關鍵要點：
- 將每月銷售數據從獨立的 Excel 檔案中整合是一項常見但耗時的任務，容易出現複製貼上錯誤，且對非專業人士而言難以自動化。
- 雖然 Power Query 提供了強大的手動解決方案，但其學習曲線陡峭，且仍需單獨步驟來建立樞紐分析表、圖表和最終分析。
- 像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 工具簡化了整個工作流程。只需上傳包含所有試算表的壓縮檔，並使用自然語言要求合併表格、樞紐分析報告和圖表，幾分鐘內即可獲得結果。
- 使用 Excelmatic 不僅能自動化數據整合，還能自動化後續分析，讓您能立即回答複雜問題，例如「每個月的前三大產品是什麼？」，而無需手動建立複雜的公式或報告。
問題背景與痛點
想像一下，現在是星期五下午。您是一位銷售分析師，剛剛接到一個「緊急」請求。您的經理需要一份截至目前的年度銷售合併報告，以便在星期一上午的執行董事會會議上使用。問題是？數據分散在多個 Excel 檔案中——每個月一個檔案——全都放在一個共享資料夾裡。
這種情況是典型的 Excel 難題。您需要將 Jan_Sales.xlsx、Feb_Sales.xlsx、Mar_Sales.xlsx 等檔案合併成一個主數據集。然後，您必須分析它以找出每月總額、比較績效並識別暢銷產品。
手動處理方式簡直是噩夢。您可以打開每個檔案，複製數據，然後貼到一個主試算表中。但如果您犯了錯誤怎麼辦？下個月，當新增了九月的檔案時呢？您將不得不重複整個過程。這不僅重複、緩慢，而且容易出錯。準確性和自動化至關重要，但傳統的 Excel 工作方式使兩者都難以實現。
傳統的 Excel 解決方案：步驟與限制
對於有經驗的 Excel 使用者來說，處理此任務的首選工具是 Power Query（也稱為「取得與轉換資料」）。它是內建於現代 Excel 中的一個極其強大的資料連接和轉換引擎。它允許您連接到一個資料夾，並自動合併其中的所有檔案。
雖然有效，但這種方法對一般使用者來說遠非簡單。它涉及多個步驟，感覺更像是開發人員的工具，而不是標準的 Excel 功能。
Power Query 如何運作：手動步驟
以下是使用 Power Query 合併檔案流程的高層次概述：
- 連接到資料夾： 在 Excel 中，導航至
資料 > 取得資料 > 從檔案 > 從資料夾。然後瀏覽並選擇包含所有每月銷售檔案的資料夾。 - 合併檔案： Power Query 會顯示檔案的預覽。您點擊「合併與轉換資料」。這時事情就變得複雜了。
- 瀏覽 Power Query 編輯器： Excel 會打開一個新視窗——Power Query 編輯器。它會要求您選擇一個範例檔案（例如
Jan_Sales.xlsx）作為合併其他檔案的範本。您需要從該檔案中選擇正確的工作表（例如Sheet1）。 - 轉換和清理資料： 資料現在已合併，但很少是完美的。在 Power Query 編輯器中，您必須執行幾項檢查和轉換：
- 確認欄位標題已正確提升。
- 檢查資料類型是否正確（例如
Date是日期，Sales Amount是貨幣）。 - 移除 Power Query 可能新增的任何額外欄位，例如您不需要的來源檔案名稱。
- 處理檔案間不一致可能導致的任何錯誤。
- 載入到 Excel： 一旦您滿意，點擊「關閉並載入」。合併後的資料會以動態表格的形式載入到您活頁簿的新工作表中。
- （手動）建立您的分析： 「自動化」到此為止。您現在有一個大型表格。為了回答經理的提問，您仍然需要手動：
- 建立一個樞紐分析表來按月份彙總銷售額。
- 建立另一個樞紐分析表或使用複雜的公式如
SUMIFS和FILTER來找出每個月的前三大產品。 - 建立圖表來視覺化每月績效。
傳統方法的限制
雖然 Power Query 比複製貼上進步了一大步，但它並非萬靈丹：
- 陡峭的學習曲線： Power Query 編輯器對於非資料專家的使用者來說令人生畏。其介面和 M 語言並不直觀。
- 僵化且耗時： 初始設定需要大量時間和專注力。如果出現新的臨時性問題（例如，「那前三大品牌呢？」），您必須編輯查詢或建立全新的樞紐分析表。
- 自動化不完整： Power Query 自動化了資料匯入，但沒有自動化分析。最具附加價值的工作——建立摘要、排名和視覺化——仍然是一個手動、多步驟的過程。
- 分析容易出錯： 即使有乾淨的資料表，您在設定樞紐分析表或編寫公式來尋找「前三大」產品時仍然可能犯錯。
當新增像 Sep_Sales.xlsx 這樣的檔案時，您必須記得去 資料 索引標籤點擊 全部重新整理。這比從頭開始好，但這不是一個完全自動化、「無需動手」的報告。
新解決方案：使用 Excel AI 代理（Excelmatic）
如果您可以跳過複雜的 Power Query 介面和手動建立樞紐分析表的過程呢？如果您可以直接告訴 Excel 您想要什麼，而它會完成其餘的工作呢？這正是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理的設計目的。
Excelmatic 充當您的個人資料分析師。您上傳檔案並用簡單的語言描述您需要的報告。AI 會為您處理整合、分析和視覺化。
讓我們使用 Excelmatic 來解決同樣的問題。
步驟 1：上傳您的資料
