Die meisten Buchhalter haben sich nicht in die Finanzwelt begeben, um mit Excel-Formeln zu kämpfen oder Kollegen um fehlende Quittungen zu bitten.
Aber hier sind wir – jede Woche – Zellen kopieren, Dollarzeichen entfernen, Lieferanten abgleichen und hoffen, dass Spalte G nicht wieder falsch ausgerichtet ist. Hier kommt eine neue Welle von KI-Tools ins Spiel. Sie sind nicht nur “intelligent anzusehen”. Sie erledigen tatsächlich Aufgaben.
Hier sind einige der besten KI-gestützten Tools, die Sie sofort nutzen können, um die Prozesse in der Rechnungslegung und der Verwaltung von Ausgaben sauberer, schneller und einfach weniger nervig zu gestalten. Egal, ob Sie die Bücher schließen, Ausgaben prüfen oder einfach herausfinden möchten, wer dieselbe Rechnung zweimal eingereicht hat – dieser Toolsatz wird Ihnen helfen.
1. Excelmatic
Wenn Sie noch immer Excel für Rückerstattungen, Budgetverfolgung oder monatliche Abschlussarbeiten verwenden (und seien wir ehrlich – wer tut das nicht?), ist Excelmatic das externe KI-Tool, das Excel-Dateien intelligenter macht – ohne die Funktionsweise von Excel selbst zu ändern.
Sie laden Ihre Tabelle hoch – vielleicht ist sie unordentlich, mit mehreren Währungen, inkonsequenten Kategorien oder umgebrochenen Datumsangaben gefüllt – und geben einfach ein:
Summarize monatliche Ausgaben nach Kategorie.
Finden Sie doppelte Lieferantenzahlungen über 1.000 US-Dollar.
Markieren Sie Anträge ohne Kostenträger.
In Sekundenschnelle erhalten Sie saubere Ergebnisse: gruppierte Tabellen, Summen und sogar visuelle Zusammenfassungen. Es übernimmt die Bereinigung, Formatierung, Querverifizierungen und die Erstellung von Diagrammen – alles auf der Grundlage von einfachen englischen Anweisungen.
Es ist besonders gut für Teams geeignet, die in Tabellenkalkulationen versunken sind, aber keine Zeit haben, Makros, Power Query oder Python zu lernen. Sie werden mehr aus Ihren Daten herausholen, ohne so viel Zeit darauf zu verwenden, herauszufinden, wie das geht.
Preisgestaltung: Es gibt einen kostenlosen Plan; Basisversion beginnt bei ca. 5,99 US-Dollar pro Monat.
Am besten geeignet für: Buchhalter, Buchführungskräfte oder Ausgabenprüfer, die den ganzen Tag in Excel arbeiten.
2. Expensify
Wir haben alle das Angebot gehört: “Machen Sie ein Foto und bekommen Sie erstattet.” Aber Expensify hält tatsächlich das Versprechen ein und bietet eine der reibungslosesten Pipelines von der Mobilgerät zum ERP-System auf dem Markt.
Mitarbeiter machen Fotos von Quittungen. Expensify scannt sie mit OCR, kategorisiert die Ausgabe, füllt den Bericht automatisch aus und sendet ihn ein. Die Finanzabteilung erhält strukturierte Berichte, die mit QuickBooks, NetSuite oder Xero synchronisiert werden. Es ist keine Magie – aber fast.
Kombinieren Sie dies mit Excelmatic, und Sie haben eine leistungsstarke Pipeline: Expensify erfasst und strukturiert die Daten, Excelmatic teilt und analysiert sie für Prüfungen, Richtlinien oder Varianzermittlungen.
Preisgestaltung: Kostenlos für private Nutzung, beginnt bei ca. 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat für Teams.
Am besten geeignet für: Unternehmen mit mobilen Teams oder einem hohen Volumen an Rückerstattungen.
