核心要點：
- 從原始數據手動建立銷售報告涉及繁瑣的任務，例如使用
MID函數提取文字，以及使用SUMIFS和COUNTIFS建立複雜的摘要表格。 - 像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 工具，可以用自然語言取代這些手動步驟。您只需描述您需要的報告，AI 就會為您建立。
- 使用 Excelmatic 能將報告建立時間從數小時大幅縮短至數分鐘，減少人為錯誤，並實現傳統方法無法比擬的靈活、即時分析。
問題背景與痛點
對於許多銷售分析師、營運經理和企業主來說，每週或每月的銷售報告週期是再熟悉不過的苦差事。您會從 CRM 或電商平台收到原始數據匯出檔，而您的任務就是將這些雜亂的試算表轉化為給管理層的深入報告。
假設您有一個像這樣的銷售數據表。它包含一個 Ref 欄位，這是一個包含產品、地區和其他識別碼的串聯代碼，以及每筆交易的 Sales 值。
最直接的挑戰是，關鍵資訊——地區代碼——被埋在 Ref 字串中。在您開始分析績效之前，必須先提取這些數據。接著，管理層想要一份摘要：
- 每個地區的總銷售額是多少？
- 每個地區有多少筆銷售達到或超過了 2,500 美元的季度目標？
- 能否用一個簡單易讀的圖表來展示？
這個看似簡單的要求，在 Excel 中很快就會演變成一連串手動且容易出錯的任務。您會發現自己需要建立輔助欄、編寫複雜的公式，並小心翼翼地建立圖表，同時還得祈禱下個月的原始數據格式不會改變。每次新的數據匯入都意味著重複這個過程，這是您工作中耗時且缺乏靈感的部分。
傳統 Excel 解決方案：步驟與限制
要在 Excel 中手動應對這個挑戰，您通常需要遵循一個多步驟流程，這需要對幾個關鍵函數和功能有紮實的理解。
步驟 1：使用公式提取地區代碼
首先，您需要從 Ref 欄位中取出地區代碼。由於代碼是中間的三位數字（例如 "LON-101-PROD"），MID 函數就是合適的工具。您需要在一個新欄位（例如 C 欄）中寫入公式：
=MID(A2, 5, 3)
這個公式告訴 Excel 從儲存格 A2 中文字的第 5 個字元開始，提取 3 個字元。然後您需要將此公式向下拖曳套用到所有列。
步驟 2：使用 SUMIFS 和 COUNTIFS 建立摘要表格
接下來，您需要建立一個單獨的報告來摘要數據。您需要建立一個不重複的地區代碼清單，然後使用兩個功能強大但複雜的函數：
- 取得每個地區的總銷售額：
SUMIFS(range_to_sum, criteria_range, criteria) - 計算超過目標的銷售筆數：
COUNTIFS(criteria_range, criteria)
您的摘要表格可能看起來像這樣，每個儲存格都包含一個精確引用您數據的公式。
步驟 3：建立圖表
最後，您需要選取新的摘要表格並插入直條圖。接著，您需要手動調整圖表標題、座標軸標籤，或許還有顏色，使其適合用於管理報告。
手動方法的限制
雖然這種方法可行，但它充滿了效率低下和風險：
- 學習曲線高： 您需要熟悉文字函數（
MID）和條件彙總函數（SUMIFS、COUNTIFS）。公式中的一個小錯誤，例如錯誤的範圍或條件，都可能導致難以發現的錯誤結果。 - 僵化且不靈活： 您的報告是為一個特定需求建立的。如果您的經理問：「很好，現在可以給我看銷售額在 1,000 美元到 2,500 美元之間的筆數嗎？」您必須回去編寫新的
COUNTIFS公式，並調整您的摘要表格。快速的臨時問題變成了小型專案。 - 維護噩夢： 如果
Ref代碼的格式發生變化（例如，地區代碼變成 4 位數或位置移動），您的MID公式就會失效。您必須診斷問題並在整個數據集中更新它。 - 耗時： 整個過程——提取、摘要、製圖——可能需要 30 分鐘到幾個小時，具體取決於數據大小和複雜度。這些寶貴的時間本可以用於實際的分析和策略制定。
新方法：使用 Excel AI 助手 (Excelmatic)
與其成為一個編寫公式的機器，如果您可以直接告訴 Excel 您需要什麼呢？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 助手所承諾的。您上傳原始檔案，使用簡單的語言就能在幾秒鐘內獲得您需要的分析、報告和圖表。
以下是您如何使用 Excelmatic 解決完全相同問題的方法。
步驟 1：上傳您的原始數據檔案
