Stoppen Sie die Zeitverschwendung in Power Query: Studentendaten mit KI zusammenführen und analysieren

Problemhintergrund & Herausforderungen

Stellen Sie sich vor, Sie sind Kursadministrator, Unternehmensausbilder oder Lehrer. Sie haben gerade zwei separate Tests oder Trainingssitzungen durchgeführt, und die Ergebnisse sind in zwei verschiedenen Excel-Tabellen gespeichert, nennen wir sie Test1 und Test2.

Jede Tabelle enthält wesentliche Studenteninformationen: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, das Datum, an dem sie dem Programm beigetreten sind, und ihre Punktzahl in diesem spezifischen Test.

Hier ist die Herausforderung: Sie müssen einen konsolidierten Bericht erstellen, aber nur für die Studenten, die an beiden Tests teilgenommen haben. Das manuelle Abgleichen von Namen zwischen zwei langen Listen ist mühsam und fehleranfällig. Aber die Arbeit hört hier nicht auf. Für Ihren endgültigen Bericht müssen Sie:

• Vornamen und Nachnamen zu einer einzigen, konsistent formatierten Spalte "Nachname, Vorname" kombinieren.
• Das aktuelle Alter jedes Studenten basierend auf seinem Geburtsdatum berechnen.
• Eine "Beitrittsdatum"-Spalte korrigieren, die Excel nicht als korrektes Datum erkennt.
• Die Punktzahlen aus beiden Tests kombinieren, um eine "Gesamtpunktzahl" zu erhalten.
• Einen Status "Bestanden" oder "Durchgefallen" basierend darauf zuweisen, ob die Gesamtpunktzahl einen bestimmten Schwellenwert erreicht.

Dies mit traditionellen Excel-Funktionen wie SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH zu tun, kann schnell zu einem unübersichtlichen Formelwirrwarr werden. Ein fortgeschrittener Benutzer könnte sich Power Query zuwenden, aber das bringt seine eigenen Komplexitäten mit sich.

Traditionelle Excel-Lösung: Die Power-Query-Methode

Für erfahrene Datenanalysten ist Power Query das Tool der Wahl für diese Art von Aufgabe. Es ist eine leistungsstarke Datentransformations-Engine, die in Excel integriert ist und das Zusammenführen, Bereinigen und Umgestalten von Daten ohne zellbasierte Formeln bewältigen kann. Es ist jedoch alles andere als eine einfache "Klick-und-los"-Lösung.

Hier ist eine grobe Übersicht über die Schritte, die erforderlich sind, um unser Studentendatenproblem mit Power Query zu lösen:

1. Daten in Power Query laden: Zuerst müssen Sie beide Tabellen (Test1 und Test2) in den Power Query Editor importieren. Sie werden oft als "Nur Verbindung"-Abfragen geladen, um Ihre Arbeitsmappe nicht zu überladen, bis das Endergebnis bereit ist.

2. Abfragen zusammenführen: Der Kernschritt ist das Zusammenführen der beiden Abfragen. Sie würden die Test1-Abfrage auswählen, "Abfragen zusammenführen" wählen und dann Test2 als die zu vereinigende Tabelle auswählen. Um Studenten zu finden, die beide Tests gemacht haben, müssen Sie einen Inner Join durchführen, bei dem die Tabellen sowohl in der "Vorname"- als auch in der "Nachname"-Spalte übereinstimmen.

3. Spalten erweitern und bereinigen: Nach dem Zusammenführen erscheint eine neue Spalte mit verschachtelten Tabellendaten. Sie müssen diese Spalte "erweitern", um die Testpunktzahl aus der zweiten Tabelle zu übernehmen. Dann können Sie die redundanten Namensspalten aus der zweiten Tabelle entfernen.

4. Benutzerdefinierte Spalten für neue Daten hinzufügen: Hier beginnt die manuelle Formelarbeit innerhalb von Power Query. Sie müssen:

   • Vollständigen Namen erstellen: Fügen Sie eine benutzerdefinierte Spalte mit einer Formel wie [Nachname] & ", " & [Vorname] hinzu, um den formatierten Namen zu erstellen.
   • Alter berechnen: Fügen Sie eine weitere benutzerdefinierte Spalte hinzu. Die M-Sprachformel zur Berechnung des Alters in Jahren kann knifflig sein, etwa Duration.Days(Date.From(DateTime.LocalNow()) - [Geburtsdatum]) / 365.25. Dann müssen Sie dies als ganze Zahl formatieren.
   • Gesamtpunktzahl berechnen: Fügen Sie eine einfache Spalte hinzu, die die Punktzahlen aus Test1 und Test2 summiert.

