停止在 Excel 中手動劃除任務：如何用 AI 自動化完成

問題背景與痛點

如果您曾經在 Excel 中管理過專案、團隊工作量，甚至是個人待辦事項清單，您一定體會過將任務標記為「完成」的簡單滿足感。一種常見的視覺化做法是對任務描述套用刪除線。它能立即傳達該項目已完成且無需再關注，為原本雜亂的清單帶來清晰度。

這個場景很熟悉：您的工作表有「任務名稱」、「負責人」、「到期日」和「狀態」等欄位。當團隊成員將其任務狀態更新為「完成」時，您希望工作表能自動反映此進度。

但 Excel 並未讓這件事聽起來那麼簡單。您只剩下幾個令人沮喪的選擇：

• 手動格式設定： 您得找出每個已完成的任務，然後按下 Ctrl+5。對於少數項目來說還可以管理，但對於每天更新數十或數百個任務的清單來說，這無疑是單調乏味和出錯的根源。您漏掉了一個嗎？您劃錯了行嗎？
• 複雜的規則： 您可能會嘗試使用條件式格式設定。雖然功能強大，但這個功能感覺就像一個充滿選單、對話方塊和公式語法的迷宮。對許多使用者來說並不直觀，並且隨著清單增長或規則改變，管理起來會令人頭痛。

核心問題在於，一個簡單、普遍的需求——「當這個任務完成時，把它劃掉」——在傳統的 Excel 環境中，需要不成比例的手動操作或技術知識。這種摩擦會拖慢您的速度，並分散您對實際管理工作的注意力。

傳統 Excel 解決方案：步驟與限制

為了解決這個問題，有經驗的 Excel 使用者通常會採用兩種主要方法：快速但粗糙的手動方法，或是更穩健但複雜的條件式格式設定。

手動方法：快捷鍵與選單

對於一次性更改，手動方式最快。

1. 選取包含您要劃掉任務的儲存格。
2. 按下鍵盤快捷鍵 Ctrl+5。
3. 或者，按下 Ctrl+1 開啟 儲存格格式 對話方塊，導覽至 字型 索引標籤，然後勾選 刪除線 方塊。

這方法有效，但對於動態清單來說不是一個「解決方案」。它純粹是手動操作，有幾個限制：

• 耗時： 在大型專案計畫中對數十個任務套用此格式，是一項令人麻木、重複乏味的苦差事。
• 容易出錯： 很容易意外地將格式套用到錯誤的儲存格，或忘記對已完成的任務套用格式，導致專案狀態視圖不準確。
• 非動態： 如果任務的狀態被錯誤地更改為「完成」然後又恢復，您必須記得回去手動移除刪除線。格式與資料並未連結。

「更聰明」的方法：條件式格式設定

條件式格式設定允許您根據儲存格的值自動套用格式。要在任務狀態為「完成」時套用刪除線，您需要遵循以下步驟：

1. 選取包含任務名稱的儲存格範圍（例如 A2:A100）。
2. 前往 常用 索引標籤，點擊 條件式格式設定，然後選擇 新增規則。
3. 在對話方塊中，選擇 「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」。
4. 在公式列中，輸入一個參照狀態欄的公式。如果您的狀態在 C 欄，公式會是 =$C2="Done"。
5. 點擊 格式... 按鈕，勾選 刪除線 方塊，然後點擊兩次確定。

雖然這比手動方法改進了很多，但它本身也帶來一系列挑戰：

• 複雜性： 此過程涉及瀏覽多個選單並理解建立規則的概念。這對臨時的 Excel 使用者來說常常令人生畏。
• 公式焦慮： 為什麼是 =$C2 而不是 $C$2 或 C2？相對參照與絕對參照之間的細微差別是常見的失敗點。公式中的一個小錯誤可能導致規則完全失效，且幾乎沒有回饋說明哪裡出錯。
• 維護負擔： 當您向清單新增任務時，必須記得更新條件式格式設定規則的「套用至」範圍。如果不這樣做，新任務將無法正確格式化。
• 僵化： 如果老闆要求快速更改怎麼辦？「能不能也把逾期的任務背景設為紅色？」這需要設定第二個複雜的規則。「能不能把所有完成的任務移到歸檔工作表？」條件式格式設定根本做不到這一點——您又得回到手動操作。

新解決方案：使用 Excel AI（搭配 Excelmatic）

與其和選單及公式搏鬥，何不直接告訴 Excel 您想要什麼？這正是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理程式的設計目的。您專注於「要做什麼」（您的目標），而 AI 則處理「如何做」（Excel 中的步驟）。

