Arrêtez de perdre des heures dans Power Query : Fusionnez et analysez les données étudiantes avec l'IA

Contexte du problème et points de friction

Imaginez que vous êtes un administrateur de cours, un formateur en entreprise ou un enseignant. Vous venez de réaliser deux tests ou sessions de formation distincts, et les résultats sont stockés dans deux tableaux Excel différents, appelons-les Test1 et Test2.

Chaque tableau contient des informations essentielles sur les étudiants : prénom, nom, date de naissance, date d'inscription au programme et score obtenu à ce test spécifique.

Voici le défi : vous devez créer un rapport consolidé, mais uniquement pour les étudiants qui ont participé aux deux tests. Le recoupement manuel des noms entre deux longues listes est fastidieux et sujet aux erreurs. Mais le travail ne s'arrête pas là. Pour votre rapport final, vous devez :

• Combiner les prénoms et noms en une seule colonne cohérente au format "Nom, Prénom".
• Calculer l'âge actuel de chaque étudiant en fonction de sa date de naissance.
• Corriger une colonne "Date d'inscription" qu'Excel ne reconnaît pas comme une date valide.
• Combiner les scores des deux tests pour obtenir un "Score total".
• Attribuer un statut "Réussite" ou "Échec" en fonction du fait que le score total atteint un certain seuil.

Faire cela avec les fonctions Excel traditionnelles comme RECHERCHEV ou INDEX/EQUIV peut rapidement devenir un enchevêtrement de formules. Un utilisateur plus avancé pourrait se tourner vers Power Query, mais cela introduit ses propres complexités.

Solution Excel traditionnelle : La méthode Power Query

Pour les analystes de données expérimentés, Power Query est l'outil de prédilection pour ce type de tâche. C'est un moteur de transformation de données puissant intégré à Excel qui peut gérer la fusion, le nettoyage et la restructuration des données sans écrire de formules basées sur les cellules. Cependant, ce n'est pas du tout une solution simple de "cliquer et c'est parti".

Voici un aperçu des étapes nécessaires pour résoudre notre problème de données étudiantes avec Power Query :

1. Charger les données dans Power Query : Vous devez d'abord importer les deux tableaux (Test1 et Test2) dans l'Éditeur Power Query. Ils sont souvent chargés en tant que requêtes "connexion uniquement" pour éviter d'encombrer votre classeur jusqu'à ce que le résultat final soit prêt.

2. Fusionner les requêtes : L'étape centrale est la fusion des deux requêtes. Vous sélectionnez la requête Test1, choisissez "Fusionner les requêtes", puis sélectionnez Test2 comme tableau à fusionner. Pour trouver les étudiants ayant passé les deux tests, vous devez effectuer une Jointure interne, en faisant correspondre les tableaux sur les colonnes "Prénom" et "Nom".

3. Développer et nettoyer les colonnes : Après la fusion, une nouvelle colonne contenant des données de tableau imbriquées apparaît. Vous devez "développer" cette colonne pour extraire le score du test du deuxième tableau. Ensuite, vous pouvez supprimer les colonnes de noms redondantes du deuxième tableau.

4. Ajouter des colonnes personnalisées pour les nouvelles données : C'est là que commence le travail manuel de formules dans Power Query. Vous devrez :

   • Créer le nom complet : Ajouter une colonne personnalisée avec une formule comme [Nom] & ", " & [Prénom] pour créer le nom formaté.
   • Calculer l'âge : Ajouter une autre colonne personnalisée. La formule en langage M pour calculer l'âge en années peut être délicate, quelque chose comme Duration.Days(Date.From(DateTime.LocalNow()) - [Date de naissance]) / 365.25. Vous devez ensuite formater cela en nombre entier.
   • Calculer le score total : Ajouter une colonne simple qui additionne les scores de Test1 et Test2.

5. Transformer les types de données : Vous devez manuellement sélectionner la colonne "Date d'inscription" et changer son type de données en "Date" pour corriger le problème de format. De même, assurez-vous que les colonnes numériques sont reconnues comme des nombres.

6. Ajouter une colonne conditionnelle : Pour créer le statut "Réussite/Échec", vous utilisez la fonctionnalité "Colonne conditionnelle". Vous configureriez une règle : si le "Score total" est supérieur ou égal à 140, afficher "Réussite" ; sinon, afficher "Échec".

7. Charger dans la feuille de calcul : Enfin, après toutes ces étapes, vous cliquez sur "Fermer et charger" pour exporter le tableau consolidé et nettoyé dans une nouvelle feuille de calcul Excel.

Les limites de l'approche traditionnelle

Bien qu'efficace, la méthode Power Query est semée d'embûches pour l'utilisateur moyen d'Excel :

• Courbe d'apprentissage abrupte : Comprendre des concepts comme "Jointure interne", "Jointure externe gauche" et le langage de formules M n'est pas intuitif.
• Rigide et chronophage : Le processus implique une douzaine de clics ou plus et plusieurs formules créées manuellement. Si vous faites une erreur, vous devez retourner dans l'éditeur et dépanner les "Étapes appliquées".
• Faible flexibilité : Et si votre responsable pose une question complémentaire, comme "Pouvez-vous aussi me montrer le score moyen par mois d'inscription ?" Vous devez retourner dans l'Éditeur Power Query et ajouter des étapes de transformation et de regroupement plus complexes.
• Difficile à collaborer : Transférer cette requête à un collègue qui ne connaît pas Power Query est impossible. La logique est cachée dans l'éditeur, ce qui la rend difficile à auditer ou à modifier.

