Guide Complet pour Créer des Listes Déroulantes dans Excel

Avez-vous déjà cliqué sur une petite flèche dans une cellule Excel affichant une liste d'options ? Cela pourrait être une liste de départements, régions, statuts ou catégories. Si vous répondez oui, vous avez interagi avec une liste déroulante.

Les listes déroulantes Excel guident les utilisateurs vers une saisie cohérente, réduisant les risques de fautes de frappe ou d'entrées incohérentes. Que vous remplissiez un tracker de projet, créiez une feuille de budget ou conceviez un formulaire que d'autres utiliseront, les listes déroulantes aident à garder les choses propres et prévisibles.

Dans ce guide, je vais vous montrer comment créer ces listes à partir de zéro, les personnaliser selon vos besoins, les réparer quand cela ne fonctionne pas, et même créer des versions plus dynamiques et interactives pour les workflows avancés. Nous couvrirons les méthodes traditionnelles manuelles et explorerons également comment les outils IA modernes peuvent accomplir des tâches de liste déroulante basiques en une fraction du temps. Vous n'avez pas besoin d'être un expert Excel pour commencer ; il suffit d'une feuille de calcul fonctionnelle et de quelques points de données.

Créer des Listes Déroulantes Basiques dans Excel

Voyons maintenant comment vous pouvez créer une liste déroulante dans Excel en utilisant deux approches différentes : la méthode manuelle traditionnelle et l'alternative rapide alimentée par l'IA.

La Méthode Manuelle : Construction Étape par Étape

Pour construire manuellement une liste déroulante dans Excel, vous utiliserez la fonctionnalité Validation des données.

Étape 1 : Préparer les données source

Avant de créer une liste déroulante, décidez des éléments à inclure dans la liste. Vous pouvez saisir ces choix directement lors de la configuration de la liste déroulante, ou pour une meilleure gestion, listez-les dans des cellules de votre feuille de calcul.

Étape 2 : Appliquer la validation des données

Lorsque votre liste est prête :

• Mettez en surbrillance la cellule ou la plage de cellules où vous voulez que la liste déroulante apparaisse.

• Allez dans l'onglet Données sur le ruban et cliquez sur Validation des données.

• Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sous Autoriser, choisissez Liste.

• Dans la zone Source, tapez vos valeurs directement (séparées par des virgules) ou, de préférence, référencez la plage de cellules où se trouve votre liste.

Étape 3 : Finalisation et test

Après avoir vérifié que vous avez saisi la plage correcte :

• Appuyez sur OK pour terminer.
• Cliquez dans l'une des cellules validées. Vous verrez une petite flèche sur sa droite, où vous pouvez sélectionner votre entrée dans la liste.

Si vous saisissez manuellement un élément que vous n'aviez pas prédéfini dans la cellule, vous obtiendrez une erreur. Cette validation aide à prévenir les erreurs lors de la saisie des données.

L'Alternative Alimentée par l'IA : Utiliser Excelmatic

Bien que la méthode manuelle soit efficace, elle implique plusieurs clics et la navigation dans les menus. Pour une approche beaucoup plus rapide et intuitive, vous pouvez utiliser un Agent IA Excel comme Excelmatic.

Excelmatic rationalise les tâches basiques de validation des données Excel en vous permettant de donner des instructions en langage clair. Au lieu de naviguer dans les menus pour une simple création de liste, vous énoncez simplement ce dont vous avez besoin.

Comment ça marche :

1. Téléchargez votre fichier Excel à une seule feuille sur Excelmatic.
2. Tapez votre demande dans la boîte de chat en utilisant des instructions claires et spécifiques.
3. Excelmatic applique la validation des données basique et fournit le fichier mis à jour.

Pour créer une liste déroulante, vous pourriez simplement dire :

Dans la colonne D, créez une liste déroulante en utilisant les valeurs des cellules A2 à A10.

Comparaison :

• Méthode Manuelle : Nécessite de naviguer vers l'onglet Données, d'ouvrir Validation des données, de sélectionner 'Liste', de définir la source et de cliquer sur OK. Sujette aux erreurs si vous sélectionnez la mauvaise plage.
• Excelmatic : Nécessite une instruction simple et claire pour les configurations de liste basiques. C'est plus rapide pour la création de liste standard et ne nécessite pas de mémoriser les emplacements spécifiques des menus.

