Arrêtez de perdre des heures sur le tri personnalisé dans Excel : une méthode plus rapide avec l'IA

Contexte du problème et points de friction

Imaginez que vous êtes analyste pour le département de l'éducation d'une ville. Vous disposez d'une feuille de calcul principale contenant la liste de toutes les écoles du district. Ce jeu de données comprend des colonnes pour le nom de l'école, sa ville, son type (par ex., École élémentaire, Collège, Lycée, Université), le nombre actuel d'élèves et sa capacité maximale.

Actuellement, les données sont triées par ordre alphabétique du nom de l'école. Bien que cela puisse être utile pour trouver un établissement spécifique, c'est totalement inadapté pour toute analyse pertinente. Le conseil scolaire a besoin de comprendre le paysage éducatif ville par ville, mais il a une manière très spécifique de vouloir voir les données organisées.

Voici le défi : ils veulent que la liste soit triée d'abord par Ville (par ordre alphabétique), puis par Type d'école dans un ordre hiérarchique spécifique (Élémentaire, puis Collège, puis Lycée, etc.), et enfin, pour les écoles du même type dans la même ville, ils veulent que celle avec la plus grande population apparaisse en premier.

Si vous avez déjà essayé de faire cela dans Excel, vous connaissez ce sentiment de découragement. Le tri standard de A à Z ou de Z à A ne fonctionnera pas pour la colonne « Type d'école ». Vous vous retrouvez avec une tâche frustrante qui semble simple mais qui se transforme rapidement en une série d'étapes complexes et cachées. Couper et coller manuellement des lignes est hors de question — c'est la recette parfaite pour faire des erreurs et cela prendrait des heures. Il doit y avoir une meilleure façon de faire, mais la solution traditionnelle d'Excel n'est pas aussi simple qu'on pourrait l'espérer.

Solution traditionnelle avec Excel : Étapes et limites

La « bonne » méthode manuelle pour résoudre ce problème dans Excel implique une combinaison de la fonctionnalité « Tri personnalisé » et d'une « Liste personnalisée » définie manuellement. Cela vous permet d'indiquer à Excel un ordre spécifique, non alphabétique, à suivre. Pour la tâche secondaire de calcul des taux d'occupation, vous utiliseriez généralement les fonctions SOMME.SI ou SOMME.SI.ENS.

Le processus de tri manuel

Voici une description de l'approche traditionnelle en plusieurs étapes :

1. Créer une liste personnalisée : C'est l'étape la plus cruciale et la moins intuitive. Vous devez définir votre ordre de tri personnalisé pour les types d'écoles.

   • Naviguez vers Fichier > Options > Options avancées.
   • Faites défiler jusqu'à la section « Général » et cliquez sur Modifier les listes personnalisées....
   • Dans la boîte « Entrées de la liste », vous devez taper manuellement l'ordre souhaité, avec chaque élément sur une nouvelle ligne :

     Elementary
     Middle
     High
     Community College
     University
     

   • Cliquez sur « Ajouter » pour enregistrer cette liste dans votre application Excel, puis cliquez sur « OK ».

2. Appliquer le tri multiniveau :

   • Sélectionnez toute votre plage de données.
   • Allez dans l'onglet Données et cliquez sur Trier.
   • Dans la boîte de dialogue Trier, configurez trois niveaux de critères de tri :
     • Niveau 1 : Trier par Ville, Ordre De A à Z.
     • Niveau 2 : Cliquez sur « Ajouter un niveau ». Trier par Type d'école. Pour l'Ordre, sélectionnez Liste personnalisée... et choisissez la liste que vous venez de créer.
     • Niveau 3 : Cliquez sur « Ajouter un niveau ». Trier par Population, Ordre Du plus grand au plus petit.
   • Cliquez sur « OK » pour appliquer le tri.

