Guide pratique pour les recherches de correspondance partielle dans Excel

Effectuer des correspondances partielles et des opérations de données flexibles sur de grands ensembles de données est un défi courant dans Excel. La solution traditionnelle implique de maîtriser les caractères génériques - des symboles spéciaux qui remplacent d'autres caractères. Bien que puissante, cette méthode nécessite souvent de mémoriser une syntaxe spécifique et de construire des formules complexes.

Aujourd'hui, il existe une méthode plus intelligente. Bien que nous couvrirons les bases des caractères génériques d'Excel, nous comparerons également cette approche manuelle à l'utilisation d'un agent IA comme Excelmatic, qui vous permet d'effectuer les mêmes tâches en utilisant le langage naturel, vous faisant gagner du temps et des efforts.

Que sont les caractères génériques dans Excel ?

Les caractères génériques sont des symboles spéciaux qui remplacent des caractères dans une chaîne de texte, vous permettant de rechercher des modèles plutôt que des correspondances exactes. Excel reconnaît trois caractères génériques, chacun ayant un objectif distinct.

L'astérisque (*)

L'astérisque (*) correspond à n'importe quel nombre de caractères, y compris aucun. Par exemple, App* correspondrait à "Apple", "Application", "App" et "Approach".

Ce caractère générique est utile lorsque vous connaissez le début ou la fin d'une chaîne de texte mais que vous souhaitez capturer toutes les variations.

Le point d'interrogation (?)

Le point d'interrogation (?) correspond exactement à un caractère. Utiliser B?t correspondrait à "Bat", "Bet", "Bit" et "But", mais pas à "Boat" ou "Boot".

Cette précision le rend idéal pour les situations où vous connaissez la longueur et la plupart des caractères de votre texte cible.

Le tilde (~)

Le tilde (~) sert de caractère d'échappement, vous permettant de rechercher des astérisques ou des points d'interrogation réels. Lorsque vous devez trouver un texte qui contient littéralement * ou ?, placer un tilde devant eux indique à Excel de les traiter comme des caractères normaux.

Par exemple, ~*Sale correspondrait au littéral "*Sale" plutôt que de traiter l'astérisque comme un caractère générique.

Utiliser les caractères génériques dans les formules Excel

Plusieurs fonctions Excel prennent en charge les caractères génériques, notamment COUNTIF(), SUMIF(), VLOOKUP(), XLOOKUP() et SEARCH(). Voyons comment elles fonctionnent et comment elles se comparent à une approche plus moderne.

COUNTIF() avec caractères génériques

La fonction COUNTIF() est excellente pour compter les cellules qui correspondent à des modèles spécifiques.

La méthode traditionnelle : Pour compter toutes les cellules de la plage A2:A12 qui contiennent "AA" n'importe où dans le texte, vous utiliseriez :

=COUNTIF(A2:A12, "*AA*")

Les astérisques sont cruciaux pour correspondre à tous les caractères avant ou après "AA".

L'alternative alimentée par l'IA : Utiliser Excelmatic

Avec un agent IA comme Excelmatic, vous n'avez pas besoin de mémoriser la syntaxe des formules. Téléchargez simplement votre fichier et demandez en langage simple :

Comptez toutes les cellules de la plage A2:A12 qui contiennent 'AA'.

Excelmatic traite votre demande et fournit la réponse instantanément, sans que vous n'ayez à écrire une seule formule.

VLOOKUP() et XLOOKUP() avec caractères génériques

Les fonctions de recherche peuvent utiliser des caractères génériques pour des correspondances partielles, ce qui est utile lorsque vos valeurs de recherche ne sont pas exactes.

La méthode traditionnelle : Pour trouver une entrée commençant par "John" et renvoyer une valeur correspondante, vous pourriez utiliser VLOOKUP() :

=VLOOKUP("John*", A:C, 2, FALSE)

Avec XLOOKUP(), vous devez spécifier le mode de correspondance générique (2) :

=XLOOKUP("*Adams", A:A, C:C, "Not found", 2)

Cette formule trouve une entrée se terminant par "Adams" et renvoie la valeur de la colonne C.

L'alternative alimentée par l'IA : Utiliser Excelmatic Oubliez la mémorisation de FALSE ou du mode de correspondance 2. Énoncez simplement votre objectif :

Trouvez la valeur de la colonne C pour l'entrée de la colonne A qui se termine par 'Adams'.

Excelmatic comprend le contexte et effectue la recherche correcte, simplifiant tout le processus.