La nouvelle solution : Utiliser l'IA Excel (avec Excelmatic)

Au lieu de naviguer dans un labyrinthe de menus et de formules, et si vous pouviez simplement dire à Excel ce que vous voulez ? C'est la promesse d'un Agent IA Excel comme Excelmatic. Il remplace le flux de travail complexe en plusieurs étapes par une interface conversationnelle simple.

Voici comment vous pouvez accomplir exactement la même tâche en une fraction du temps.

Étape 1 : Téléversez votre fichier Excel

Commencez par glisser-déposer votre classeur Excel contenant les tableaux Test1 et Test2 directement dans Excelmatic. L'IA analysera automatiquement le fichier et reconnaîtra les différents tableaux qu'il contient.

Étape 2 : Décrivez votre objectif en langage clair

C'est là que la magie opère. Au lieu d'effectuer des étapes manuelles, vous discutez simplement avec l'IA. Vous pouvez décomposer votre demande en quelques invites simples.

Voici un exemple de conversation que vous pourriez avoir avec Excelmatic pour résoudre le problème :

Étape 3 : Examinez et affinez

Excelmatic affiche instantanément le tableau résultant. Vous pouvez voir que toutes les transformations ont été appliquées correctement. Le meilleur, c'est la flexibilité. Si vous avez une demande complémentaire, vous n'avez pas besoin de recommencer. Vous pouvez simplement continuer la conversation.

Par exemple, vous pourriez demander :

• "Maintenant, triez ce tableau par 'Score total' du plus élevé au plus bas."
• "Pouvez-vous créer un diagramme circulaire montrant le pourcentage d'étudiants ayant réussi par rapport à ceux ayant échoué ?"
• "Filtrez cette liste pour n'afficher que les étudiants inscrits en 2023."

Chaque commande est exécutée instantanément, permettant un processus d'analyse de données fluide et exploratoire, impossible avec des outils rigides comme Power Query.

Étape 4 : Téléchargez vos résultats

Une fois satisfait, vous pouvez télécharger le fichier Excel final, parfaitement formaté, en un seul clic. Vous pouvez également copier les formules générées ou le tableau pour les utiliser dans vos classeurs existants.

Traditionnel vs. Excelmatic : Une comparaison rapide

FAQ

1. Dois-je être un expert Excel pour utiliser Excelmatic pour cela ? Pas du tout. Tout l'intérêt d'Excelmatic est d'autonomiser les utilisateurs qui ne connaissent pas les fonctions avancées ou Power Query. Si vous pouvez décrire votre logique métier en langage clair, vous pouvez utiliser l'outil.

2. Mes données étudiantes sont-elles sécurisées lorsque je les téléverse sur Excelmatic ? Oui. Excelmatic est conçu en tenant compte de la sécurité des données, utilisant des protocoles de chiffrement et de confidentialité standard de l'industrie. Vos données sont traitées pour l'analyse et ne sont pas stockées à long terme ni partagées. Pour des informations détaillées, reportez-vous toujours à la politique de confidentialité officielle.

3. Et si les noms de mes colonnes sont incohérents, comme 'Prénom_Nom' dans un tableau et 'PrénomNom' dans un autre ? L'IA est généralement assez intelligente pour reconnaître ces variations mineures. Cependant, pour de meilleurs résultats, vous pouvez être explicite dans votre invite, par exemple : "Fusionnez les tableaux en faisant correspondre 'Prénom_Nom' de Test1 avec 'PrénomNom' de Test2."

4. Excelmatic peut-il gérer des données vraiment désordonnées, comme des formats de date incohérents ? Oui, l'IA d'Excelmatic est entraînée sur un grand nombre de tâches de nettoyage de données. Elle peut souvent reconnaître et convertir automatiquement divers formats de dates et de nombres non standard, une tâche qui nécessite souvent des formules ou des étapes spécifiques dans Excel traditionnel.

5. Puis-je obtenir le code M de Power Query depuis Excelmatic ? Non, Excelmatic est une plateforme distincte qui effectue l'analyse directement. Il ne génère pas de code pour d'autres outils. Il fournit le résultat final — le tableau de données nettoyé, un tableau croisé dynamique, un graphique ou une formule — que vous pouvez télécharger et utiliser immédiatement.

Passez à l'action : Améliorez votre flux de travail Excel dès aujourd'hui

Arrêtez de passer un temps précieux à lutter avec des interfaces complexes et des formules obscures. La tâche de fusion et d'analyse des données étudiantes est un exemple parfait de l'endroit où les méthodes traditionnelles créent des frictions inutiles. Bien que Power Query soit un outil robuste, il est excessif pour de nombreux utilisateurs professionnels au quotidien.

En adoptant un agent IA Excel, vous pouvez recentrer votre attention de comment effectuer l'analyse vers quelles questions vous voulez poser. Vous pouvez finaliser vos rapports plus rapidement, avec moins d'erreurs, et avec la flexibilité d'explorer vos données de manières que vous n'auriez jamais imaginées.

Prêt à voir par vous-même ? Essayez Excelmatic gratuitement et téléversez l'un de vos propres fichiers Excel à plusieurs feuilles. Utilisez les invites de cet article comme point de départ et observez vos tâches fastidieuses de données être réalisées en quelques secondes.