Imaginons qu'on vous demande d'analyser le respect du budget mensuel par département. Simple ? Pas vraiment.

Le tableur que vous recevez ressemble à ceci : 6 départements, 6 mois, et pour chaque ligne — un budget et une dépense réelle.

Excel

Vous devez :

Calculer l'écart entre le budget et les dépenses réelles
Identifier les départements systématiquement au-dessus ou en dessous du budget
Calculer le taux d'exécution (%)
Comparer entre les mois et souligner les anomalies
Créer des graphiques pour les responsables de département

Voici comment cela se passe dans Excel traditionnel :

Méthode Excel traditionnelle : étape par étape

Étape 1 : Nettoyer les données

Souvent, les noms de département sont incohérents : IT, I.T., Information Tech. Ou les dates sont formatées différemment : 2024/01, Jan-2024, 2024-01-31. Vous devrez :

Utiliser TRIM, PROPER ou même VLOOKUP pour uniformiser les noms
Convertir les dates avec DATEVALUE ou un format personnalisé

Étape 2 : Calculer l'écart & taux d'exécution

Maintenant, écrivez manuellement les formules :

= [Dépense réelle] - [Budget alloué]
= [Dépense réelle] / [Budget alloué] * 100

Puis étirez ces formules sur 180 lignes. Attention à ne pas casser les références relatives. Un copier-coller incorrect et tout s'écroule.

Étape 3 : Créer un tableau récapitulatif

Utilisez un TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE :

Lignes : Département
Colonnes : Mois
Valeurs : Somme du Budget, Somme des Dépenses, éventuellement Taux d'exécution %

Ajoutez des champs calculés ou des colonnes auxiliaires. Cela devient vite lourd. Et n'oubliez pas d'actualiser à chaque mise à jour des données.

Étape 4 : Visualisation

Graphiques en barres par département ? Courbes pour les tendances ? Mise en forme conditionnelle pour signaler les dépassements ?

Vous jonglerez avec :

SI, ABS, ÉCHELLE DE COULEURS
Feuilles de graphique séparées
Ajustements manuels de légende

Tout ça pour répondre à : "Quels départements dépassent leur budget ?"

Un exemple

Imaginons que les RH avaient un budget de $10 000 pour février mais ont dépensé $12 800. Vous devez :

Marquer cela comme un dépassement de 28%
Comparer avec le taux d'exécution du mois précédent
Créer un graphique montrant la tendance des dépenses des RH sur l'année

Avec 6 départements et 6 mois, vous répétez cela 36 fois.

Et si un nom de département est mal orthographié ? Ou si un nouveau mois est ajouté hier soir ? Retour à la case départ.

Analyse en une commande avec Excelmatic

J'ai importé le même fichier dans Excelmatic et tapé ceci :

"Calculez le taux d'exécution et l'écart pour chaque département."

Excelmatic

Résultat ? Des colonnes propres et formatées avec les deux indicateurs, prêtes à exporter.

Puis j'ai demandé :

"Affichez un tableau de bord mensuel budget vs. réel par département."

Excelmatic

Boum — graphiques, tableaux récapitulatifs et tendances par équipe. Même sans les surlignages rouge/jaune d'Excel, vous voyez immédiatement quels départements dépassent leurs objectifs. C'est ce qui compte.

Enfin :

"Quels départements ont le plus souvent dépassé leur budget ?"

Excelmatic

Excelmatic m'a fourni une liste classée. Pas besoin de compter manuellement ou de parcourir des dizaines de lignes — j'ai pu voir instantanément qui dépense trop.

Excel traditionnel vs Excelmatic

Tâche	Excel traditionnel	Excelmatic
Nettoyage des noms	`VLOOKUP`, `TRIM`, `REPLACE` manuels	Nettoyage automatique par contexte
Écriture des formules	`=B2-C2`, `=C2/B2*100`, copier-coller risqué	Automatique
Tableaux croisés dynamiques	Complexes, fragiles, peu visuels	Géré par une simple instruction
Graphiques et synthèses	Configurations multiples, règles de mise en forme	Visualisation complète et logique
Identifier les dépassements	Colonnes auxiliaires, filtres, logique complexe	Une phrase suffit

Réflexion finale

Si vous passez plus de temps à gérer des formules Excel qu'à analyser vos données budgétaires, vous n'êtes pas seul. La plupart des équipes sont dans la même boucle. Excelmatic change cela.

Importez un fichier. Posez une question en français. Obtenez des résultats exploitables.

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