IF() avec une solution de contournement pour caractères génériques

La fonction IF() ne prend pas directement en charge les caractères génériques, forçant une solution de contournement.

La méthode traditionnelle : Vous devez combiner IF() avec COUNTIF() pour vérifier un modèle :

=IF(COUNTIF(A1, "Amy*"), "Yes", "No")

Cette formule vérifie si la cellule A1 commence par "Amy". Cela fonctionne, mais ce n'est pas intuitif.

L'alternative alimentée par l'IA : Utiliser Excelmatic Excelmatic n'a pas besoin de solutions de contournement. Vous pouvez énoncer votre logique directement :

Pour chaque ligne, si le texte de la colonne A commence par 'Amy', renvoyez 'Oui', sinon renvoyez 'Non'.

L'IA gère la logique sous-jacente, vous offrant une solution claire et directe.

SUMIF() avec caractères génériques

SUMIF() peut agréger des données basées sur des modèles.

La méthode traditionnelle : Pour additionner les valeurs de la colonne C où la cellule correspondante de la colonne A contient la lettre "a", vous écririez :

=SUMIF(A:A, "*a*", C:C)

L'alternative alimentée par l'IA : Utiliser Excelmatic La commande en langage simple est bien plus simple :

Additionnez toutes les valeurs de la colonne C où la cellule correspondante de la colonne A contient la lettre 'a'.

Utiliser les caractères génériques dans les outils Excel

Les caractères génériques fonctionnent également dans les outils intégrés comme Rechercher et Remplacer et les Filtres, mais même ici, une approche IA peut être plus rapide.

Caractères génériques dans Rechercher et Remplacer

Dans la boîte de dialogue Rechercher et Remplacer d'Excel, vous pouvez utiliser des caractères génériques pour localiser et changer des modèles variables. Par exemple, vous pouvez rechercher "Product*X" pour correspondre à "Product-A-X" et "Product-Premium-X".

Avec Excelmatic, vous évitez les boîtes de dialogue et commandez simplement :

Dans toute la feuille, trouvez tout texte qui commence par 'Product' et se termine par 'X', et remplacez-le par 'New Product'.

Caractères génériques dans les fonctionnalités de Filtre et Recherche

Vous pouvez utiliser des caractères génériques dans les filtres de texte d'Excel. Par exemple, filtrer pour "Jo*" affichera "John", "Joseph" et "Joan".

L'équivalent Excelmatic est tout aussi rapide et plus conversationnel :

Montrez-moi uniquement les lignes où le nom commence par 'Jo'.

Travailler avec des nombres et des caractères génériques

C'est là que les caractères génériques deviennent vraiment complexes, car ils n'opèrent que sur du texte.

La méthode traditionnelle : Pour compter les nombres contenant un chiffre spécifique, vous devez d'abord les convertir en texte, souvent avec une formule alambiquée comme celle-ci :

=SUMPRODUCT(--(ISNUMBER(SEARCH("4", B2:B12))))

Cette formule compte combien de cellules dans B2:B12 contiennent le chiffre "4". Pour additionner les valeurs basées sur un modèle numérique, la formule devient encore plus complexe :

=SUMPRODUCT(--(ISNUMBER(SEARCH("4*", TEXT(B2:B12,"0")))), C2:C12)

L'alternative alimentée par l'IA : Utiliser Excelmatic Cette complexité disparaît avec un agent IA. Vous demandez simplement :

Comptez combien de cellules dans la plage B2:B12 contiennent le chiffre '4'.

Ou pour l'exemple de sommation :

Additionnez les valeurs de la colonne C pour les lignes où le nombre de la colonne B commence par 4.

Excelmatic gère les conversions de type de données nécessaires en arrière-plan, fournissant la réponse correcte sans formule compliquée.

Limitations des caractères génériques et comment les surmonter

Les caractères génériques ont des limitations qui peuvent conduire à la confusion et à des erreurs. Les outils modernes offrent un moyen direct de les surmonter.

