不再與進階樞紐分析表搏鬥：改用 Excel AI

問題背景與痛點

您已掌握 Excel 樞紐分析表的基礎。您可以透過拖放欄位，在幾秒內彙總數千行資料。但很快地，基礎彙總就不夠用了。您的上司要求更多——更多細節、更多互動性、更多自訂計算。

假設您經營一家精釀啤酒廠。您的銷售資料是一個不斷增長的試算表，記錄了每筆交易：日期、啤酒類型（IPA、司陶特、皮爾森）、規格（大酒壺、半桶）、銷售金額和單位成本。

基礎的樞紐分析表可以顯示每種啤酒類型的總銷售額。但現在您需要：

• 計算每種啤酒類型的利潤，而這在原始資料中並非一個現成的欄位。
• 建立一個互動式儀表板，讓您可以按年份篩選銷售數據，並同時應用於多個圖表和表格。
• 為每種啤酒類型生成獨立的報表工作表，以便發送給各品牌經理。
• 快速向下鑽研，查看彙總報表中某個大數字背後包含的具體交易明細。

突然間，您不再處於簡單的拖放世界。您正穿梭於隱藏選單的迷宮中：「計算欄位」、「切片器」、「報表連線」、「顯示報表篩選頁面」。每項任務都需要一套不同且不直覺的工作流程。您原本靈活的報表變成了一個脆弱、複雜的機器，難以更新，同事更難以理解。

傳統 Excel 解決方案：步驟與限制

要實現這些進階分析，Excel 專家傳統上依賴一套強大但繁瑣的功能。雖然有效，但每項功能都有其學習曲線和令人困擾之處。

手動方法：切片器、計算欄位及其他

以下是為看似簡單的分析問題所需投入的手動勞動一瞥。

1. 使用切片器建立互動式篩選器：

要同時篩選多個樞紐分析表和圖表（例如按年份），您需要切片器。

• 步驟：
  1. 點擊任一個樞紐分析表內部。
  2. 前往 樞紐分析表分析 索引標籤，點擊 插入切片器。
  3. 選擇您想篩選的欄位，例如 年份。
  4. 現在，這個切片器只控制一個樞紐分析表。要將其連結到其他分析表，您必須在切片器上按右鍵，選擇 報表連線，然後手動勾選您希望它控制的每一個其他樞紐分析表。

2. 使用計算欄位新增自訂計算：

要計算利潤，您不能只在樞紐分析表旁邊新增公式，因為當表格佈局變更時，它不會隨之調整。您需要一個計算欄位。

• 步驟：
  1. 點擊樞紐分析表內部。
  2. 導航至 樞紐分析表分析 > 欄位、項目與集合 > 計算欄位...。
  3. 在對話方塊中，為您的新欄位命名（例如「利潤」）。
  4. 在公式方塊中，您必須透過從清單中選擇欄位並插入它們來輸入公式，例如 = 銷售 - 成本。語法必須完全正確。

傳統方法的限制

這種方法雖然可行，但遠非高效。主要限制包括：

• 認知負荷高： 您必須記住 Excel 功能區選單中每個特定功能的位置。切片器、計算欄位和報表篩選器都位於不同位置，介面也各不相同。
• 僵化且缺乏彈性： 您的報表是為特定一組問題而建構的。如果您的經理提出後續問題，例如：「很好，現在可以改為顯示利潤率嗎？但只顯示第三季度的？」您通常必須回頭重建計算欄位或重組整個樞紐分析表。
• 容易出現無聲錯誤： 更新原始資料後，您是否忘記點擊「全部重新整理」？您的整個分析可能都是錯的。您是否忘記將新圖表連結到切片器？您的儀表板將顯示矛盾的資訊。這些錯誤很容易發生，卻難以發現。
• 耗時： 每個步驟——插入、設定、連線、格式化——都是一連串的點擊。建立一個全面的儀表板可能需要數小時枯燥、重複的工作，而不是幾分鐘的策略性思考。

使用 Excel AI（搭配 Excelmatic）尋求新解決方案

如果您能跳過所有手動步驟，直接告訴 Excel 您想要什麼呢？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助手所承諾的。您無需在選單中搜尋，而是可以與您的資料進行對話。

整體概念

使用 Excelmatic，工作流程將徹底改變：

1. 上傳： 您上傳原始資料檔案（Excel、CSV 等）。
2. 提問： 您用簡單的語言輸入您的需求，就像您會詢問一位人類分析師一樣。
3. 取得： Excelmatic 處理您的請求，並立即生成結果——一個表格、樞紐分析表、公式或圖表。
4. 迭代： 您可以繼續對話，提出後續問題來完善分析，直到完美為止。