5. Datentypen transformieren: Sie müssen die "Beitrittsdatum"-Spalte manuell auswählen und ihren Datentyp in "Datum" ändern, um das Formatierungsproblem zu beheben. Stellen Sie ebenso sicher, dass numerische Spalten als Zahlen erkannt werden.

6. Bedingte Spalte hinzufügen: Um den "Bestanden/Durchgefallen"-Status zu erstellen, verwenden Sie die Funktion "Bedingte Spalte". Sie würden eine Regel einrichten: Wenn "Gesamtpunktzahl" größer oder gleich 140 ist, gebe "Bestanden" aus; andernfalls gebe "Durchgefallen" aus.

7. In Arbeitsblatt laden: Schließlich klicken Sie nach all diesen Schritten auf "Schließen & laden", um die bereinigte, konsolidierte Tabelle in ein neues Excel-Arbeitsblatt auszugeben.

Die Grenzen des traditionellen Ansatzes

Obwohl effektiv, ist die Power-Query-Methode für den durchschnittlichen Excel-Benutzer voller Herausforderungen:

• Steile Lernkurve: Konzepte wie "Inner Join", "Left Outer Join" und die M-Formelsprache zu verstehen, ist nicht intuitiv.
• Starr und zeitaufwändig: Der Prozess umfasst ein Dutzend oder mehr Klicks und mehrere manuell erstellte Formeln. Wenn Sie einen Fehler machen, müssen Sie zurück in den Editor gehen und die "Angewendeten Schritte" debuggen.
• Geringe Flexibilität: Was ist, wenn Ihr Vorgesetzter eine Nachfrage stellt, wie "Können Sie mir auch die Durchschnittspunktzahl nach dem Monat ihres Beitritts zeigen?" Sie müssen zurück in den Power Query Editor gehen und weitere komplexe Gruppierungs- und Transformationsschritte hinzufügen.
• Schwierig zu kollaborieren: Diese Abfrage an einen Kollegen weiterzugeben, der Power Query nicht kennt, ist unmöglich. Die Logik ist im Editor versteckt, was eine Überprüfung oder Änderung erschwert.

Die neue Lösung: Verwendung von Excel-KI (mit Excelmatic)

Anstatt durch ein Labyrinth von Menüs und Formeln zu navigieren, was wäre, wenn Sie Excel einfach sagen könnten, was Sie wollen? Das ist das Versprechen eines Excel-KI-Agenten wie Excelmatic. Er ersetzt den komplexen, mehrstufigen Arbeitsablauf durch eine einfache, konversationsbasierte Schnittstelle.

Hier ist, wie Sie genau dieselbe Aufgabe in einem Bruchteil der Zeit erledigen können.

Schritt 1: Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch

Ziehen Sie einfach Ihre Excel-Arbeitsmappe, die die Tabellen Test1 und Test2 enthält, direkt in Excelmatic. Die KI analysiert die Datei automatisch und erkennt die verschiedenen darin enthaltenen Tabellen.

Schritt 2: Beschreiben Sie Ihr Ziel in natürlicher Sprache

Hier geschieht die Magie. Anstatt manuelle Schritte durchzuführen, chatten Sie einfach mit der KI. Sie können Ihre Anfrage in ein paar einfache Prompts aufteilen.

Hier ist ein Beispiel für ein Gespräch, das Sie mit Excelmatic führen könnten, um das Problem zu lösen:

Schritt 3: Überprüfen und verfeinern

Excelmatic zeigt sofort die resultierende Tabelle an. Sie können sehen, dass alle Transformationen korrekt angewendet wurden. Das Beste ist die Flexibilität. Wenn Sie eine Nachfrage haben, müssen Sie nicht von vorne beginnen. Sie können einfach das Gespräch fortsetzen.

