拋棄 VBA：使用 AI 在 Excel 中實現進階篩選的更聰明方法

問題背景與痛點

想像您是一位銷售經理，正在查看一個龐大的試算表。它包含數千行的交易資料：銷售代表姓名、區域、銷售產品、日期和銷售金額。您的老闆要求查看其中一個特定的資料切片：「我需要查看 John Doe 在 '東部' 區域的所有銷售，或者 Jane Smith 在 '西部' 區域上一季的所有銷售。」

您會如何在 Excel 中處理這個問題？

標準的欄位篩選下拉式選單無法勝任。它們很適合處理簡單的 AND 條件（例如，區域是 '東部' AND 代表是 'John Doe'），但要處理跨不同欄位的複雜 OR 條件，即使不是不可能，也相當麻煩。

這就是許多有經驗的 Excel 使用者轉向更強大但複雜度也顯著更高的功能的原因：進階篩選。為了自動化，他們進入了 Visual Basic for Applications (VBA) 巨集的世界。雖然這種方法很強大，但它打開了複雜性、僵化性和維護難題的潘朵拉盒子。您花在建立和修復篩選系統上的時間，比分析資料本身的時間還要多。

傳統的 Excel 解決方案：步驟與限制

處理複雜資料篩選的經典方法包含兩個部分：設定 進階篩選 功能，然後用 VBA 將其自動化。

進階篩選如何運作

進階篩選的核心在於您必須在工作表上建立一個專用的「準則範圍」。這個範圍充當您篩選的控制面板。

以下是典型的工作流程：

1. 準備您的資料： 您有一個主要的資料表格，我們稱之為 清單範圍。每個欄位都必須有唯一的標題。

   

2. 建立準則範圍： 您建立一個獨立的小表格。關鍵且不容協規則是，其欄位標題必須與資料表中的標題完全一致。您只需要包含要篩選的欄位。

3. 定義您的規則： 您在準則範圍的標題下方儲存格中輸入篩選條件。

   • AND 邏輯： 將條件放在同一列，表示記錄必須滿足所有這些條件（例如，區域 = '東部' AND 金額 > 5000）。
   • OR 邏輯： 將條件放在不同列，表示記錄可以滿足任一組條件（例如，代表 = 'John' OR 代表 = 'Wang'）。

   

4. 執行篩選： 您導航到 資料 索引標籤，點擊 進階，然後手動填寫對話方塊，指定您的 清單範圍 和 準則範圍。您也可以選擇將篩選結果複製到新位置。

使用 VBA 自動化：複雜性的下一層級

每次點擊那個對話方塊都很乏味。因此，下一步是編寫一個 VBA 巨集來自動化這個過程。這涉及開啟 VBA 編輯器、編寫程式碼，並將其分配給一個按鈕或自動觸發器。

一個簡單的巨集可能看起來像這樣：

Sub RunAdvancedFilter()
    Range("Database").AdvancedFilter _
    Action:=xlFilterInPlace, _
    CriteriaRange:=Range("Criteria")
End Sub

您甚至可以更進一步，使用 Worksheet_Change 事件，讓篩選在您更改準則範圍中的值時自動執行。

傳統方法的限制

雖然功能上可行，但這種 VBA 驅動的方法充滿了問題，使其在現代快節奏的商業環境中不切實際：

• 極度僵化： 系統很脆弱。如果資料來源中的欄位名稱稍有變更（例如，從「銷售代表」改為「銷售專員」），整個篩選就會失效，因為標題不再匹配。
• 學習曲線高： 您不再只是使用 Excel；您是在編程。VBA 的學習曲線陡峭，除錯程式碼是一項大多數商務使用者不具備的專業技能。
• 維護困難： 程式碼中通常包含像 Range("C6:F23") 這樣的硬編碼範圍。如果您在資料中新增了列或欄，就必須回到 VBA 編輯器中手動更新程式碼。這很容易出錯。
• 對他人不直觀： 將這個活頁簿交給同事，他們會不知道如何使用。邏輯隱藏在程式碼和準則範圍的僵化結構中。
• 處理臨時問題速度慢： 如果您的老闆回來問一個稍微不同的問題怎麼辦？您不能直接提問。您必須重新配置您的準則範圍，如果邏輯根本不同（例如，新增一個新的 OR 條件），您甚至可能需要修改 VBA 程式碼。

這個過程與敏捷性背道而馳。它將一個簡單的資料問題變成了一個迷你軟體開發專案。

使用 Excel AI 的新方法：介紹 Excelmatic

如果您可以完全跳過準則範圍、VBA 程式碼和僵化的設定呢？如果您可以直接用自然語言向您的試算表提出您腦海中的問題呢？

這正是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理的設計目的。Excelmatic 充當您的資料分析助手。您上傳檔案，然後開始對話以篩選、分析 和 視覺化您的資料。

