關鍵要點：
- 在 Excel 中計算完整服務年資以處理如退休金歸屬等 HR 任務，通常需要使用複雜且隱藏的
DATEDIF函數，這是一個手動且容易出錯的過程。 - 像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 工具可以自動化整個工作流程。您只需用簡單的語言要求計算年資、識別已歸屬員工並排序數據，無需編寫任何公式。
- 使用 Excelmatic 能大幅減少花在重複性 HR 報告上的時間，消除公式錯誤，並提供即時靈活性來回答有關員工數據的臨時問題。
HR 挑戰：識別已歸屬員工
想像一下，您是一位 HR 經理。又到了一年一度的這個時候——您需要確定哪些員工有資格獲得特殊的退休金福利。規則很簡單：任何在特定截止日期（例如今年 9 月 30 日）之前已在公司完成 10 年或以上服務的員工，即被視為「已歸屬」。
您有一個標準的 Excel 試算表，其中包含所有員工的列表、他們的職位和入職日期。現在工作開始了。您如何準確計算每個人的「完整年數」？
這並不像從當前年份減去起始年份那麼簡單。一位於 2014 年 10 月 15 日入職的員工，到 2025 年 9 月 30 日尚未完成 10 個完整年。簡單的年份相減會得出錯誤結果。您需要一種精確可靠的方法。計算完年資後，您還需要標記已歸屬員工、為報告排序列表，並篩選出不符合資格的員工。這個多步驟的過程雖然常見，卻是手動 Excel 工作變得繁瑣且容易出錯的完美例子。
傳統 Excel 解決方案：步驟與限制
對於經驗豐富的 Excel 用戶來說，這個問題需要一套特定的函數和工具。傳統方法涉及日期函數、邏輯函數和手動數據操作的組合。
首選公式：DATEDIF + IF
最常見的解決方法是使用 DATEDIF 函數。有趣的是，DATEDIF 是 Excel 中一個「隱藏」的兼容性函數；它不會出現在公式自動完成列表中，所以您必須知道它的存在。
該函數的語法是 DATEDIF(start_date, end_date, unit)。
start_date：員工的入職日期（例如儲存格C2）。end_date：歸屬截止日期（例如 "2024-09-30"）。unit：要返回的間隔類型。"y"給出完整年數。
因此，要計算入職日期在儲存格 C2 的員工的服務年數，公式將是：
=DATEDIF(C2, "2025-09-30", "y")
但這只是第一步。要檢查歸屬狀態，您需要將其包裝在一個 IF 函數中：
=IF(DATEDIF(C2, "2025-09-30", "y") >= 10, "Vested", "Not Vested")
完整的手動工作流程
一旦有了公式，過程如下：
- 編寫公式： 在「狀態」欄的第一個儲存格中仔細輸入
IF(DATEDIF(...))公式。 - 拖曳填充： 雙擊或拖曳填滿控點，將此公式套用到列表中的每個員工。
- 排序數據： 選擇數據範圍，前往
資料索引標籤，點擊排序，並設定自訂排序順序（例如，按職位：專員，然後團隊主管，最後資深經理）。 - 篩選結果： 對「狀態」欄套用篩選，並僅選擇「Vested」以查看最終列表。
手動方法的限制
雖然這個過程有效，但遠非理想，尤其是在繁忙的 HR 部門。
- 複雜性與隱蔽性：
DATEDIF函數對許多用戶來說並不直觀。如果您事先不知道它，很可能會浪費時間尋找解決方案。 - 容易出錯： 公式中的一個拼寫錯誤、拖曳時錯誤的儲存格參照，或是明年被遺忘的硬編碼日期，都可能導致錯誤的歸屬決策，從而產生嚴重後果。
- 僵化且不靈活： 如果您的經理突然問：「很好，現在你能告訴我到明年第一季末誰會歸屬嗎？」您必須回去編輯公式中的硬編碼日期，並重新套用到所有列。每個新問題都需要手動更改公式。
- 耗時： 雖然對於小型列表可能只需要 15 分鐘，但這個任務的擴展性很差。對於擁有數千名員工的公司，這個過程會變成一個巨大的時間消耗，並且每個類似的報告請求都需要重複進行。
新解決方案：使用 Excel AI 代理 (Excelmatic)
與其記住隱藏函數並點擊選單，如果您可以直接告訴 Excel 您需要什麼呢？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理的威力。您上傳檔案並使用簡單的語言來完成分析。
讓我們使用 Excelmatic 來解決完全相同的歸屬問題。
步驟 1：上傳您的員工數據
首先，導航到 Excelmatic 並上傳包含員工列表的 Excel 或 CSV 檔案。平台將讀取您的數據並顯示預覽。確保您的欄位有清晰的標題，如「員工姓名」、「職位」和「入職日期」。
步驟 2：用簡單語言描述您的目標
