停止手動在 Excel 中追蹤發票：幾分鐘內建立 AI 驅動的追蹤器

問題：每月追蹤發票的頭痛時刻

如果您從事財務工作、經營小型企業或是自由工作者，您一定對這個場景再熟悉不過。您從會計系統下載發票報告，在 Excel 中打開它，迎接您的是一堆混亂、未格式化的資料。

標題可能在某一列而不是橫跨頂部，有隨機的空白列，日期只是數字。在您甚至開始計算誰欠您錢之前，您必須花費一個小時或更長時間來清理和重組檔案。

核心的業務需求很簡單：識別哪些發票已付款、哪些即將到期，最重要的是，哪些已經逾期。但要得到這個簡單的答案，卻涉及一系列令人沮喪的手動任務，這些任務既重複又極易出錯。公式中的一個小失誤，就可能讓您錯過一筆關鍵的逾期付款，影響您的現金流。

傳統的 Excel 解決方案：多步驟手動流程

對於經驗豐富的 Excel 使用者來說，處理這團混亂是一個熟悉但乏味的挑戰。經典方法結合了資料操作、公式和條件式格式設定。

讓我們分解一下手動工作流程。

步驟 1：重組資料

第一個障礙是版面配置。如果您的資料是橫向的（標題在 A 欄，數值在後續欄位），您將無法有效地排序、篩選或使用 Excel 表格。標準的解決方法是：

1. 選取資料範圍。
2. 複製它 (Ctrl+C)。
3. 選取一個新的空白儲存格。
4. 使用 選擇性貼上 指令並勾選 轉置 方塊。

這會將您的資料翻轉成標準的欄位格式。然而，這是一個靜態的一次性操作。如果您下個月收到新的資料傾印，您必須重複整個過程。

步驟 2：使用公式計算「剩餘天數」和「狀態」

一旦您的資料整理成適當的表格，您需要添加智慧功能。這通常涉及兩個新欄位：

1. 剩餘天數： 您需要計算 到期日 與今天日期之間的差異。 首先，將 TODAY() 函數放在一個儲存格中（例如 C2）以取得當前日期。然後，在新的「剩餘天數」欄位中，編寫一個像 =[@[到期日]]-$C$2 這樣的公式。美元符號 ($C$2) 建立了絕對參照，確保每一列的計算都正確指向包含今天日期的單一儲存格。

2. 狀態： 這才是真正「有趣」的地方。您需要使用巢狀 IF 函數，根據「剩餘天數」值來指派狀態。公式看起來像這樣：

=IF([@[剩餘天數]]<0, "逾期", IF([@[剩餘天數]]<30, "即將到期", "正常"))

這個公式檢查剩餘天數是否為負數（逾期），然後檢查是否小於 30（即將到期），並將其他所有情況指派為「正常」。

步驟 3：套用條件式格式設定

為了讓「逾期」發票突出顯示，您可以使用條件式格式設定。這涉及：

1. 選取整個資料表格。
2. 前往 條件式格式設定 > 新增規則 > 使用公式來決定要格式化哪些儲存格。
3. 輸入一個像 =$G5="逾期" 這樣的公式，其中 G 是狀態欄。混合參照 ($G5) 至關重要：它鎖定了欄位但允許列號變化，因此 Excel 會逐列檢查狀態。
4. 選擇一種格式，例如紅色填滿，以突顯整列。

手動方法的限制

雖然這個流程有效，但遠非理想：

• 耗時： 從轉置到編寫公式和設定規則，每一步都需要時間和專注力。每次處理新報告時，這很容易累積到一個小時或更長時間。
• 容易出錯： IF 公式中的拼寫錯誤、條件式格式規則中的錯誤儲存格參照，或忘記重新整理資料，都可能導致報告不準確。
• 僵化且難以維護： 如果您的公司決定「即將到期」現在是指 45 天而不是 30 天怎麼辦？您必須找到並手動編輯巢狀 IF 公式。要讓同事接手這項任務，他們需要了解您建立的每個公式和規則。
• 不適合臨時提問： 如果您的經理問：「客戶 X 的逾期發票總金額是多少？」，您必須開始新的分析，很可能需要建立樞紐分析表或使用 SUMIFS——更多的手動工作。

新方法：使用 Excel AI 代理 (Excelmatic)

與其糾結於這些手動步驟，不如直接告訴 Excel 您想要什麼？這就是像 Excelmatic 這樣的 Excel AI 代理所承諾的。您上傳原始檔案，使用簡單的語言即可獲得最終的格式化分析報告。