3. Vic.ai
Vic.ai verleiht Ihrem EK-Prozess Gehirnpower. Anstatt einfach nur Rechnungen zu scannen, lernt es, wie Ihr Team sie klassifiziert, kodiert und genehmigt – und beginnt dann, dies für Sie zu tun.
Es zieht Rechnungen ein, extrahiert Daten mit Deep-Learning-OCR und schlägt automatisch Hauptbuchkonten, Genehmiger und Lieferanten vor. Mit der Zeit wird es immer klüger – es erkennt Anomalien und verhindert doppelte Zahlungen, bevor sie in die Bücher eingehen.
Wenn Excelmatic gut für die Arbeit mit Ausgaben und Zusammenfassungen ist, ist Vic.ai hervorragend für die Automatisierung in der Eingangsphase.
Preisgestaltung: Individuelle Angebote; am besten geeignet für Teams, die mehr als 1.000 Rechnungen pro Monat verarbeiten.
Am besten geeignet für: Mittelständische bis große Finanzteams, die unter einer Flut von Lieferantenrechnungen leiden.
4. Ramp
Ramp ist nicht nur eine Firmenkarte – es ist eine vollständige Ausgabenplattform. Sie erhalten Echtzeit-Transaktionssichtbarkeit, integrierte Genehmigungsworkflows, Informationen über Lieferanten und Ausgabenregeln, die außerhalb der Richtlinie liegende Ausgaben bevor die Karte benutzt wird, kennzeichnen.
Seine KI lernt Ausgabenmuster und kann Einsparungen empfehlen, Verträge verhandeln und redundante SaaS-Abonnements erkennen. Im Gegensatz zu Excel-Prüfungen, die immer reaktiv sind, hilft Ramp Ihnen, Ausgaben zu kontrollieren, bevor sie entstehen.
Denken Sie an Excelmatic als Ihr Datenanalyse-Backend. Ramp ist Ihre Live-Firewall an der Front.
Preisgestaltung: Kostenlos (Ramp verdient an der Kartenprovision).
Am besten geeignet für: Aufstrebende Unternehmen, die Budgets, Lieferantenverträge und Ausgaben auf Teamebene verwalten.
5. Datarails
Wenn Ihr Finanzteam in Excel lebt, aber gerne FP&A-klassige Modelle, Dashboards und Prüfspuren hätte – ohne ein BI-Tool zu lernen – ist Datarails genau das Richtige für Sie.
Sie verbinden Ihre bestehenden Tabellenkalkulationen mit ihrer Plattform. Datarails fügt Versionskontrolle, Datenintegration, Konsolidierung und Szenarioplanung hinzu. Es ist wie ein Upgrade von Excel mit Gehirn, Gedächtnis und Datenleitung.
Verwenden Sie Excelmatic, um Daten zu erkunden und Anomalien zu finden. Verwenden Sie Datarails, um Prognosen, Team-Eingaben und für die Leitung geeignete Ausgaben zu verwalten.
Preisgestaltung: Individuelles Angebot (gerichtet an Mittelständische und Unternehmen).
Am besten geeignet für: FP&A-Teams, die mehr Kontrolle und weniger manuelle Konsolidierung benötigen.
Schlussfolgerung: Wählen Sie eins oder kombinieren Sie sie
Nein, Sie müssen nicht alle dieser Tools verwenden. Aber die Magie liegt in der Kombination.
Verwenden Sie Expensify, um Ausgabendaten zu erfassen. Lassen Sie Vic.ai Rechnungen verarbeiten, bevor sie in Ihr Hauptbuch gelangen. Führen Sie die Ausgabenkontrolle über Ramp durch. Bereinigen und analysieren Sie mit Excelmatic. Planen Sie in Datarails.
Jedes Tool löst ein Engpassproblem. Zusammen geben sie Finanzteams etwas Seltenes: Zeit zurück.
Und wann haben Sie das letzte Mal einen Buchhalter gehört, der gesagt hat, dass er extra Zeit hat?