您無需連接到資料夾，只需將所有每月 Excel 檔案（Jan_Sales.xlsx、Feb_Sales.xlsx 等）放入一個 .zip 壓縮檔中。然後，直接將此壓縮檔上傳到 Excelmatic。
Excelmatic 會自動識別有多個檔案並準備進行整合。
步驟 2：用自然語言描述您的請求
現在，您可以像與人類助理交談一樣與 AI 對話。您不需要了解 Power Query 甚至樞紐分析表。只需提出您的需求。
以下是一些可用來處理經理請求的提示：
- 「首先，將所有上傳檔案中的資料合併成一個單一的表格。」
- 「建立一個樞紐分析表，顯示每個月的總『銷售金額，$』。同時顯示總計。」
- 「現在，你能找出每個月基於總『銷售金額，$』的前三大暢銷『產品』嗎？」
- 「建立一個長條圖來視覺化每個月的總銷售金額。」
步驟 3：檢視並迭代結果
Excelmatic 將處理您的請求並立即生成結果。它可能會建立一個新的合併資料表、一個樞紐分析表或一個圖表。
最棒的部分是這個過程的對話性質。您可以輕鬆地透過後續提問來完善或擴展您的分析。
以下是解決我們問題的範例對話：
使用者： 我上傳了一個包含每月銷售報告的壓縮檔。請將它們全部合併成一個單一的資料集。
Excelmatic： 完成。我已將所有 8 個檔案的資料合併成一個包含 1,500 列的表格。欄位包括日期、產品、品牌、價格、數量和銷售金額。接下來您想做什麼？
使用者： 顯示每個月的總銷售金額。
Excelmatic： 我已建立一個摘要表，按月份分組資料並加總『銷售金額，$』。這是結果。如果您願意，我也可以建立一個樞紐分析表。
使用者： 很好。現在，找出每個月按銷售金額排名的前三大產品。
Excelmatic： 我已分析資料並生成了一份報告，顯示每個月按總銷售額排名的前三大產品。您希望這是一個新表格還是整合到儀表板中？
使用者： 新表格就可以。最後，建立一個比較每月總銷售額的直條圖。
Excelmatic： 這是視覺化每月銷售總額的直條圖。您可以下載完整的分析，包括合併資料、摘要表和圖表，到一個新的 Excel 檔案中。
步驟 4：匯出您完成的報告
只需點擊一下，您就可以下載一個新的 Excel 活頁簿。此檔案將包含 Excelmatic 為您生成的所有內容：乾淨、合併的主資料表、摘要樞紐分析表以及準備好呈現的圖表。您的「緊急」報告在幾分鐘內完成，而不是幾小時。
傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較
| 方面 | 傳統方法 (Power Query + 手動樞紐分析表) | Excelmatic (AI 代理) |
|---|---|---|
| 完成時間 | 初始設定需 1-2 小時，加上手動分析的時間。 | 整個過程只需 5-10 分鐘。 |
| 所需技能 | 中級到高級：Power Query、樞紐分析表，可能需要複雜公式。 | 基礎：能夠用簡單語言描述業務需求。 |
| 靈活性 | 低。新問題需要編輯查詢或從頭建立新報告。 | 高。可以立即提出後續問題並以對話方式探索資料。 |
| 端到端自動化 | 部分。自動化資料匯入，但分析仍需手動。 | 完整。自動化整合、分析和視覺化。 |
| 錯誤可能性 | 高。可能在查詢設定、樞紐分析表配置或公式中出錯。 | 低。AI 處理技術實現，減少人為錯誤。 |
常見問題
問：使用 Excelmatic 需要了解任何 Excel 公式或 Power Query 嗎？ 答：完全不需要。Excelmatic 的整個目的就是消除對複雜公式和技術工具的需求。如果您能用一句話描述您的目標，您就可以使用 Excelmatic。
問：我將公司資料上傳到 Excelmatic 時安全嗎？ 答：資料安全是首要任務。Excelmatic 使用安全協定進行資料傳輸和儲存，並且不會與第三方分享您的資料。對於特定的合規需求，請始終參考官方的隱私權政策。您的原始檔案永遠不會被修改。
問：如果我的 Excel 檔案有欄位名稱不一致或資料混亂怎麼辦？ 答：AI 的設計使其能夠智慧地處理不一致性。它通常可以推斷出正確的對應關係（例如，一個檔案中的「Sales」和另一個檔案中的「Sales Amount」）。如果不確定，它會向您詢問澄清，這比除錯損壞的 Power Query 指令碼要容易得多。
問：Excelmatic 能處理 Excel 以外的檔案嗎？
答：可以。Excelmatic 支援多種檔案類型，包括 .xlsx、.csv 和 .tsv。您甚至可以上傳包含這些類型混合檔案的壓縮檔。
問：當我的資料夾中新增檔案時，報告會自動更新嗎？
答：這個過程並非像雲端儀表板那樣完全「即時」。然而，「自動化」來自於重複執行的速度。下個月，當 Sep_Sales.xlsx 準備好時，您只需將其新增到您的壓縮檔中，重新上傳，並可以使用您儲存的對話提示在幾秒鐘內重新執行相同的分析。這仍然比手動的 Power Query 重新整理和重建工作流程快得多。
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不要再讓合併檔案等重複性任務耗盡您的時間和精力。與複雜查詢或令人麻木的複製貼上搏鬥的日子已經結束。有了 Excel AI 代理，您可以專注於真正重要的事情：從資料中獲取洞察，而不僅僅是準備資料。
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