運作方式：幾分鐘內從混亂到完美

Excelmatic 充當您的個人資料分析師。工作流程簡單直觀：

1. 上傳： 拖放您的原始 Excel 或 CSV 檔案。
2. 對話： 用簡單語言描述您需要的清理、計算和格式設定。
3. 迭代： 檢視結果並提出後續問題以深入挖掘資料。
4. 匯出： 下載完成的 Excel 檔案，包含乾淨的資料、公式，甚至樞紐分析表或圖表。

使用 Excelmatic 建立發票追蹤器的逐步指南

讓我們使用 Excelmatic 來解決完全相同的問題。

步驟 1：上傳您的原始發票檔案 登入 Excelmatic 並上傳您混亂的發票匯出檔案。您不需要進行任何預先清理或轉置。

步驟 2：使用簡單語言指令 在對話介面中，只需描述您需要的內容，可以一次一步，也可以一次全部說明。

您可以從清理資料開始：

這些資料是橫向排列的。請將其轉置，使「發票編號」、「客戶」和「到期日」成為欄標題。同時，移除任何空列。

接下來，要求進行計算：

新增一個名為「剩餘天數」的欄位，計算從今天到「到期日」的天數。負數表示已逾期。

然後，建立狀態邏輯：

現在，根據「剩餘天數」建立一個「狀態」欄位。如果「剩餘天數」小於 0，狀態為「逾期」。如果在 0 到 30 之間，則為「即將到期」。否則為「正常」。

最後，套用格式設定：

將所有「狀態」為「逾期」的列以淺紅色突顯。

步驟 3：檢視、迭代和分析 Excelmatic 將處理您的請求並呈現一個乾淨、格式化的表格。但真正的威力在於接下來您可以做什麼。您不必就此停止，可以繼續對話。

• 「只顯示『逾期』發票。」
• 「所有『逾期』發票的總金額是多少？」
• 「建立一個樞紐分析表，按客戶彙總『逾期』和『即將到期』發票的總金額。」

這種對話式分析讓您能夠即時回答臨時問題，而無需從頭開始建立新的公式或樞紐分析表。

與 Excelmatic 的範例對話

以下是整個流程在單一對話中可能呈現的樣子：

傳統方法 vs. Excelmatic：快速比較

常見問題

使用 Excelmatic 需要了解進階的 Excel 公式嗎？ 完全不需要。Excelmatic 的核心優勢在於它能將您的簡單語言請求轉換為正確的資料操作和公式。您只需要知道想要實現什麼目標。

Excelmatic 會修改我原始的 Excel 檔案嗎？ 不會。您的原始檔案永遠不會被修改。Excelmatic 在其安全的環境中處理您資料的副本，您可以將結果下載為新檔案。

如果我的資料比這個例子更混亂怎麼辦？ Excelmatic 旨在處理各種常見的資料清理任務，包括移除重複項、分割欄位、標準化格式以及填補缺失值。只需描述問題，AI 就會提出解決方案。

我的公司財務資料在 Excelmatic 中安全嗎？ 資料安全和隱私是首要任務。Excelmatic 使用業界標準的安全協定來保護您的資料。詳細資訊請參閱網站上的官方隱私和安全政策。

我可以在現有的 Excel 工作流程中使用輸出結果嗎？ 當然可以。您可以下載完全格式化並分析過的工作簿，並在桌面版 Excel 中繼續處理。您也可以複製 AI 生成的公式以用於其他試算表。

Excelmatic 只能用於發票追蹤嗎？ 不，這只是一個例子。您可以將 Excelmatic 用於 Excel 中的任何資料驅動任務，包括銷售報告、預算分析、專案管理追蹤、人力資源資料整合等等。

開始使用：使用 Excelmatic 升級您的 Excel 工作流程

不要再將寶貴的時間浪費在發票追蹤的重複性、易出錯的手動任務上。您花在糾結公式和格式設定規則上的時間，本可以用於真正重要的事情：分析現金流、與客戶溝通以及制定戰略業務決策。

透過採用 Excel AI 代理，您可以將乏味的雜務轉變為快速、富有洞察力的對話。您可以更快地獲得所需的答案，準確性更高，並且能夠以以前因耗時而無法實現的方式探索您的資料。

準備好親身體驗了嗎？立即試用 Excelmatic。上傳您一直拖延處理的那張煩人的發票表格，並使用本文中的指令。是時候讓 AI 來處理繁重的工作了。