Listes dynamiques basées sur des tableaux (La Magie des Tableaux)

Si vous avez besoin de plus de contrôle sur vos listes, vous pouvez utiliser les tableaux Excel pour créer des listes dynamiques qui se mettent à jour automatiquement.

• Sélectionnez votre liste source et appuyez sur Ctrl + T (ou allez dans l'onglet Insertion > Tableau).
• Assurez-vous de cocher "Mon tableau a des en-têtes".

• Donnez un nom significatif à votre tableau sous l'onglet Création de tableau.

• Sélectionnez la plage de cellules où votre liste déroulante doit apparaître, puis sélectionnez l'onglet Données > Validation des données > Liste.
• Dans le champ "Source", tapez =INDIRECT("DepartmentList[Department]")

Lorsque vous convertissez votre liste source en tableau, vous permettez à Excel d'inclure automatiquement les nouveaux éléments dans la liste déroulante au fur et à mesure qu'ils sont ajoutés.

Comment Ajouter ou Supprimer des Éléments d'une Liste Déroulante

À un moment donné, vous devrez peut-être mettre à jour votre liste déroulante.

Si vous avez créé votre liste déroulante en utilisant une saisie manuelle dans la zone source, vous devrez retourner dans Validation des données et modifier la liste séparée par des virgules.

Si vous avez utilisé une plage de cellules, ajoutez simplement le nouvel élément à cette plage. Remarque : Si le nouvel élément est en dehors de la plage d'origine, vous devez mettre à jour la plage source dans les paramètres de Validation des données.

Si vous référencez votre liste à partir d'un tableau Excel (la meilleure pratique), tapez simplement la nouvelle valeur sous la dernière ligne. Excel étendra automatiquement le tableau et mettra à jour votre liste. Aucune action supplémentaire n'est nécessaire.

Comment Supprimer une Liste Déroulante

Vous pouvez supprimer une liste déroulante de votre feuille Excel sans supprimer les données que vous avez déjà saisies.

Pour supprimer une liste déroulante créée en utilisant Validation des données :

• Sélectionnez la cellule ou la plage contenant la liste déroulante.
• Allez dans Données > Validation des données.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Tout effacer > OK.

Cette méthode supprime la règle de validation et la flèche déroulante. Les valeurs de cellule existantes restent intactes mais ne sont plus restreintes.

Si vous utilisez des zones de liste modifiable ou des contrôles ActiveX :

• Allez dans Développeur > Mode Conception.
• Sélectionnez le contrôle, puis appuyez sur Supprimer sur votre clavier.

Avec Excelmatic, vous pouvez également supprimer la validation de données basique en lui donnant l'instruction : "Supprimez la liste déroulante de la colonne C."

Techniques Avancées : Listes Dynamiques et Dépendantes

Maintenant que vous avez appris les bases, voyons comment vous pouvez créer des listes plus flexibles pour des utilisations avancées.

Listes déroulantes dynamiques

Les listes déroulantes dynamiques se mettent à jour automatiquement. Nous avons déjà vu comment un Tableau Excel fait cela, mais vous pouvez également utiliser des formules. Si votre liste a des doublons, il est conseillé d'abord d'utiliser la fonction UNIQUE() pour extraire les valeurs distinctes. Par exemple, si vos données sont dans "A2:A21", vous pouvez utiliser la formule ci-dessous dans un autre endroit pour créer une liste plus propre pour votre liste déroulante.

=UNIQUE(A2:A21)

Ensuite, vous pouvez utiliser cette nouvelle liste unique comme source pour votre liste déroulante. Pour les versions Excel plus anciennes sans UNIQUE(), vous pouvez utiliser la fonction OFFSET(), qui est plus complexe :

=OFFSET(ListData!$A$2, 0, 0, COUNTA(ListData!$A:$A) -1)

Listes déroulantes dépendantes (en cascade)

Les listes déroulantes dépendantes (ou listes en cascade) sont des ensembles de listes déroulantes où les choix dans une liste dépendent de la sélection faite dans une autre. Elles sont idéales pour les données hiérarchiques comme les catégories et sous-catégories.

