如果你曾經必須在 Excel 中手動核對發票，你就知道這簡直是個雷區。
供應商名稱稍有變動，貨幣單位不一致，日期混亂，而且總有人忘記標記狀態欄。結果呢？報告裡滿是重複、不匹配的內容，財務團隊要花上半天時間才能找出哪些發票還未支付。
讓我們來看看在 Excel 中手動分析發票記錄實際需要做些什麼，以及使用AI如何能將這段時間從數小時縮短至幾秒鐘。
傳統的 Excel 方法：繁瑣但熟悉
假設你拿到一份包含 30 多張發票的試算表。
你需要：
- 清理貨幣格式，以免把 2,100 美元和 2,100 歐元視為相同
- 將貨幣符號與金額分開，以便進行計算
- 檢查是否有重複的發票編號
- 按日期篩選出未支付或待處理的發票
- 按類別分組支出，以發現過度使用的費用項目
- 標記「辦公用品」類別中金額超過 1,000 美元的發票（因為有些可疑）
以下是傳統流程的樣子：
步驟 1：清理貨幣格式
使用 LEFT、RIGHT 或 MID 函數提取貨幣符號和數字金額。
更糟糕的是，還要手動將它們輸入到兩列中。
步驟 2：將文字轉換為數字
由於 $2,100 是以文字形式存儲的，你需要使用 SUBSTITUTE() 函數替換逗號，再用 VALUE() 函數轉換，並用 ISNUMBER() 函數進行測試。
步驟 3：檢查重複項
在發票編號列上使用 COUNTIF() 函數或 =IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"DUPLICATE","OK") 公式。
步驟 4：分類和篩選
創建樞紐分析表或使用 SUMIFS() 函數計算類別總計。應用篩選器篩選狀態、日期和條件。
步驟 5：格式化和呈現 插入長條圖、對異常值進行顏色標記，並與供應商報告核對總計。
現在，每個月都要為五個不同的部門重複這個過程，而且還要趕時間。
Excelmatic 方法：三個問題搞定
現在，想像一下把同一份試算表上傳到 Excelmatic，然後只需問以下三個問題：
「列出所有發票編號，並附上一列指示它們是唯一的還是重複的。」
→ Excelmatic 立即輸出列表 - 無需公式，無需篩選，只有答案。
「生成按類別分組的總費用摘要，包括貨幣細分。」
→ 幾秒鐘內，你就能得到一份清晰的表格：類別、總計、貨幣詳細信息。非常適合團隊預算審查。
「幫我過濾過去 30 天內發出且狀態設定為未付款的發票」
→ 你會得到一份經過篩選、可供審計的列表。可以直接發郵件。可以立即採取行動。
無需公式。無需手動步驟。只有結構化的答案、視覺化摘要，以及安心的感覺。
為什麼這很重要
大多數財務團隊在使用 Excel 時遇到困難，並不是因為它太複雜。 而是因為它太依賴手動操作。
像 Excelmatic 這樣的AI工具不會改變數據，而是改變你與數據的 關係。
你不必再去格式化列、猜測該應用哪個篩選器，只需提出問題。 然後在幾秒鐘內就能得到答案。
手動操作與 Excelmatic 的快速比較
| 任務 | 傳統 Excel 方法 | Excelmatic 方法 |
|---|---|---|
| 清理貨幣/金額欄位 | SUBSTITUTE、VALUE 等 |
自動完成 |
| 按類別分組總計 | 樞紐分析表 / SUMIFS() |
一個提示，一份摘要 |
| 查找重複項 | COUNTIF() |
直接得到結果，無需公式 |
| 篩選未支付的大額發票 | 自定義篩選邏輯 | 用簡單的中文提問 |
| 花費時間 | 30 - 60 分鐘 | 少於 2 分鐘 |
最後的想法：更好的數據，更好的決策
如果你仍然用舊方法管理發票，你並不孤單。但你也在做不必要的辛苦工作。
像 Excelmatic 這樣的工具不會取代你的財務智慧，只是讓它運轉得更快。你仍然掌控大局，AI只是幫你擺脫那些無聊的工作。
所以，下次你拿到一份混亂的發票追蹤表時，別再打開一個空白表格嘆氣了。上傳它，提出明智的問題，然後去處理真正值得你花腦力的事情。立即免費試用 Excelmatic！
