Si vous avez déjà dû gérer une feuille de calcul remplie de notes de suivi client, de statuts et de rappels, vous savez que c'est à la fois essentiel et épuisant. Le suivi des interactions avec les clients est le cœur du succès des ventes, mais la plupart des équipes s'appuient encore sur des journaux Excel mis à jour manuellement qui ressemblent plus à un travail de détective qu'à une analyse.
Voyons pourquoi la méthode traditionnelle d'analyse des données de suivi est si frustrante, et comment Excelmatic facilite la découverte d'informations, le repérage des risques et la priorisation de la sensibilisation.
La méthode traditionnelle : filtres manuels, tableaux croisés dynamiques et frictions
Imaginez que vous travaillez avec un journal de 30 entrées de clients. Chaque ligne comprend des champs tels que Représentant commercial, Nom du client, Date du dernier contact, Méthode de contact, Statut, Notes d'interaction et Date du prochain suivi.
Maintenant, disons que votre responsable demande :
- "Quels sont les clients qui n'ont pas été contactés au cours des 2 dernières semaines ?"
- "Qui est bloqué dans 'Proposition envoyée' ou 'Négociation' depuis plus de 10 jours ?"
- "Pouvez-vous me montrer toutes les prochaines étapes prévues pour cette semaine par représentant ?"
Voici ce que vous feriez généralement dans Excel :
- Ajoutez manuellement une nouvelle colonne pour calculer les écarts de contact à l'aide de formules telles que
=AUJOURDHUI()-[Date du dernier contact] - Appliquez des filtres pour identifier les comptes en souffrance
- Utilisez les instructions COUNTIFS et IF pour ventiler la charge de travail des représentants par étape
- Ajoutez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les zones à risque
- Croisez les prochaines dates de suivi avec la semaine du calendrier
- Exportez éventuellement les listes filtrées pour créer des graphiques ou des résumés pour les réunions
Cela fonctionne, mais c'est lent, lourd en formules et très sujet aux erreurs. Sans oublier que chaque modification de la mise en page de la feuille de calcul nécessite de réajuster toutes vos formules.
La méthode Excelmatic : demandez et répondez
Au lieu de créer des colonnes, de faire glisser des filtres ou de remettre en question COUNTIFS, Excelmatic vous donne les mêmes informations en quelques secondes. Voici trois questions que vous pourriez lui poser :
1. Listez tous les clients sans suivi au cours des 14 derniers jours.
Excelmatic vérifie l'écart de date et renvoie une liste, triée par ordre d'urgence.
2. Mettez en évidence les transactions en 'Négociation' depuis plus de 10 jours.
Il analyse la Date du dernier contact + le Statut et signale les enregistrements à surveiller.
3. Résumez les prochains suivis dus cette semaine par représentant commercial.
Vous obtenez une ventilation claire indiquant qui doit contacter quand.
Pas de formules. Pas de formatage. Juste des réponses rapides et exploitables sur lesquelles vous pouvez agir, ou que vous pouvez partager directement avec votre équipe.
Pourquoi c'est important : les suivis génèrent des revenus
La vente est une question de timing. Si vos représentants manquent un suivi de trois jours, cela peut coûter une transaction. Si vous ne savez pas dans quelle étape les clients sont bloqués, votre pipeline perd des opportunités.
Mais lorsque votre suivi est bloqué derrière la logique et les filtres d'Excel, les informations arrivent trop tard. Excelmatic change cela. Avec lui, vous pouvez :
- Repérer instantanément les prospects dormants
- Prioriser les représentants en fonction de l'urgence du suivi
- Trouver les goulots d'étranglement du processus dans votre parcours client
Tableau comparatif
| Tâche | Excel traditionnel | Excelmatic |
|---|---|---|
| Trouver les suivis en retard | Calcul de date + filtres | Demande en langage naturel |
| Identifier les transactions bloquées | Vérification manuelle du statut + formules de date | Filtre et signalement basés sur l'IA |
| Afficher la liste d'actions de cette semaine | Trier par date et regrouper manuellement | Une question renvoie une liste groupée |
| Partager les données avec la direction | Nettoyer + exporter les tableaux filtrés | Résumé propre déjà fourni |
Réflexions finales : ne laissez pas les feuilles de calcul retarder les transactions
Vous ne devriez pas avoir à être un ingénieur en feuilles de calcul pour savoir quels clients ont besoin d'attention. Avec Excelmatic, vous passez moins de temps à mettre à jour, filtrer ou valider des formules, et plus de temps à faire le suivi, à conclure et à augmenter vos revenus.
Alors, la prochaine fois que quelqu'un vous demandera : "Qui a besoin d'un appel cette semaine ?" - ne faites pas défiler les lignes. Téléchargez simplement votre journal, posez la question et laissez Excelmatic vous donner la réponse.
Upload the file. Ask what you want.And finally, get back to making actual decisions.