Le processus manuel est assez complexe, nécessitant des plages nommées et la fonction INDIRECT.

Étape 1 : Préparer vos données source et créer des plages nommées

Créez une liste de catégories et de sous-catégories. Pour chaque catégorie, vous devez créer une Plage Nommée qui contient ses sous-catégories. Le nom de la plage doit correspondre exactement au nom de la catégorie.

Étape 2 : Créer la première liste déroulante (principale)

Utilisez Validation des données pour créer une liste déroulante pour les catégories principales, comme montré précédemment.

Étape 3 : Créer la liste déroulante dépendante

Ensuite, configurez la liste déroulante des sous-catégories. Allez dans Validation des données > Liste. Pour la source, utilisez la fonction INDIRECT pour référencer la cellule avec la première liste déroulante. Si votre première liste déroulante est dans la cellule A2, la formule serait :

=INDIRECT(A2)

Étape 4 : Tester la liste déroulante

Maintenant, lorsque vous sélectionnez une catégorie dans la première liste déroulante, la deuxième liste déroulante affichera les sous-catégories correspondantes.

Pour les Scénarios Complexes : Restez sur les Méthodes Manuelles

Créer des listes déroulantes dépendantes manuellement est puissant mais nécessite une configuration technique précise. Bien que les outils IA évoluent, les scénarios complexes comme les listes déroulantes dépendantes avec des plages nommées et des fonctions INDIRECT sont mieux gérés par les méthodes manuelles traditionnelles pour garantir la précision et la fiabilité.

Personnalisation et Expérience Utilisateur

Vous pouvez rendre vos listes déroulantes plus conviviales.

Messages de saisie et alertes d'erreur

Excel vous permet d'attacher des messages aux cellules de liste déroulante pour guider les utilisateurs.

• Allez dans Données > Validation des données.
• Passez à l'onglet Message de saisie pour ajouter une invite utile.
• Passez à l'onglet Alerte d'erreur pour personnaliser le message qui apparaît lorsqu'un utilisateur saisit des données non valides.

Ces fonctionnalités aident à créer une expérience plus guidée et intuitive pour quiconque utilise votre feuille de calcul.

Listes déroulantes consultables

Dans les versions modernes d'Excel (Microsoft 365, Excel pour le web), les listes déroulantes de validation des données sont consultables par défaut. Lorsque vous cliquez sur la flèche déroulante, vous pouvez commencer à taper, et Excel filtre la liste. C'est un énorme gain de temps pour les longues listes. Les versions plus anciennes comme Excel 2016 ou 2019 n'ont pas cette fonctionnalité intégrée et nécessitent des solutions de contournement plus complexes.

Autoriser d'autres entrées ou saisie manuelle

Parfois, vous voudrez peut-être autoriser les utilisateurs à saisir des valeurs absentes de la liste.

• Allez dans Données > Validation des données > onglet Alerte d'erreur.
• Décochez la case "Alerte en cas de données non valides".

Bien que cela ajoute de la flexibilité, cela peut compromettre la cohérence des données. Vous pouvez utiliser la Mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les entrées absentes de la liste originale pour examen ultérieur.

Contrôles de Formulaire et ActiveX pour une Fonctionnalité Améliorée

Pour une flexibilité encore plus grande, Excel propose des Contrôles de Formulaire et des contrôles ActiveX. Ceux-ci sont plus avancés et nécessitent souvent une familiarité avec l'onglet Développeur.

• Les zones de liste modifiable des Contrôles de Formulaire sont simples et fonctionnent sur toutes les plateformes (Windows, Mac). Elles sont liées à une cellule qui affiche le numéro d'index de l'élément sélectionné, que vous pouvez ensuite utiliser avec une fonction comme INDEX() pour récupérer la valeur réelle.
• Les zones de liste modifiable des Contrôles ActiveX sont plus puissants et personnalisables (polices, couleurs, événements) mais sont uniquement pour Windows et peuvent nécessiter des connaissances VBA pour une fonctionnalité complète.

Ces contrôles avancés et ces personnalisations nécessitent actuellement une configuration manuelle et sont au-delà de la portée des outils assistés par IA comme Excelmatic.

