Power Query에서 시간 낭비 그만: AI로 학생 데이터 병합 및 분석하기

문제 배경 및 어려운 점

당신이 과정 관리자, 기업 강사 또는 교사라고 상상해 보세요. 두 개의 별도 시험이나 교육 세션을 방금 진행했으며, 그 결과는 Test1과 Test2라고 부를 두 개의 다른 Excel 테이블에 저장되어 있습니다.

각 테이블에는 필수적인 학생 정보가 포함되어 있습니다: 이름, 성, 생년월일, 프로그램 참여 날짜, 그리고 해당 특정 시험의 점수입니다.

여기 도전 과제가 있습니다: 두 시험에 모두 참여한 학생들만을 위한 통합 보고서를 만들어야 합니다. 두 개의 긴 목록 사이에서 이름을 수동으로 교차 참조하는 것은 지루하고 오류가 발생하기 쉽습니다. 하지만 작업은 여기서 멈추지 않습니다. 최종 보고서를 위해 다음을 수행해야 합니다:

• 이름과 성을 단일의 일관된 형식인 "성, 이름" 열로 결합합니다.
• 생년월일을 기준으로 각 학생의 현재 나이를 계산합니다.
• Excel이 올바른 날짜로 인식하지 못하는 "참여 날짜" 열을 수정합니다.
• 두 시험의 점수를 합산하여 "총점"을 구합니다.
• 총점이 특정 기준을 충족하는지 여부에 따라 "합격" 또는 "불합격" 상태를 할당합니다.

VLOOKUP이나 INDEX/MATCH와 같은 전통적인 Excel 함수로 이를 수행하는 것은 빠르게 복잡한 수식의 엉킴이 될 수 있습니다. 더 고급 사용자는 Power Query를 사용할 수 있지만, 이는 자체적인 복잡성을 초래합니다.

전통적인 Excel 솔루션: Power Query 방법

경험 많은 데이터 분석가에게 Power Query는 이러한 종류의 작업을 위한 핵심 도구입니다. 이는 셀 기반 수식을 작성하지 않고도 데이터 병합, 정리 및 재구성을 처리할 수 있는 Excel 내장 강력한 데이터 변환 엔진입니다. 그러나 단순한 "클릭 앤 고" 솔루션과는 거리가 멉니다.

Power Query를 사용하여 학생 데이터 문제를 해결하는 데 필요한 단계에 대한 개요는 다음과 같습니다:

1. Power Query에 데이터 로드: 먼저 두 테이블(Test1 및 Test2)을 Power Query 편집기로 가져와야 합니다. 최종 결과가 준비될 때까지 통합 문서를 어지럽히지 않도록 종종 "연결만" 쿼리로 로드됩니다.

2. 쿼리 병합: 핵심 단계는 두 쿼리를 병합하는 것입니다. Test1 쿼리를 선택하고 "쿼리 병합"을 선택한 다음 병합할 테이블로 Test2를 선택합니다. 두 시험을 모두 본 학생을 찾으려면 내부 조인을 수행하여 "이름"과 "성" 열 모두에서 테이블을 일치시켜야 합니다.

3. 열 확장 및 정리: 병합 후 중첩된 테이블 데이터를 포함하는 새 열이 나타납니다. 두 번째 테이블의 시험 점수를 가져오려면 이 열을 "확장"해야 합니다. 그런 다음 두 번째 테이블의 중복 이름 열을 제거할 수 있습니다.

4. 새 데이터를 위한 사용자 지정 열 추가: 이것이 Power Query 내에서 수동 수식 작업이 시작되는 곳입니다. 다음을 수행해야 합니다:

   • 전체 이름 생성: [LastName] & ", " & [FirstName]과 같은 수식으로 사용자 지정 열을 추가하여 형식화된 이름을 만듭니다.
   • 나이 계산: 또 다른 사용자 지정 열을 추가합니다. 연령을 연 단위로 계산하는 M 언어 수식은 까다로울 수 있습니다. 예: Duration.Days(Date.From(DateTime.LocalNow()) - [Date of Birth]) / 365.25. 그런 다음 이를 정수로 서식 지정해야 합니다.
   • 총점 계산: Test1과 Test2의 점수를 합산하는 간단한 열을 추가합니다.