現在，您無需編寫公式，只需與 AI 對話即可。您可以一次性要求整個工作流程，或將其分解為步驟。
以下是一些您可以使用的提示範例：
- 「建立一個名為『服務年資』的新欄位，計算『入職日期』與 2025 年 9 月 30 日之間的完整年數。」
- 「新增另一個名為『歸屬狀態』的欄位。如果『服務年資』為 10 年或以上，則應顯示『已歸屬』。否則，應顯示『未歸屬』。」
- 「現在，按『職位』對整個表格進行排序。順序應為專員，然後團隊主管，最後資深經理。」
- 「篩選表格，僅顯示『歸屬狀態』為『已歸屬』的列。」
Excelmatic 將處理每個請求，執行計算，新增欄位，並為您操作表格，在每個步驟向您顯示結果。
步驟 3：審查、迭代並提出後續問題
這是 AI 方法真正閃耀的地方。結果會立即出現。但如果您有後續問題呢？您可以直接提問。
用戶： 我已上傳我的員工列表。你能計算他們截至 2024 年 9 月 30 日的服務年資，並告訴我誰已歸屬（10 年以上）嗎？
Excelmatic： 完成。我已新增『服務年資』欄位和『歸屬狀態』欄位。有 47 名員工符合『已歸屬』資格。您想查看列表嗎？
用戶： 是的。請僅向我顯示已歸屬的員工，並按職位對他們進行排序。
Excelmatic： 好的，我已篩選列表，僅顯示 47 名已歸屬員工，並按職位對他們進行了排序。您現在可以查看數據或下載結果檔案。
用戶： 實際上，你能按職位對這些已歸屬員工進行分組，並給我每組的數量嗎？然後建立一個長條圖來視覺化它。
Excelmatic： 當然。這是一個摘要表格，顯示了每個職位的已歸屬員工人數，以及用於視覺化的長條圖。
這種對話式的「假設」分析，用傳統公式幾乎不可能如此快速地完成。使用 Excelmatic，您只需提問，就可以從任何角度探索您的數據。
步驟 4：匯出您的結果
一旦您滿意，只需點擊一下即可將最終篩選和排序後的列表下載為新的 Excel 檔案。數據已準備好用於您的報告或簡報，而無需編寫任何 =IF(DATEDIF(...))。
傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較
| 方面 | 傳統 Excel 方法 | Excelmatic (AI 代理) 方法 |
|---|---|---|
| 時間 | 15-30 分鐘，取決於複雜性和列表大小。 | 1-2 分鐘，與列表大小無關。 |
| 所需技能 | 了解 DATEDIF、IF、排序與篩選工具。 |
能夠用簡單語言描述業務需求。 |
| 靈活性 | 低。更改需要手動更新公式和篩選器。 | 高。透過聊天即時回答後續問題。 |
| 錯誤風險 | 高。拼寫錯誤、錯誤範圍和邏輯錯誤很常見。 | 低。AI 一致地處理計算和邏輯。 |
常見問題
1. 我需要知道像 DATEDIF 這樣的 Excel 公式才能使用 Excelmatic 嗎？ 完全不需要。Excelmatic 的全部目的就是消除您記憶和編寫複雜公式的需要。您只需要描述您想要的結果。
2. 我將敏感的員工數據上傳到 Excelmatic 時安全嗎？ Excelmatic 的設計考慮了數據安全性。所有數據在傳輸和靜態時都經過加密。有關安全性和隱私政策的具體細節，最好查閱官方網站。您的原始檔案不會被修改。
3. 如果我的日期格式很奇怪怎麼辦？ Excelmatic 的 AI 旨在自動識別和處理各種常見的日期格式，因此在大多數情況下，您無需擔心預先格式化數據。
4. 我可以輕鬆更改歸屬標準嗎？ 當然可以。如果年資要求更改為 12 年，或者截止日期移動到 12 月 31 日，您只需提出一個新問題。例如：「重新計算所有內容，但這次使用 12 年作為要求，日期為 2024 年 12 月 31 日。」您將在幾秒鐘內得到新結果。
5. 我可以在自己的 Excel 工作簿中使用結果嗎？ 可以。您可以將完全處理後的數據下載為新的 Excel 檔案，或者直接從網頁介面複製結果並貼上到您現有的工作簿中。
採取行動：立即升級您的 Excel 工作流程
您花在與公式搏鬥、手動排序數據和重新製作報告上的每一個小時，都是本可以用於更具戰略性的 HR 計劃的時間。計算員工年資的傳統方法是 AI 自動化完美適配的經典任務範例。
通過擁抱像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理，您不僅僅是找到了一種更快獲得答案的方法；您正在從根本上改變與數據的關係。您成為了一位可以提出任何問題並獲得即時、準確回應的分析師。
別再讓繁瑣的任務拖累您。立即試用 Excelmatic，將您的下一個 HR 報告任務從 30 分鐘的苦差事變成 30 秒的對話。
