VLOOKUP에서 벗어나기: 여러 Excel 테이블에서 데이터를 찾는 AI 방식

문제 배경 및 어려운 점

분주한 커피숍이나 소매업을 운영한다고 상상해 보세요. 최고의 가격과 다양성을 확보하기 위해 커피 원두, 기계 부품 또는 재고 품목과 같은 제품을 여러 다른 공급업체에서 조달합니다. 각 공급업체는 별도의 Excel 파일로, 또는 운이 좋다면 동일한 통합 문서 내의 다른 시트로 가격표를 보냅니다.

데이터는 다음과 같이 보일 것입니다: "공급업체 A"용 테이블, "공급업체 B"용 테이블, 그리고 "공급업체 C"용 테이블이 있습니다. 각 테이블에는 제품 코드, 제품명, 가격이 포함되어 있습니다.

일상적인 어려움은 정보를 빠르게 찾아야 할 때 발생합니다. 고객이 "유기농 과테말라 원두"의 가격을 묻거나 직원이 제품 코드 C-BE-045에 대한 구매 주문서를 작성해야 할 때입니다. 여러 시트를 열고 Ctrl+F를 사용해 올바른 항목을 찾느라 허둥대야 합니다. 이 수동 프로세스는 느릴 뿐만 아니라 재앙의 레시피입니다. 오래된 목록에서 가격을 인용하면 어떨까요? 세 번째 공급업체의 시트를 확인하는 것을 잊어서 제품을 완전히 놓치면 어떨까요?

더 나은 방법이 있어야 한다는 것을 알고 있습니다. 단일 제품 코드를 입력하면 즉시 가격과 공급업체를 볼 수 있는 중앙 집중식 시스템이 필요합니다. 하지만 Excel에서 이 시스템을 구축하는 것은 항상 사무실의 "Excel 전문가"를 위한 작업처럼 느껴졌습니다.

기존 Excel 솔루션: 단계 및 한계

전통적으로 Excel 전문가는 두 가지 방법 중 하나로 이 문제를 해결했습니다: 복잡한 수식 체인을 구축하거나 더 고급인 Power Query 도구를 사용하는 것입니다. 둘 다 작업을 완료하지만 상당한 부담이 따릅니다.

방법 1: 중첩된 IFERROR + VLOOKUP 수식

가장 일반적인 수식 기반 접근 방식은 IFERROR 함수를 사용하여 여러 VLOOKUP 함수를 "연결"하는 것입니다. 논리는 간단합니다: "공급업체 A의 테이블에서 제품 코드를 찾으세요. 오류가 발생하면(거기에 없음을 의미) 공급업체 B의 테이블에서 찾으세요. 그것도 실패하면 공급업체 C의 테이블에서 찾으세요."

셀 F2에 제품 코드를 입력하는 조회 도구의 경우, 가격을 찾는 수식은 다음과 같이 보일 것입니다:

=IFERROR(VLOOKUP(F2, SupplierA_Table, 3, FALSE), 
 IFERROR(VLOOKUP(F2, SupplierB_Table, 3, FALSE), 
  IFERROR(VLOOKUP(F2, SupplierC_Table, 3, FALSE), "Not Found")))

영리하지만 이 방법에는 심각한 한계가 있습니다:

• 확장성 악몽: 네 번째 공급업체를 추가하면 어떻게 될까요? 이 거대한 수식을 수동으로 편집하여 또 다른 중첩된 IFERROR와 VLOOKUP을 조심스럽게 추가해야 합니다. 매우 빠르게 관리하기 어려워집니다.
• 유지 관리가 어려움: 이 수식은 누구에게나(미래의 자신을 포함하여) 읽고 디버그하기 어렵습니다. 하나의 잘못된 쉼표나 괄호가 전체 조회를 망가뜨릴 수 있습니다.
• 융통성 없음: 위의 수식은 가격만 반환합니다. 공급업체 이름도 표시하려면, 어떤 VLOOKUP이 성공했는지 알아내기 위해 중첩된 IF 문을 사용하는 두 번째, 동등하게 복잡한 수식을 구축해야 합니다.
• 성능 문제: 대규모 데이터 세트에서 여러 VLOOKUP(특히 불안정한 것들)은 통합 문서의 계산 속도를 늦출 수 있습니다.