Résolution des Problèmes Courants

Même avec soin, vous pouvez rencontrer des problèmes. Voici quelques problèmes courants et leurs correctifs :

• Options vides dans la liste déroulante : Votre plage source inclut probablement des cellules vides. Nettoyez votre liste source.
• Éléments manquants : La plage source dans vos paramètres de Validation des données pourrait être incorrecte ou ne pas inclure les éléments récemment ajoutés. Vérifiez et étendez la plage si nécessaire (ou mieux encore, utilisez un Tableau Excel pour éviter cela).
• La flèche déroulante est manquante : La validation des données a peut-être été effacée de la cellule. Réappliquez-la.
• Erreurs #REF! dans les listes dépendantes : Cela signifie généralement que la plage nommée que INDIRECT essaie de trouver n'existe pas ou a une faute de frappe. Assurez-vous que vos plages nommées correspondent parfaitement aux valeurs de votre liste déroulante principale.

Pour la configuration et la suppression basiques des listes déroulantes, Excelmatic peut vous aider à éviter les erreurs manuelles courantes. Cependant, pour le dépannage complexe, les méthodes manuelles traditionnelles offrent souvent plus de contrôle et de précision.

Conclusion

Les listes déroulantes sont essentielles pour assurer l'intégrité des données et améliorer la facilité d'utilisation de vos feuilles de calcul. Nous avons couvert le spectre complet des techniques, de la création d'une liste basique manuellement à la construction de listes complexes, dynamiques et dépendantes.

Maîtriser les méthodes manuelles dans Excel vous donne une compréhension approfondie du fonctionnement de l'outil. Pour la création et la suppression de listes déroulantes basiques, Excelmatic offre une alternative pratique qui peut faire gagner du temps et réduire les erreurs de configuration simples.

La meilleure approche dépend de vos besoins spécifiques :

• Pour les listes déroulantes basiques rapides, Excelmatic fournit une solution rapide et accessible
• Pour les listes complexes, dynamiques ou dépendantes, les méthodes manuelles traditionnelles vous donnent le contrôle et la précision nécessaires
• Pour les personnalisations avancées et les contrôles de formulaire, restez sur la configuration manuelle dans Excel

Prêt à simplifier vos tâches basiques de validation des données Excel ? Essayez Excelmatic dès aujourd'hui et découvrez la commodité de la création de listes déroulantes assistée par l'IA pour les scénarios simples.

FAQ

Comment puis-je créer une liste déroulante dynamique qui se met à jour automatiquement ?

La meilleure façon est de formater votre liste source en tant que Tableau Excel (Ctrl+T) et de référencer la colonne du tableau dans votre source de Validation des données. La liste se mettra à jour automatiquement au fur et à mesure que vous ajouterez ou supprimerez des éléments du tableau.

Quelles sont les meilleures pratiques pour gérer les grandes listes déroulantes dans Excel ?

Organisez vos données source sur une feuille séparée et masquée. Utilisez un Tableau Excel pour votre liste source afin de la rendre dynamique. Dans Excel 365, tirez parti de la fonctionnalité de recherche intégrée pour trouver rapidement des éléments.

Quels types de listes déroulantes fonctionnent le mieux avec Excelmatic ?

Excelmatic fonctionne le mieux pour les listes déroulantes basiques avec des plages sources simples sur la même feuille de calcul. Pour les besoins simples de validation de données comme les listes de départements, les options de statut ou les sélections de catégories, Excelmatic peut fournir des résultats rapides et précis.

Puis-je utiliser VBA pour améliorer la fonctionnalité des listes déroulantes dans Excel ?

Oui, VBA peut être utilisé avec les contrôles ActiveX pour créer des comportements hautement personnalisés, comme déclencher d'autres actions lorsqu'un utilisateur fait une sélection ou créer des listes déroulantes consultables personnalisées dans les anciennes versions d'Excel. Ces personnalisations avancées nécessitent une configuration manuelle.

Comment créer une liste déroulante consultable dans Excel ?

Dans Excel 365 et Excel pour le web, les listes déroulantes standard de validation des données sont automatiquement consultables. Pour les versions plus anciennes, vous aurez besoin d'une solution de contournement, impliquant généralement une zone de liste modifiable de Contrôle de Formulaire ou ActiveX combinée avec des formules d'aide ou du VBA.