首先，只需將包含原始銷售數據的 Excel 或 CSV 檔案直接拖放到 Excelmatic 介面中。AI 將立即讀取您的數據並顯示預覽。
步驟 2：用簡單語言描述您的需求
現在，您無需編寫公式，只需與 AI 對話。您可以將任務分解為簡單、對話式的請求。
提取地區代碼：
建立一個名為「地區代碼」的新欄位，方法是從「Ref」欄位中提取第一個連字號後面的 3 個字元。
生成摘要報告：
建立一個摘要表格，顯示按新「地區代碼」欄位分組的總銷售額以及銷售額達到或超過 2500 的筆數。
建立圖表：
根據摘要表格，生成一個顯示每個地區總銷售額的直條圖。
步驟 3：檢視、迭代並提出後續問題
Excelmatic 處理您的請求並立即生成結果——無論是新欄位、摘要表格還是圖表。最棒的是，您可以繼續對話以完善結果或深入挖掘。
這種「對話驅動的分析」正是 AI 真正超越傳統方法的地方。
使用者： 我已上傳我的銷售數據。首先，建立一個名為「地區代碼」的新欄位，方法是從「Ref」欄位中提取第一個連字號後面的 3 位數字。
Excelmatic： 完成。我已將「地區代碼」欄位新增到您的數據中。接下來您想做什麼？
使用者： 很好。現在建立一份摘要報告，計算每個地區的總銷售額，並統計有多少筆銷售達到或超過 2,500 美元。請按總銷售額從高到低排序結果。
Excelmatic： 我已按照您的要求生成了摘要表格，並按總銷售額降序排列。該表格包含「地區代碼」、「總銷售額」和「銷售額 >= 2500 的筆數」。
使用者： 太好了。現在建立一個直條圖來視覺化每個地區的總銷售額。將圖表標題設為「各地區總銷售額」。
Excelmatic： 直條圖已建立。您可以在下方檢視，並下載包含新數據、摘要表格和圖表的完整分析結果到一個新的 Excel 檔案中。
傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較
| 方面 | 傳統 Excel | Excelmatic (Excel AI) |
|---|---|---|
| 完成時間 | 30-60 分鐘 | 2-5 分鐘 |
| 所需技能 | MID、SUMIFS、COUNTIFS、製圖 |
簡單英語，描述需求的能力 |
| 靈活性 | 低。變更需要新公式。 | 高。提出後續問題以迭代。 |
| 錯誤可能性 | 高。容易出現公式和範圍錯誤。 | 低。AI 處理邏輯和語法。 |
| 維護性 | 脆弱。來源格式變更時會失效。 | 有彈性。對新數據重新執行相同的提示。 |
常見問題
1. 使用 Excelmatic 需要了解任何 Excel 公式嗎？ 完全不需要。Excelmatic 的全部目的就是將您的簡單英語請求轉換為正確的數據操作、公式和視覺化。您只需要知道您想回答什麼業務問題。
2. 將數據上傳到 Excelmatic 時，我的數據安全嗎？ 數據隱私和安全是首要任務。Excelmatic 採用企業級安全協議設計，以確保您的數據得到負責任的處理。有關具體細節，您可以隨時參考網站上的官方隱私政策。您的原始檔案永遠不會被修改。
3. 如果我的數據比這個例子更混亂怎麼辦？ Excelmatic 的 AI 經過訓練，可以處理各種數據清理和轉換任務。您可以用單一指令要求它刪除重複項、拆分欄位、標準化格式或填補缺失值。
4. 我可以將 Excelmatic 生成的公式或圖表用於我自己的 Excel 檔案嗎？ 可以。您可以將完整的結果下載為一個新的、功能齊全的 Excel 檔案。表格、圖表，甚至底層公式（如適用）都包含在內，供您使用、修改或複製到現有的工作簿中。
5. 這與使用樞紐分析表相比如何？ 樞紐分析表是一個強大的工具，但許多用戶發現配置它很困難。使用 Excelmatic，您只需說：「建立一個按地區和月份顯示銷售額的樞紐分析表」，AI 就會為您建立。這是更快獲得相同結果的方法，並且具有能夠要求進行超出單一樞紐分析表能力的進一步分析的額外好處。
立即開始：使用 Excelmatic 升級您的 Excel 工作流程
不要再讓繁瑣、重複的任務消耗您的生產力。您花在與 MID 和 SUMIFS 搏鬥上的時間，就是您沒有花在具有高影響力的策略分析上的時間。透過擁抱 Excel AI 助手，您可以自動化繁重的工作，專注於真正重要的事情：從數據中發掘洞見。
準備好改變您的報告流程了嗎？
立即試用 Excelmatic 並上傳您的第一份銷售表格。使用本文中的提示作為起點，親身體驗從原始數據到完成報告的速度有多快。