방법 2: Power Query 접근 방식

보다 강력하고 확장 가능한 솔루션은 Excel의 내장 데이터 변환 엔진인 Power Query를 사용하는 것입니다.

일반적인 단계는 다음과 같습니다:

1. 데이터 로드: 각 공급업체의 테이블을 Power Query 편집기에 로드합니다.
2. 쿼리 추가: "쿼리 추가" 기능을 사용하여 모든 공급업체 테이블을 서로 위에 쌓아 하나의 긴 마스터 목록을 만듭니다.
3. 공급업체 열 추가: 이 과정에서 각 행에 원래 공급업체 이름을 태그하기 위해 사용자 지정 열을 추가할 수 있습니다.
4. Excel에 로드: 이 새로운 통합 테이블을 새 Excel 시트에 다시 로드합니다.
5. 간단한 조회: 이제 이 깔끔하고 통합된 마스터 테이블에서 단일하고 간단한 VLOOKUP을 수행할 수 있습니다.

이것은 데이터 통합을 처리하는 "올바른" 방법이지만, 자체적인 장애물이 있습니다:

• 가파른 학습 곡선: Power Query는 매우 강력한 도구이지만 일반 사용자에게는 직관적이지 않습니다. 별도의 인터페이스와 자체 수식 언어(M)를 가지고 있어 스프레드시트 그리드에 익숙한 사람들에게는 상당한 장벽입니다.
• 수동 새로 고침: 통합된 테이블은 실시간으로 업데이트되지 않습니다. 공급업체가 새 가격표를 보내면 데이터 탭으로 가서 모두 새로 고침을 클릭해야 한다는 것을 기억해야 합니다. 이 단계를 잊어버리면 오래된 정보로 작업하게 됩니다.
• 초기 설정 시간: 장기적으로는 더 빠르지만, 쿼리를 설정하고 추가하고 데이터를 로드하는 초기 과정은 상당한 시간과 집중이 필요할 수 있습니다.

Excel AI를 통한 새로운 솔루션: Excelmatic 소개

수식과 쿼리 편집기를 완전히 우회할 수 있다면 어떨까요? 필요한 것을 평범한 언어로 설명하기만 하면 동일한 결과를 얻을 수 있다면 어떨까요? 이것이 Excelmatic과 같은 Excel AI 에이전트의 힘입니다.

핵심 아이디어: 수식에서 대화로

Excelmatic은 채팅할 수 있는 데이터 분석가처럼 작동합니다. 각 공급업체에 대한 별도의 시트가 포함된 Excel 파일을 업로드한 다음, AI에게 원하는 작업을 알려주기만 하면 됩니다. 데이터를 결합하는 방법을 알 필요 없이, 찾고자 하는 것만 알면 됩니다.

우리 커피숍 시나리오의 경우, 간단히 물어볼 수 있습니다: "제품 코드 'R-451'의 가격과 공급업체는 무엇인가요?" AI가 나머지를 처리합니다.

단계별: Excelmatic으로 가격 찾기

몇 가지 간단한 단계로 다중 테이블 조회 문제를 해결하는 방법을 살펴보겠습니다.

1. 데이터 파일 업로드 먼저 Excel 통합 문서를 Excelmatic으로 끌어다 놓습니다. 이 플랫폼은 여러 시트의 데이터를 읽을 수 있으므로, 사전에 수동으로 결합할 필요가 없습니다. 제품 코드 및 가격과 같이 열에 명확한 헤더가 있는지 확인하기만 하면 됩니다.

2. 평범한 언어로 질문하기 여기가 마법이 일어나는 곳입니다. 수식을 작성하는 대신 채팅 상자에 요청을 입력합니다. 사용할 수 있는 몇 가지 예는 다음과 같습니다:

• "'공급업체 A', '공급업체 B', '공급업체 C'라는 이름의 세 개의 시트가 있습니다. 이를 단일 마스터 목록으로 결합하세요."
• "제품 코드 'P-987'의 가격과 공급업체를 찾으세요."
• "조회 도구를 만드세요. 제품 코드를 입력하면 가격과 공급업체를 볼 수 있기를 원합니다."
• "'BeanCo', 'RoastMasters', 'CafeSupply' 탭의 데이터를 병합하세요. 각 행의 소스 시트 이름을 포함하는 '공급업체'라는 새 열을 추가하세요."

