Ejecución presupuestaria simplificada: Excelmatic transforma el análisis departamental

Digamos que te han pedido analizar qué tan bien cada departamento está cumpliendo con su presupuesto mensual. ¿Suena simple? No tanto.

La hoja de cálculo que te entregan se ve así: 6 departamentos, 6 meses, y para cada línea—un presupuesto y gasto real.

Necesitas:

• Calcular la variación entre el presupuesto y el gasto real
• Identificar qué departamentos están consistentemente por encima o por debajo del presupuesto
• Calcular la tasa de ejecución (%)
• Comparar entre meses y resaltar anomalías
• Crear gráficos visuales para los jefes de departamento

Así se hace tradicionalmente en Excel:

Flujo de trabajo tradicional en Excel: Paso a paso

Paso 1: Limpiar los datos

A menudo los nombres de departamento son inconsistentes: IT, I.T., Information Tech. O las fechas tienen formatos distintos: 2024/01, Ene-2024, 2024-01-31. Necesitarás:

• Usar TRIM, PROPER o incluso VLOOKUP para limpiar nombres
• Convertir fechas con DATEVALUE o formato personalizado

Paso 2: Calcular variación & tasa de ejecución

Ahora escribes fórmulas manualmente:

= [Gasto Real] - [Presupuesto Asignado]
= [Gasto Real] / [Presupuesto Asignado] * 100

Luego arrastras estas fórmulas en 180 filas. Cuidado con no romper referencias relativas. Si copias-pegas mal, todo se desmorona.

Paso 3: Crear tabla resumen

Usa TABLA DINÁMICA:

• Filas: Departamento
• Columnas: Mes
• Valores: Suma de Presupuesto, Suma de Real, quizá % Ejecución

Ahora crea campos calculados dentro de la tabla, o añade columnas auxiliares. Se vuelve engorroso. Y no olvides actualizar cada vez que cambien los datos.

Paso 4: Visualización

¿Gráficos de barras por departamento? ¿Líneas para tendencias? ¿Formato condicional para resaltar meses fuera de presupuesto?

Tendrás que manejar:

• SI, ABS, ESCALAS DE COLOR
• Hojas separadas para gráficos
• Ajustes manuales de leyenda

Todo esto solo para responder: "¿Qué departamentos se excedieron?"

Un ejemplo

Imagina que a RRHH se le asignaron $10,000 para febrero pero gastaron $12,800. Necesitas:

• Marcar esto como 28% sobre el presupuesto
• Compararlo con la tasa de ejecución del mes anterior
• Crear un gráfico mostrando la tendencia anual de RRHH

Si tienes 6 departamentos y 6 meses, haces esto 36 veces.

¿Y si un nombre de departamento está mal escrito? ¿O añadieron un nuevo mes anoche? De vuelta al principio.

Análisis con un comando en Excelmatic

Subí el mismo archivo a Excelmatic y escribí:

"Por favor calcula la tasa de ejecución y variación para cada departamento."

¿Resultado? Columnas limpias y formateadas con ambas métricas, listas para exportar.

Luego pregunté:

"Muestra un dashboard de presupuesto vs real mensual por departamento."

¡Bum!—gráficos, tablas resumen y líneas de tendencia por equipo. Aunque no aplica colores rojo/amarillo como el formato condicional de Excel, ves al instante qué departamentos exceden sus metas. Eso es lo que importa.

Finalmente:

"¿Qué departamentos excedieron su presupuesto más veces?"

Excelmatic me dio una lista ordenada. Sin contar manualmente o revisar docenas de filas—vi al instante quién se pasa del presupuesto con más frecuencia.

Excel tradicional vs Excelmatic

Reflexión final

Si pasas más tiempo gestionando fórmulas en Excel que analizando tus datos presupuestarios, no estás solo. La mayoría de equipos están en el mismo ciclo. Excelmatic cambia eso.

Sube un archivo. Pregunta en lenguaje natural. Obtén resultados accionables.

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