Microsoft Excel 無需過多介紹。作為資料分析中的經典工具，Excel 結合了強大的功能與使用者友善的介面，使其非常適合成熟的資料分析師和技術背景較弱的使用者。得益於其與 Microsoft BI 堆疊（包括 PowerBI）的無縫整合，它也是一個極佳的工具。儘管其他資料分析工具（如 Python 和 R）日益普及，Excel 仍然是任何資料從業者的必備工具。

在 ChatGPT 發布後，許多人開始使用它來協助處理 Excel 相關任務。最初，這是一個在 ChatGPT 介面和 Excel 試算表之間複製貼上的繁瑣、耗時過程。這個過程迅速演變，產生了兩種截然不同且強大的方法，將 AI 整合到您的工作流程中：專用的 AI 增益集和獨立的 AI 代理。

在本指南中，我們將探討這些不斷發展的解決方案。我們將從檢視流行的 "ChatGPT for Excel" 增益集開始，它將生成式 AI 直接帶入您的試算表儲存格中。然後，我們將介紹一種更具革命性的方法：像 Excelmatic 這樣的 AI 代理，它們從頭到尾處理您的整個請求。我們將比較每種工具處理常見資料分析任務的方式，幫助您決定哪種最適合您的需求。

方法一：使用 ChatGPT for Excel 增益集進行工作表內 AI 處理

超越手動複製貼上的第一個重大演進是透過增益集將 AI 直接整合到 Excel 中。最著名的例子是 "ChatGPT for Excel" 外掛程式。

什麼是 ChatGPT for Excel？

ChatGPT for Excel 是一個旨在自動化 Excel 內重複性任務的外掛程式。它是 ChatGPT for Work 的一部分，這是一套用於 Microsoft Excel、Word、Google Sheets 和 Docs 的擴充功能。這些工具使您能夠提示 ChatGPT 和其他生成式 AI 模型來完成寫作、翻譯、分類、提取、重新格式化和總結等任務。

GPT for Excel 提供了兩個關鍵功能來提高效率：

• GPT 函數：這些自訂函數，如 =GPT()，允許您執行可以鏈接在一起的複雜操作，從而擴展 Excel 的原生公式功能。
• 批量工具：這些工具允許您使用簡單的提示對整個欄位進行大規模操作，而無需為每個儲存格編寫公式。

此增益集提供免費試用，之後根據令牌使用量按需付費。

開始使用 ChatGPT for Excel 增益集

安裝和設定增益集是一個簡單直接的過程。

安裝外掛程式

前往 GPT for Excel Word 擴充功能安裝頁面 並點擊「在 Excel 中開啟」開始。您需要授予 Microsoft 使用此擴充功能的權限。

安裝完成後，您可以在桌面版和網路版 Excel 的「常用」索引標籤中存取它。

設定增益集

使用此外掛程式很簡單。您可以選擇先進的 AI 模型，如 GPT-4o、GPT-4 Turbo 和 Claude-3.5 Sonnet。您也可以使用自己的 OpenAI 或 Anthropic API 金鑰，以實現潛在的成本節省或存取微調後的模型。

方法二：使用像 Excelmatic 這樣的 AI 代理實現全面自動化

雖然增益集增強了 Excel 現有的基於公式的工作流程，但一個新的工具類別——AI 代理——正在興起，以徹底改變它。Excelmatic 是這種新一代方法的典型代表。

Excelmatic 是一個 Excel AI 代理，可提供即時答案、圖表和 AI 洞察。您無需在試算表內工作或學習新函數，您的工作流程變得更加簡單：

1. 上傳您的檔案。

2. 用純語言提出您的需求。
3. Excelmatic 為您完成。

這種對話模式繞過了儲存格參照、公式語法和資料操作步驟的複雜性。Excelmatic 旨在理解您的目標——例如「分析客戶回饋」或「建立銷售趨勢圖」——並交付最終結果，無論是清理後的資料集、洞察摘要還是即用型圖表。它更側重於直接為您提供解決方案，而不是幫助您在 Excel 中建構解決方案。