3. 결과 검토 및 반복 Excelmatic은 요청을 처리하고 결과를 제시할 것입니다. 이는 직접적인 답변, 새로 생성된 테이블 또는 피벗 테이블일 수도 있습니다. 가장 좋은 점은 결과를 구체화하기 위해 대화를 계속할 수 있다는 것입니다.

• 사용자: "좋아요. 이제 공급업체 B에서 가격이 $50 이상인 모든 제품을 나열해 주세요."
• Excelmatic: "가격이 $50 이상인 공급업체 B의 제품 5개에 대한 필터링된 목록입니다."
• 사용자: "내년 예산을 위해 공급업체 A의 모든 가격을 5% 인상하는 새 열을 추가하세요."
• Excelmatic: "완료되었습니다. '공급업체 A' 항목 모두에 대해 5% 인상을 반영하는 '새 가격' 열이 추가되었습니다."

이 반복적이고 대화식 접근 방식은 정적 수식으로는 불가능합니다.

4. 최종 데이터 내보내기 결과(통합된 마스터 제품 목록이든 특정 보고서든)에 만족하면, 한 번의 클릭으로 새롭고 깔끔한 Excel 파일로 다운로드할 수 있습니다.

샘플 대화: 실제 예시

다음은 우리 커피숍 주인을 위한 Excelmatic의 일반적인 상호 작용이 어떻게 보일지에 대한 예시입니다:

기존 방식 vs. Excelmatic: 빠른 비교

자주 묻는 질문

1. Excelmatic에 업로드하기 전에 테이블을 하나의 시트로 결합해야 하나요? 아니요, 필요하지 않습니다. Excelmatic은 단일 통합 문서의 여러 시트에 걸쳐 있는 데이터를 읽고 이해하도록 설계되었습니다. 파일을 있는 그대로 업로드하기만 하면, AI에게 특정 탭의 데이터로 작업하라고 지시할 수 있습니다.

2. Excelmatic에 업로드할 때 내 공급업체 가격 데이터는 안전한가요? 데이터 보안은 최우선 과제입니다. Excelmatic은 데이터 처리 및 처리를 위한 안전한 프로토콜을 사용합니다. 개인정보 보호 및 보안 조치에 대한 자세한 정보는 항상 당사 웹사이트의 공식 개인정보 처리방침을 검토하는 것을 권장합니다. 귀하의 데이터는 모델 학습에 사용되지 않습니다.

3. 제품 코드가 두 개의 다른 공급업체 목록에 존재하면 어떻게 되나요? 이것은 좋은 질문입니다. Excelmatic이 데이터를 결합할 때 두 인스턴스를 모두 나열할 것입니다. 그런 다음 "중복 제품 코드를 모두 보여주세요" 또는 "중복 코드의 경우 더 낮은 가격을 보여주세요"와 같은 후속 질문을 할 수 있습니다. 이를 통해 데이터 충돌을 쉽게 발견하고 해결할 수 있습니다.

4. Excelmatic을 사용하여 제품 코드에 대한 드롭다운 목록도 만들 수 있나요? 물론입니다. AI에게 마스터 제품 목록을 만들라고 요청한 후, 간단히 물어볼 수 있습니다: "마스터 테이블의 모든 제품 코드에 대한 고유 목록을 주세요." Excelmatic은 이 목록을 생성할 것이며, 이를 복사하여 Excel의 데이터 유효성 검사 기능에 붙여넣어 드롭다운 메뉴를 만들 수 있습니다.

5. Excelmatic이 내 원본 파일을 변경하나요? 아니요. 귀하의 원본 Excel 파일은 절대 수정되지 않습니다. Excelmatic은 안전한 환경에서 귀하의 데이터 사본으로 작업합니다. 새 테이블이나 보고서와 같은 결과는 별도의 새 파일로 다운로드할 수 있도록 제공됩니다.

행동하기: Excelmatic으로 Excel 조회 혁신하기

중첩된 VLOOKUP과 씨름하거나 Power Query를 새로 고치는 방법을 기억하려고 몇 시간을 낭비하는 것을 그만두세요. 이러한 수동적이고 오류가 발생하기 쉬운 작업에 소비하는 시간과 정신적 에너지는 비즈니스 성장에 쓸 수 있습니다.

Excel AI 에이전트를 사용하면 복잡한 데이터 통합 및 조회 작업을 간단한 대화로 변환할 수 있습니다. 전체 팀이 Excel 전문가가 될 필요 없이 필요한 정보를 즉시