Calcul des taux d'occupation

Après le tri, vous vous attaqueriez à la deuxième demande :

1. Créez un petit tableau séparé avec une liste unique des types d'écoles.
2. Pour chaque type d'école, vous auriez besoin de deux formules SOMME.SI :
   • =SOMME.SI(D:D; "Elementary"; E:E) pour additionner la population de toutes les écoles élémentaires (en supposant que le Type d'école est dans la colonne D et la Population dans la colonne E).
   • =SOMME.SI(D:D; "Elementary"; F:F) pour additionner la capacité de toutes les écoles élémentaires (en supposant que la Capacité est dans la colonne F).
3. Ajoutez une troisième colonne pour diviser la population totale par la capacité totale afin d'obtenir le taux d'occupation.
4. Répétez ce processus pour chaque type d'école.

Limites de la méthode traditionnelle

Bien que puissante, cette approche présente des problèmes qui la rendent inefficace et difficile à faire évoluer :

• Cachée et non portable : La liste personnalisée est enregistrée dans votre application Excel locale, et non dans le classeur lui-même. Si vous envoyez le fichier par e-mail à un collègue, il ne pourra pas reproduire le tri car la liste personnalisée ne voyage pas avec le fichier. Il devra la recréer manuellement.
• Chronophage et rigide : La configuration initiale nécessite de naviguer dans plusieurs menus et de taper manuellement votre liste. Si le conseil décide de changer la hiérarchie de tri (par exemple, placer « Lycée » avant « Collège »), vous devez retourner modifier la liste personnalisée.
• Sujette aux erreurs humaines : Une simple faute de frappe dans la liste personnalisée ("Élémentair" au lieu de "Élémentaire") entraînera l'échec silencieux du tri pour cette catégorie, conduisant à un classement incorrect difficile à repérer.
• Flux de travail déconnectés : La tâche de tri et le calcul de l'occupation sont deux processus manuels complètement distincts. Répondre à une simple question de suivi nécessite de créer de toutes nouvelles formules à partir de zéro.
• Manque de transparence : Un nouveau membre de l'équipe qui ouvre le fichier n'a aucun moyen de savoir quelle logique de tri complexe a été appliquée ni comment cela a été fait, ce qui rend le fichier difficile à auditer ou à maintenir.

La nouvelle solution : Utiliser un agent IA pour Excel (Excelmatic)

Au lieu de vous battre avec des menus cachés et des formules complexes, vous pouvez utiliser un agent IA pour Excel comme Excelmatic pour atteindre le même objectif en une fraction du temps. L'ensemble du processus devient une simple conversation. Vous décrivez ce que vous voulez, et l'IA fait le travail.

Étape 1 : Importez vos données

Tout d'abord, rendez-vous sur Excelmatic et importez votre feuille de calcul de données scolaires. Il suffit de glisser-déposer votre fichier Excel ou CSV sur la plateforme. Excelmatic lira instantanément vos données et vous en montrera un aperçu.

Étape 2 : Décrivez votre tri complexe en langage courant

Oubliez les listes personnalisées. Dites simplement à l'IA exactement comment vous voulez que les données soient triées. Vous pouvez taper votre demande directement dans le champ de discussion.

Pour ce problème spécifique, vous demanderiez :

Triez les données d'abord par Ville par ordre alphabétique, puis par Type d'école en utilisant l'ordre personnalisé : Elementary, Middle, High, Community College, University. Enfin, pour les écoles du même type dans la même ville, triez par Population du plus grand au plus petit.

Excelmatic comprend le concept de tri multiniveau et de hiérarchies personnalisées directement à partir de vos instructions en langage naturel. Il traitera votre demande et présentera le tableau nouvellement trié en quelques secondes.

Étape 3 : Posez des questions de suivi et effectuez des calculs

Maintenant que vos données sont parfaitement triées, vous pouvez poursuivre la conversation pour effectuer la deuxième partie de la tâche. Il n'est pas nécessaire d'écrire des formules SOMME.SI. Demandez simplement :

Maintenant, créez un tableau récapitulatif qui montre la population totale, la capacité totale et le pourcentage d'occupation global pour chaque type d'école. Triez ce tableau récapitulatif par pourcentage d'occupation du plus bas au plus élevé.