讓我們使用這種新方法來解決啤酒廠的分析挑戰。

逐步指南：從原始資料到洞察，只需幾秒鐘

1. 上傳您的銷售資料

首先，只需將啤酒廠的銷售資料檔案拖放到 Excelmatic 中。AI 將自動解析欄位並理解資料結構。請確保您的欄位有清晰的標題，如 啤酒類型、銷售、成本 和 日期。

2. 用簡單語言提出您的需求

無需點擊選單，您只需輸入您的問題。以下是可以取代複雜傳統方法的指令範例：

• 建立利潤計算（取代計算欄位）：

  建立一個樞紐分析表，顯示每種啤酒類型的總銷售額和總成本。新增一個名為「利潤」的新欄位，其值為銷售額減去成本。

• 按年份篩選（取代切片器）：

  彙總我 2023 年按啤酒類型和季度的銷售額。現在，顯示 2024 年的相同資料。

• 為每種啤酒類型建立報表（取代「顯示報表篩選頁面」）：

  為每種啤酒類型，生成按月份的總銷售額摘要。

• 向下鑽研資料（取代雙擊）：

  在上一個表格中，顯示構成「IPA」在「Q1」總額的原始銷售記錄。

3. 審查並透過後續問題迭代

Excelmatic 將顯示結果。但真正的威力在於對話式的後續追問。您可以繼續完善您的分析，而無需從頭開始。

• 「按『利潤』欄位降冪排序表格。」
• 「現在，新增另一個欄位『利潤率』，計算公式為（利潤 / 銷售額）。」
• 「建立一個長條圖，視覺化每種啤酒類型的利潤。」

4. 匯出您的最終報表

一旦您對分析結果滿意，您可以將結果下載為一個全新的、乾淨的 Excel 檔案，其中包含所有生成的表格、圖表和資料。您也可以複製 Excelmatic 建立的公式或樞紐分析表配置，並將其貼到您自己的工作簿中。

對話範例

以下是我們啤酒廠老闆與 Excelmatic 的典型對話可能呈現的樣子：

傳統樞紐分析表 vs. Excelmatic

常見問題

問：使用 Excelmatic 需要是 Excel 專家嗎？ 答：完全不需要。如果您能用簡單語言描述您想要的業務結果（例如，「按區域顯示銷售額」），您就可以使用 Excelmatic。它專為希望執行複雜分析的初學者，以及希望節省時間的專家而設計。

問：我將資料上傳到 Excelmatic 時安全嗎？ 答：資料安全是首要任務。Excelmatic 使用安全協定進行資料傳輸和儲存，您的檔案將被視為機密處理。具體細節請務必參考網站上的官方隱私權政策。

問：Excelmatic 會修改我原始的 Excel 檔案嗎？ 答：不會。Excelmatic 在安全環境中處理您資料的副本。您電腦上的原始檔案保持不變。您可以將新的分析結果下載為一個獨立的 Excel 檔案。

問：如果我的資料混亂或結構不完美怎麼辦？ 答：雖然資料越乾淨，結果越好，但您也可以使用 Excelmatic 來協助清理資料。您可以要求它「移除重複列」、「尋找並取代所有 'grolwer' 為 'growler'」或「將『全名』欄位拆分為『名字』和『姓氏』」。

問：我可以在自己的試算表中使用 Excelmatic 生成的公式或樞紐分析表嗎？ 答：可以。Excelmatic 可以提供確切的公式或向您展示它如何配置樞紐分析表。您可以複製這些內容並用於您自己的工作簿，這也使其成為一個很好的學習工具。

問：Excelmatic 如何處理資料重新整理？ 答：如果您的原始資料發生變更，您只需上傳新檔案，並要求 Excelmatic 執行相同的分析即可。由於您的指令儲存在對話記錄中，您只需點擊一下即可重新生成複雜的報表。

採取行動：使用 Excelmatic 升級您的 Excel 工作流程

您花費在處理切片器連線、除錯計算欄位或手動重新整理報表上的每一小時，都是您沒有用於策略性分析的一小時。在 Excel 中進行進階分析的傳統方式雖然強大，但卻是一個瓶頸。

使用像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助手，您可以將焦點從如何取得資料轉移到資料意味著什麼。您可以像打字一樣快地回答複雜的業務問題，在幾分鐘內建立互動式儀表板，最終讓您的資料為您服務，而不是反過來。

準備好告別手動點擊了嗎？立即試用 Excelmatic。上傳您自己的一份報表，並嘗試提出本文中的一個問題。親身體驗試算表分析的未來。