以下是您如何用幾個簡單步驟解決相同的進階篩選問題。

步驟 1：上傳您的銷售資料

首先，開啟 Excelmatic 並上傳您的 Excel 或 CSV 檔案。您可以直接將其拖放進去

步驟 2：用自然語言提出您的問題

您無需建立準則範圍，只需在聊天框中輸入您的請求。讓我們回顧一下我們最初的問題。

對於複雜的 AND/OR 查詢：

• 舊方法： 設定一個包含兩列的準則範圍：一列用於 東部 和 John Doe，第二列用於 西部 和 Jane Smith。編寫並執行 VBA 巨集。
• Excelmatic 方法： 直接詢問：

  顯示 'John Doe' 在 '東部' 區域，或 'Jane Smith' 在 '西部' 區域的所有銷售。

對於使用運算子和萬用字元的篩選：

• 舊方法： 在準則範圍的「金額」欄位中輸入 >5000。在「產品」欄位中輸入 *Pro*。
• Excelmatic 方法： 直接詢問：

  篩選資料，僅顯示金額大於 5000 且產品名稱包含 'Pro' 的銷售。

對於唯一記錄：

• 舊方法： 在進階篩選對話方塊中勾選「只顯示唯一記錄」。
• Excelmatic 方法： 直接詢問：

  給我一份北部區域中唯一銷售代表的清單。

步驟 3：檢視並迭代結果

Excelmatic 不僅僅給您最終答案。它會立即顯示篩選後的資料，並等待您的下一個指令。這就是對話式 AI 真正強大的地方。

您可以繼續完善您的結果：

• 「很好。現在從這個篩選後的資料中，按銷售金額從高到低排序結果。」
• 「新增一個欄位，計算銷售金額的 5% 佣金。」
• 「只保留前 10 個結果。」
• 「你能把這個變成按代表總結銷售的樞紐分析表嗎？」

這種迭代的、對話式的過程在僵化的 VBA 巨集中是不可能的。使用 Excelmatic，您可以自由地探索資料，跟隨您的思路。

步驟 4：匯出您的最終結果

一旦您對篩選後的資料感到滿意，只需點擊一下，您就可以將其下載為一個新的、乾淨的 Excel 檔案。所有複雜的篩選都已完成，輸出結果已準備好分享或用於報告。

對話範例：使用者 vs. Excelmatic

以下是典型對話的可能樣貌：

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

1. 我需要懂 VBA 或任何進階公式才能使用 Excelmatic 嗎？ 完全不需要。如果您能用一句話描述您的需求，您就可以使用 Excelmatic。它的設計目的就是取代對複雜公式和程式碼的需求。

2. 我將資料上傳到 Excelmatic 時安全嗎？ 是的。Excelmatic 的設計將資料安全放在首位。您的檔案在安全的雲端環境中處理，不會被分享或用於訓練其他 AI 模型。請務必參考官方隱私權政策以獲取詳細資訊。

3. Excelmatic 會修改我原始的 Excel 檔案嗎？ 不會。您原始的檔案在您的電腦上保持不變。Excelmatic 在其安全環境中處理您資料的副本。然後您可以將結果下載為新檔案。

4. 如果我的資料很亂或我的欄位標題不完美怎麼辦？ 雖然乾淨的資料總能產生最佳結果，但 Excelmatic 的 AI 通常足夠聰明，能夠理解欄位名稱的常見變化（例如，「銷售代表」、「銷售人員」、「代表姓名」）。您甚至可以請它幫助您清理資料，例如修剪多餘的空格或標準化格式。

5. 我可以使用 Excelmatic 進行複雜的日期篩選嗎？ 當然可以。您可以使用自然語言處理日期，這比 Excel 的日期函數容易得多。例如，您可以詢問「過去 90 天的銷售」、「2024 年第二季的交易」或「2023 年 3 月 1 日至 2023 年 5 月 15 日之間的資料」。

6. 如果 AI 不理解我的請求怎麼辦？ 就像與人交談一樣，您可以簡單地重新表述您的問題。嘗試更具體一些，或在提示中直接引用欄位名稱。例如，與其說「顯示大額銷售」，不如說「篩選出 '銷售金額' 超過 10,000 的列」。

開始使用：透過 Excelmatic 提升您的 Excel 工作流程

停止花費數小時建立和除錯脆弱的 VBA 巨集。您投入在設定複雜進階篩選系統上的時間，就是您沒有花在實際分析和決策上的時間。

使用像 Excelmatic 這樣的 AI 驅動工具，您可以以思考的速度工作。提出一個問題，得到答案，再提出另一個。您可以以傳統方法根本無法比擬的靈活性來剖析和探索您的資料。

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