5. 데이터 유형 변환: 서식 문제를 해결하려면 "참여 날짜" 열을 수동으로 선택하고 데이터 유형을 "날짜"로 변경해야 합니다. 마찬가지로 숫자 열이 숫자로 인식되는지 확인합니다.

6. 조건부 열 추가: "합격/불합격" 상태를 만들기 위해 "조건부 열" 기능을 사용합니다. 규칙을 설정합니다: "총점"이 140 이상이면 "합격"을 출력하고, 그렇지 않으면 "불합격"을 출력합니다.

7. 워크시트에 로드: 마지막으로, 이 모든 단계 후에 "닫기 및 로드"를 클릭하여 깨끗하게 통합된 테이블을 새 Excel 워크시트로 출력합니다.

전통적 접근 방식의 한계

효과적이지만 Power Query 방법은 일반 Excel 사용자에게는 많은 어려움을 안고 있습니다:

• 가파른 학습 곡선: "내부 조인," "왼쪽 외부 조인," M 수식 언어와 같은 개념을 이해하는 것은 직관적이지 않습니다.
• 경직되고 시간 소모적: 이 프로세스에는 수십 번의 클릭과 여러 개의 수동으로 생성된 수식이 포함됩니다. 실수를 하면 편집기로 돌아가 "적용된 단계"를 디버깅해야 합니다.
• 낮은 유연성: 관리자가 "참여한 월별 평균 점수도 보여줄 수 있나요?"와 같은 후속 질문을 한다면 어떻게 될까요? Power Query 편집기로 돌아가 더 복잡한 그룹화 및 변환 단계를 추가해야 합니다.
• 협업이 어려움: Power Query를 모르는 동료에게 이 쿼리를 넘기는 것은 불가능에 가깝습니다. 논리는 편집기에 숨겨져 있어 감사하거나 수정하기 어렵습니다.

새로운 솔루션: Excel AI 사용하기 (Excelmatic과 함께)

메뉴와 수식의 미로를 탐색하는 대신, Excel에게 원하는 것을 그냥 말할 수 있다면 어떨까요? 그것이 Excelmatic과 같은 Excel AI 에이전트의 약속입니다. 이는 복잡한 다단계 워크플로를 간단한 대화형 인터페이스로 대체합니다.

동일한 작업을 훨씬 짧은 시간에 수행하는 방법은 다음과 같습니다.

1단계: Excel 파일 업로드

먼저, Test1과 Test2 테이블을 포함하는 Excel 통합 문서를 Excelmatic에 직접 끌어다 놓기만 하면 됩니다. AI가 자동으로 파일을 구문 분석하고 내부의 다른 테이블을 인식합니다.

2단계: 일반 언어로 목표 설명하기

여기가 마법이 일어나는 곳입니다. 수동 단계를 수행하는 대신, AI와 대화하기만 하면 됩니다. 요청을 몇 가지 간단한 프롬프트로 나눌 수 있습니다.

문제를 해결하기 위해 Excelmatic과 가질 수 있는 대화의 예는 다음과 같습니다:

3단계: 검토 및 수정

Excelmatic은 결과 테이블을 즉시 표시합니다. 적용된 모든 변환이 올바르게 적용된 것을 볼 수 있습니다. 가장 좋은 부분은 유연성입니다. 후속 요청이 있더라도 처음부터 다시 시작할 필요가 없습니다. 대화를 계속하기만 하면 됩니다.

예를 들어, 다음과 같이 요청할 수 있습니다:

• "이제 이 테이블을 '총점' 기준으로 높은 순에서 낮은 순으로 정렬해 주세요."
• "합격한 학생 대 불합격한 학생의 비율을 보여주는 원형 차트를 만들 수 있나요?"
• "2023년에 참여한 학생들만 표시하도록 이 목록을 필터링해 주세요."