整體概念

使用 Excelmatic，您上傳您的任務清單，然後使用類似聊天的介面，用簡單的語言描述您需要的格式設定。AI 會分析您的資料和請求，然後為您套用正確的格式設定、公式，甚至是條件式格式設定規則。

讓我們使用這種新方法來解決同樣的問題——自動對已完成的任務套用刪除線。

使用 Excelmatic 的逐步指南

1. 上傳您的資料檔案 只需將您的 Excel 或 CSV 任務清單拖放到 Excelmatic 網頁介面中。AI 將讀取您的標題和資料結構。

2. 用自然語言描述您的目標 現在，您無需點擊選單，只需在聊天框中輸入您的請求即可。以下是您可以使用的幾個提示範例：

   • 「對於『狀態』欄為『已完成』的每一列，對『任務名稱』欄中的文字套用刪除線格式。」
   • 「我想劃掉任何標記為『完成』的任務。」
   • 「建立一個條件式格式設定規則：如果 C 欄等於『完成』，則對同一列的 A 欄儲存格套用刪除線。」

3. 檢視結果並進行迭代 Excelmatic 將處理您的請求，並向您顯示更新後表格的預覽。它可能還會確認其操作，例如：「我已套用一個條件式格式設定規則，將自動對標記為『已完成』的任務套用刪除線。」

   真正的威力來自於能夠繼續對話。您可以輕鬆地在初始請求的基礎上進行擴展：

   • 「很好。現在，也將清單排序，讓所有『已完成』的任務排在底部。」
   • 「您能否也將『到期日』已過且『狀態』不是『已完成』的任何任務以紅色高亮顯示？」
   • 「篩選出所有已完成的任務，並在名為『歸檔』的單獨工作表中顯示它們。」

4. 匯出您的檔案 一旦您對結果滿意，就可以下載一個包含所有已套用格式設定、規則和更改的新 Excel 檔案。您的原始檔案保持不變。您可以開啟下載的檔案，查看 AI 為您建立的條件式格式設定規則。

Excelmatic 中的範例對話

以下是典型互動的可能樣貌：

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

問：使用 Excelmatic 做這件事需要懂任何 Excel 公式嗎？
答：完全不需要。您只需要描述您想要的結果，例如「劃掉已完成的任務」。AI 會將您的語言指令轉換為正確的 Excel 規則。

問：Excelmatic 會修改我原始的 Excel 檔案嗎？
答：不會。Excelmatic 在安全的雲端環境中處理您資料的副本。您的原始檔案永遠不會被更改。您下載的是包含結果的新檔案。

問：我的公司使用『Finished』而不是『Done』來表示狀態。Excelmatic 能處理嗎？
答：可以。因為您使用的是自然語言，所以可以很具體。只需告訴 AI：「當狀態為『Finished』時，套用刪除線。」它會適應您的特定術語。

問：Excelmatic 能處理刪除線以外的格式嗎？
答：當然可以。您可以要求它根據任何條件套用任何格式——顏色、粗體、斜體。您還可以要求它進行排序、篩選、建立樞紐分析表、生成公式和建立圖表。

問：將我公司的資料上傳到 Excelmatic 安全嗎？
答：Excelmatic 的建置以資料安全為優先。所有資料都經過加密，並在安全環境中處理。有關資料處理和隱私的具體細節，最好查閱網站上的官方隱私權政策。

問：我可以看到 Excelmatic 建立的條件式格式設定規則嗎？
答：可以。當您下載結果 Excel 檔案時，AI 套用的條件式格式設定規則會儲存在檔案中。您可以透過在 Excel 中前往 常用 > 條件式格式設定 > 管理規則 來檢查它們。

採取行動：立即革新您的 Excel 工作流程

想想您每週花在手動格式化報告和追蹤清單上的時間。每一分鐘花在點擊選單或除錯公式上的時間，都是沒有花在策略性工作上的一分鐘。繼續使用舊方法，意味著接受這種低效率作為業務成本。

使用像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理程式，您可以收回這些時間。您不再是 Excel 操作員，而是成為一位管理者，只需將繁瑣的任務委派給一個能幹的 AI 助手。您的任務清單將更準確、始終保持最新狀態，並且更便於所有人閱讀。

準備好試試看嗎？立即免費試用 Excelmatic。上傳您一直在處理的那份待辦事項清單，並使用本文中的一個提示。親眼看看簡單的對話如何改變您的 Excel 工作流程。