些您可以使用的提示範例：

• 「這些資料都在 A 欄，用逗號分隔。請將其拆分為產品、尺寸和銷售欄位。第一行應該是標題。」
• 「透過修剪所有多餘空格來清理資料。然後建立一個樞紐分析表來顯示每個產品的銷售總和。」
• 「將樞紐分析表按銷售額從大到小排序。」
• 「現在，為此報告新增一個交叉分析篩選器，以便我可以按尺寸篩選。」
• 「最後，在樞紐分析表中新增一個名為『含稅總額』的計算欄位，計算銷售額加上 20% 的稅。」

您甚至可以將這些組合成一個單一、全面的請求！

3. 立即檢視與迭代

Excelmatic 將處理您的請求並在幾秒鐘內生成結果——無論是清理後的表格、樞紐分析表還是圖表。最棒的部分是您可以繼續對話以完善輸出。

想看到圖表嗎？直接問。需要排除某個產品嗎？告訴 AI。這種對話式迭代在 Power Query 僵化、逐步的性質下是不可能的。

4. 下載您的最終報告

一旦您對結果滿意，就可以下載功能完整的 Excel 檔案，其中包含清理後的資料、樞紐分析表和交叉分析篩選器。您也可以複製生成的公式或配置，以便在現有的工作簿中使用。

與 Excelmatic 的對話範例

以下是整個工作流程作為對話的可能樣貌：

只需兩個提示，您就完成了使用傳統方法需要數十次點擊和深厚 Excel 知識才能完成的工作。

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

問：Excelmatic 完全取代 Power Query 嗎？
答：對於業務使用者日常面臨的絕大多數資料清理和報告任務，Excelmatic 提供了一個更快速、更直觀的替代方案。對於極其複雜、多來源的企業 ETL（擷取、轉換、載入）流程，Power Query 可能仍有其作用。但對於本文中的這類任務，Excelmatic 是一個改變遊戲規則的工具。

問：我將資料上傳到 Excelmatic 時安全嗎？
答：是的。Excelmatic 採用企業級安全性建構。您的資料在傳輸和靜態時都經過加密，且絕不用於訓練 AI 模型。您可以參考官方網站了解詳細的隱私政策。

問：如果我的資料比這個例子更雜亂怎麼辦？
答：Excelmatic 的 AI 旨在處理多種類型的不一致性。您可以在聊天中描述問題，例如：「忽略前 3 行，它們只是註釋，」或「我的一些列使用分號而不是逗號作為分隔符號。」

問：我可以將清理後的資料以 Excel 檔案形式取回嗎？
答：當然可以。您可以下載最終報告，其中包含清理後的資料表、生成的樞紐分析表以及任何圖表或交叉分析篩選器，作為標準的 .xlsx 檔案。

問：我需要是 Excel 專家才能使用 Excelmatic 嗎？
答：完全不需要。如果您能用一句話描述您的需求，您就可以使用 Excelmatic。它專為所有人設計，從希望在不學習公式的情況下執行複雜任務的初學者，到希望自動化重複性工作的專家。

開始使用：立即升級您的 Excel 工作流程

不要再將寶貴的時間浪費在繁瑣、重複的資料清理上。您花在與 Power Query 搏鬥和手動格式化樞紐分析表上的時間，本可以用於策略分析和做出資料驅動的決策。

透過採用像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助手，您可以改變您的工作流程。在幾分鐘內，而不是幾小時內，將混亂的匯出轉變為精美、有洞察力的報告。即時回應來自團隊或經理的臨時請求。讓您的整個團隊都能處理資料，無論他們的 Excel 技能水平如何。

準備好親眼看看嗎？立即免費試用 Excelmatic。上傳您一直害怕處理的那個雜亂試算表，並使用本文中的提示，看看您能多快建立一份完美的報告。