각 명령은 즉시 실행되어, Power Query와 같은 경직된 도구로는 불가능한 유동적이고 탐구적인 데이터 분석 프로세스를 가능하게 합니다.

4단계: 결과 다운로드

만족스러우면 한 번의 클릭으로 완벽하게 형식이 지정된 최종 Excel 파일을 다운로드할 수 있습니다. 또한 기존 통합 문서에서 사용할 수 있도록 생성된 수식이나 테이블을 복사할 수도 있습니다.

전통적 방식 대 Excelmatic: 빠른 비교

FAQ

1. 이를 위해 Excelmatic을 사용하려면 Excel 전문가여야 하나요? 전혀 아닙니다. Excelmatic의 전체 요점은 고급 함수나 Power Query를 모르는 사용자에게 권한을 부여하는 것입니다. 비즈니스 논리를 언어로 설명할 수 있다면 이 도구를 사용할 수 있습니다.

2. Excelmatic에 업로드할 때 내 학생 데이터는 안전한가요? 예. Excelmatic은 데이터 보안을 염두에 두고 설계되었으며, 업계 표준 암호화 및 개인정보 보호 프로토콜을 사용합니다. 귀하의 데이터는 분석을 위해 처리되며 장기간 저장되거나 공유되지 않습니다. 자세한 정보는 항상 공식 개인정보 보호정책을 참조하세요.

3. 한 테이블에서는 'First_Name'이고 다른 테이블에서는 'FirstName'과 같이 열 이름이 일관되지 않으면 어떻게 되나요? AI는 일반적으로 이러한 사소한 변형을 인식할 만큼 충분히 똑똑합니다. 그러나 최상의 결과를 위해 프롬프트에서 명시적으로 지정할 수 있습니다. 예: "Test1의 'First_Name'과 Test2의 'FirstName'을 일치시켜 테이블을 병합해 주세요."

4. Excelmatic은 일관되지 않은 날짜 형식과 같은 정말 지저분한 데이터를 처리할 수 있나요? 예, Excelmatic의 AI는 방대한 수의 데이터 정리 작업에 대해 훈련되었습니다. 종종 전통적인 Excel에서 특정 수식이나 단계가 필요한 다양한 비표준 날짜 및 숫자 형식을 자동으로 인식하고 변환할 수 있습니다.

5. Excelmatic에서 Power Query M 코드를 얻을 수 있나요? 아니요, Excelmatic은 분석을 직접 수행하는 별도의 플랫폼입니다. 다른 도구를 위한 코드를 생성하지 않습니다. 다운로드하여 즉시 사용할 수 있는 최종 출력(정리된 데이터 테이블, 피벗 테이블, 차트 또는 수식)을 제공합니다.

행동하기: 오늘 당신의 Excel 워크플로를 업그레이드하세요

복잡한 인터페이스와 난해한 수식과 씨름하며 소중한 시간을 낭비하는 것을 멈추세요. 학생 데이터 병합 및 분석 작업은 전통적인 방법이 불필요한 마찰을 만드는 완벽한 예입니다. Power Query는 강력한 도구이지만 많은 일상적인 비즈니스 사용자에게는 과한 도구입니다.

Excel AI 에이전트를 받아들임으로써, 분석을 수행하는 방법에서 답하고 싶은 질문으로 초점을 전환할 수 있습니다. 더 빠르게, 더 적은 오류로 보고서를 완성하고, 생각지 못한 방식으로 데이터를 탐색할 수 있는 유연성을 얻을 수 있습니다.

직접 확인해 보고 싶으신가요? Excelmatic을 무료로 사용해 보세요 그리고 여러 시트가 있는 자신의 Excel 파일 중 하나를 업로드하세요. 이 글의 프롬프트를 시작점으로 사용하고 지루한 데이터 작업이 몇 초 만에 처리되는 것을 지켜보세요.