L'IA générera un tableau récapitulatif clair et précis basé sur vos données triées, accomplissant en quelques secondes ce qui aurait nécessité plusieurs minutes de construction minutieuse de formules.

Étape 4 : Exportez vos résultats

Une fois que vous êtes satisfait des résultats — le tableau principal trié et le résumé de l'occupation — vous pouvez tout télécharger dans un nouveau classeur Excel propre en un seul clic. Le nouveau fichier contiendra tous les résultats, prêts à être partagés avec le conseil scolaire.

Exemple de conversation avec Excelmatic

Voici à quoi pourrait ressembler l'interaction complète :

Méthode traditionnelle vs Excelmatic : Comparaison rapide

FAQ

Q1 : Est-ce qu'Excelmatic comprend vraiment les ordres de tri personnalisés spécifiés dans une phrase ? Oui. Vous pouvez définir n'importe quel ordre personnalisé directement dans votre demande, comme « trier par priorité : Élevée, Moyenne, Faible », et l'IA l'interprétera et l'appliquera correctement sans que vous ayez besoin de créer une liste dans les paramètres d'Excel.

Q2 : Les données de mon district scolaire sont-elles en sécurité si je les importe sur Excelmatic ? Excelmatic est conçu en tenant compte de la confidentialité et de la sécurité des données. Toutes les données sont traitées de manière sécurisée, et la plateforme adhère à des politiques de confidentialité strictes. Pour des détails de conformité spécifiques, il est toujours préférable de consulter la documentation sur la confidentialité et la sécurité du site officiel.

Q3 : Excelmatic peut-il gérer des données mal formatées, comme des fautes de frappe dans la colonne « Type d'école » ? Excelmatic peut souvent identifier les incohérences dans vos données. Vous pouvez même lui demander de nettoyer les données comme première étape, par exemple : « D'abord, standardise la colonne 'Type d'école'. 'Élém.' doit devenir 'Élémentaire' et 'Lyc.' doit devenir 'Lycée'. » Cela ajoute une puissante étape de nettoyage de données qui est très manuelle dans Excel.

Q4 : Et si nos critères de tri changent le mois prochain ? C'est là que l'approche par IA brille. Vous n'avez pas besoin de fouiller dans le menu des options d'Excel. Il vous suffit de commencer une nouvelle conversation avec le même fichier de données et de fournir les nouvelles instructions de tri dans votre demande. Vous obtiendrez le résultat mis à jour en quelques secondes.

Q5 : Puis-je exporter les résultats dans un fichier Excel ? Absolument. Excelmatic vous permet de télécharger les tableaux, graphiques et rapports générés par l'IA sous forme de fichier .xlsx standard, que vous pouvez ensuite ouvrir, modifier et partager comme n'importe quel autre classeur Excel.

Passez à l'action : Révolutionnez votre flux de travail sur Excel

Ne laissez plus les tâches fastidieuses et répétitives comme le tri personnalisé vous ralentir. Bien que les méthodes traditionnelles d'Excel soient puissantes, elles ont été conçues pour une autre époque. Aujourd'hui, vous avez la possibilité de déléguer cette complexité à un assistant intelligent.

Pensez au temps que vous gagnerez — non seulement sur la tâche initiale, mais sur chaque modification future et question de suivi. Au lieu d'être un « constructeur de formules », vous pouvez vous concentrer sur votre rôle d'« analyste », en tirant des informations de données organisées exactement comme vous en avez besoin, quand vous en avez besoin.

Prêt à le constater par vous-même ? Essayez Excelmatic dès aujourd'hui. Importez la feuille de calcul avec laquelle vous vous débattez en ce moment et utilisez les instructions de cet article. Découvrez la différence lorsque vous pouvez simplement demander ce que vous voulez et l'obtenir.