• Incompatibilité des fonctions : Des fonctions comme IF() ne prennent pas en charge les caractères génériques. Solution : Au lieu de construire des solutions de contournement IF(COUNTIF(...)), utilisez Excelmatic pour énoncer votre logique conditionnelle directement.
• Les nombres nécessitent une conversion en texte : Les caractères génériques échouent sur les données numériques à moins d'utiliser des fonctions comme TEXT() ou SUMPRODUCT(). Solution : Excelmatic interprète automatiquement votre demande et gère les conversions nombre-texte, vous évitant d'écrire des formules complexes.
• Faux positifs : Un modèle large comme *Smith* peut accidentellement correspondre à "Smithson" ou "Blacksmith". Solution : Bien que vous puissiez affiner votre modèle générique, avec Excelmatic vous pouvez être plus spécifique dans votre demande, comme "Trouvez les entrées contenant le mot entier 'Smith'", laissant l'IA déterminer la logique précise.
• Non-sensibilité à la casse : Les recherches par caractères génériques sont insensibles à la casse par défaut. Obtenir une correspondance sensible à la casse nécessite une formule différente et plus complexe utilisant FIND(). Solution : Avec Excelmatic, vous pouvez spécifier votre exigence : "Comptez les cellules contenant le texte exact 'apple', pas 'Apple'."

Conseils pour les correspondances partielles

Voici quelques scénarios pratiques et comment les deux méthodes les gèrent.

Fusionner des données avec correspondance approximative

Vous pourriez avoir "Homel" et "Gomel" pour le même emplacement.

• Méthode par caractères génériques : Utilisez un modèle comme *omel pour les trouver et les standardiser.
• Méthode Excelmatic : Demandez simplement, "Aidez-moi à nettoyer la colonne ville. Groupez les noms similaires comme 'Homel' et 'Gomel'." L'IA peut souvent identifier et suggérer ces consolidations.

Exclure des résultats spécifiques

Vous devez additionner les valeurs pour les codes commençant par "00123H" mais pas ceux se terminant par "-SP".

• Méthode par caractères génériques : Une formule en deux parties est nécessaire : =SUMIF(..., "00123H*") - SUMIF(..., "00123H*-SP").
• Méthode Excelmatic : Une seule instruction claire suffit : "Additionnez toutes les valeurs pour les codes commençant par '00123H' mais excluez ceux se terminant par '-SP'."

Conclusion

Les caractères génériques d'Excel sont une fonctionnalité puissante pour quiconque a besoin d'effectuer des correspondances de modèles. Ils fournissent une solution native qui, une fois maîtrisée, peut résoudre de nombreux problèmes de nettoyage de données et d'analyse.

Cependant, la courbe d'apprentissage peut être raide, et les formules deviennent rapidement complexes. Pour les professionnels du marketing, des ventes et des opérations qui privilégient la vitesse et l'efficacité, Excelmatic représente un bond en avant significatif. En traduisant le langage naturel en résultats précis, il gère la complexité pour vous, vous permettant de vous concentrer sur les insights métier plutôt que sur la syntaxe technique.

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FAQ

Quels sont les trois caractères génériques dans Excel ?

Excel utilise trois caractères génériques : * (astérisque) correspond à n'importe quel nombre de caractères, ? (point d'interrogation) correspond exactement à un caractère, et ~ (tilde) échappe les caractères génériques pour les traiter comme du texte littéral.

Quelles fonctions Excel prennent en charge les caractères génériques ?

Les fonctions courantes qui prennent en charge les caractères génériques incluent COUNTIF(), SUMIF(), VLOOKUP(), XLOOKUP(), SEARCH(), MATCH(), et leurs variations comme COUNTIFS() et SUMIFS().

Pourquoi les caractères génériques ne fonctionnent-ils pas avec les nombres dans mes formules ?

Les caractères génériques ne fonctionnent qu'avec du texte. Pour les formules traditionnelles, vous devez utiliser une fonction comme TEXT() pour convertir les nombres avant d'appliquer les modèles génériques. Les outils IA peuvent souvent gérer cette conversion automatiquement.

Puis-je utiliser des caractères génériques dans la fonctionnalité Rechercher et Remplacer d'Excel ?

Oui, les caractères génériques fonctionnent dans Rechercher et Remplacer, mais vous devez activer l'option dans la boîte de dialogue. Alternativement, vous pouvez utiliser un outil IA et énoncer votre demande en langage simple pour éviter les menus.

Puis-je utiliser des caractères génériques avec la fonction IF() dans Excel ?

La fonction IF() ne prend pas directement en charge les caractères génériques. La méthode traditionnelle nécessite une solution de contournement avec COUNTIF(), comme =IF(COUNTIF(A1,"Amy*"),"Yes","No"). Un outil IA vous permet d'énoncer la logique directement.

Pourquoi mon modèle générique ne correspond-il pas à tous les résultats attendus ?

Les problèmes courants incluent les espaces de début/fin, un formatage incohérent ou l'utilisation du mauvais symbole générique. Un nettoyage des données est souvent nécessaire. La correspondance générique est également insensible à la casse par défaut.