正面交鋒：增益集 vs. AI 代理處理常見任務

讓我們看看這兩種方法在執行日常 Excel 任務時的表現如何。

使用案例 1：資料準備

資料準備通常繁瑣但至關重要。以下是工具的比較。

使用 ChatGPT 增益集：格式化和提取

該增益集為這些任務提供了特定的函數。

• 資料格式化： 使用 GPT_FORMAT()，您可以標準化日期、貨幣、地址等。要格式化一欄日期，您需要在相鄰欄位中插入公式並向下拖曳。

• 資料提取： GPT_EXTRACT() 函數從文字區塊中提取特定資訊，如電子郵件地址或公司名稱。同樣，這需要將公式應用到一系列儲存格上。

使用像 Excelmatic 這樣的 AI 代理

使用 Excelmatic，您可以跳過公式。您只需上傳試算表並提出要求：

「將『訂單日期』欄中的所有日期標準化為 YYYY-MM-DD 格式。」

「從『備註』欄中提取所有電子郵件地址，並將它們放入一個名為『電子郵件』的新欄位中。」

結論： 增益集為您提供了細粒度的、工作表內的控制，這可能很強大。然而，Excelmatic 為達成相同結果提供了一條更快、更直覺的路徑，特別是對於不想處理公式語法和儲存格操作的使用者。

使用案例 2：資料分析

一旦您的資料清理完畢，就該進行分析了。

使用 ChatGPT 增益集：情感分析

情感分析是一個典型的分類任務。該增益集使用 GPT_CLASSIFY() 函數。例如，要分析客戶回饋，您需要將此公式應用於每條評論，告訴 AI 將其分類為「正面」、「負面」或「中性」。

使用像 Excelmatic 這樣的 AI 代理

使用 Excelmatic 的過程是以目標為導向，而不是以函數為導向。您會這樣問：

「對『客戶回饋』欄進行情感分析，並給我一份結果摘要。」

Excelmatic 不僅會對每個條目進行分類，還可以立即提供摘要，例如「75% 的回饋是正面的，常見主題圍繞著『快速送貨』和『良好品質』」。

結論： 增益集成功地自動化了逐個儲存格的任務。Excelmatic 更進一步，不僅提供原始分類，還提供綜合後的洞察，而這通常是分析的最終目標。

使用案例 3：報告和視覺化

這是兩種方法差異最明顯的地方。

使用 ChatGPT 增益集

該增益集可以幫助您準備資料以製作圖表。例如，您可以使用 GPT_SUMMARIZE() 或其他函數來建立摘要表。但是，您仍然需要使用 Excel 的內建圖表工具來視覺化這些資料。沒有像 =GPT_CHART() 這樣的函數。AI 幫助處理「做什麼」，但您仍然需要處理視覺化的「如何做」。

使用像 Excelmatic 這樣的 AI 代理

圖表生成是 Excelmatic 的核心功能。您可以直接要求所需的視覺化：

「建立一個顯示各區域總銷售額的長條圖。」

「生成過去一年月度收入的折線圖。」

Excelmatic 會直接交付圖表本身，提供即時的、可供簡報使用的視覺化內容。

結論： 對於報告和視覺化，Excelmatic 提供了明顯且顯著的優勢。它將從原始資料到最終圖表的整個過程自動化，節省了時間和技術步驟。

哪種 AI 方法適合您？

最好的工具完全取決於您的工作流程和您想要達成的目標。

• 選擇 ChatGPT 增益集如果： 您是熟悉公式的 Excel 進階使用者。您希望在現有試算表的基礎上，以逐個儲存格的方式增強 AI 功能，並在工作表內保持細粒度控制。

• 選擇像 Excelmatic 這樣的 AI 代理如果： 您想直接獲得答案。您的目標是快速、準確地生成報告、圖表和洞察，而不想陷入編寫公式或執行手動資料操作的困境。您偏好對話式、以結果為導向的工作流程。

手動方法：不使用擴充功能來使用 ChatGPT

當然，還有第三種選擇：使用標準的 ChatGPT 網頁介面。這是最初獲得 AI 協助處理 Excel 的方法。您可以描述您的資料並請求一個公式，然後將其複製貼上到您的工作表中。

如您所見，ChatGPT 輸出了公式並附帶解釋。您只需點擊「複製程式碼」並將公式貼上到 Excel 儲存格中。

這種方法是免費的（使用 ChatGPT 的免費版本），並且對於偶爾的求助很有用。然而，對於任何重複性或複雜的任務來說，這是最麻煩且效率最低的方法，這使得整合式增益集或專用代理對於常規使用來說遠為優越。

結論

AI，無論是作為一個概念還是一套實用工具，正在徹底改變資料從業者使用 Excel 的方式。從強化公式的工作表內函數，到自動化整個分析的智慧代理，您觸手可及的力量從未如此強大。

在像 ChatGPT for Excel 這樣的增益集和像 Excelmatic 這樣的 AI 代理之間做出選擇，歸根結底取決於您偏好的工作流程：您是希望 AI 協助您在 Excel 中工作，還是希望 AI 為您完成工作？兩者都是引人注目的選擇，可以節省時間並釋放新的能力。

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