Sie könnten zum Beispiel fragen:

• "Sortieren Sie diese Tabelle nun nach 'Gesamtpunktzahl' von höchster zu niedrigster."
• "Können Sie ein Kreisdiagramm erstellen, das den Prozentsatz der bestandenen gegenüber den durchgefallenen Studenten zeigt?"
• "Filtern Sie diese Liste, um nur Studenten anzuzeigen, die 2023 beigetreten sind."

Jeder Befehl wird sofort ausgeführt und ermöglicht einen flüssigen, explorativen Datenanalyse-Prozess, der mit starren Tools wie Power Query unmöglich ist.

Schritt 4: Laden Sie Ihre Ergebnisse herunter

Sobald Sie zufrieden sind, können Sie die endgültige, perfekt formatierte Excel-Datei mit einem einzigen Klick herunterladen. Sie können auch die generierten Formeln oder die Tabelle kopieren, um sie in Ihren bestehenden Arbeitsmappen zu verwenden.

Traditionell vs. Excelmatic: Ein schneller Vergleich

FAQ

1. Muss ich ein Excel-Experte sein, um Excelmatic dafür zu verwenden? Überhaupt nicht. Der ganze Sinn von Excelmatic ist es, Benutzer zu befähigen, die keine fortgeschrittenen Funktionen oder Power Query kennen. Wenn Sie Ihre Geschäftslogik in Sprache beschreiben können, können Sie das Tool verwenden.

2. Sind meine Studentendaten sicher, wenn ich sie in Excelmatic hochlade? Ja. Excelmatic ist mit Fokus auf Datensicherheit entwickelt und setzt branchenübliche Verschlüsselungs- und Datenschutzprotokolle ein. Ihre Daten werden zur Analyse verarbeitet und nicht langfristig gespeichert oder weitergegeben. Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte immer die offizielle Datenschutzerklärung.

3. Was ist, wenn meine Spaltennamen inkonsistent sind, wie z.B. 'First_Name' in einer Tabelle und 'FirstName' in einer anderen? Die KI ist im Allgemeinen intelligent genug, um diese geringfügigen Abweichungen zu erkennen. Für beste Ergebnisse können Sie jedoch in Ihrem Prompt explizit sein, z.B.: "Führen Sie die Tabellen zusammen, indem Sie 'First_Name' aus Test1 mit 'FirstName' aus Test2 abgleichen."

4. Kann Excelmatic wirklich unordentliche Daten verarbeiten, wie inkonsistente Datumsformate? Ja, die KI von Excelmatic ist auf eine Vielzahl von Datenbereinigungsaufgaben trainiert. Sie kann oft verschiedene nicht standardmäßige Datums- und Zahlenformate automatisch erkennen und konvertieren, eine Aufgabe, die in traditionellem Excel oft spezifische Formeln oder Schritte erfordert.

5. Kann ich den Power-Query-M-Code von Excelmatic erhalten? Nein, Excelmatic ist eine eigenständige Plattform, die die Analyse direkt durchführt. Es generiert keinen Code für andere Tools. Es liefert das Endergebnis – die bereinigte Datentabelle, eine Pivot-Tabelle, ein Diagramm oder eine Formel – das Sie sofort herunterladen und verwenden können.

Handeln Sie: Verbessern Sie Ihren Excel-Arbeitsablauf noch heute

Hören Sie auf, wertvolle Zeit mit komplexen Schnittstellen und obskuren Formeln zu verschwenden. Die Aufgabe, Studentendaten zusammenzuführen und zu analysieren, ist ein perfektes Beispiel dafür, wo traditionelle Methoden unnötige Reibung erzeugen. Während Power Query ein robustes Tool ist, ist es für viele tägliche Geschäftsanwender übertrieben.

Indem Sie einen Excel-KI-Agenten nutzen, können Sie Ihren Fokus vom Wie der Analyse auf die welchen Fragen verlagern, die Sie beantworten möchten. Sie können Ihre Berichte schneller, mit weniger Fehlern und mit der Flexibilität erstellen, Ihre Daten auf Arten zu erkunden, die Sie nie für möglich gehalten hätten.

Bereit, es selbst zu sehen? Testen Sie Excelmatic kostenlos und laden Sie eine Ihrer eigenen mehrblättrigen Excel-Dateien hoch. Verwenden Sie die Prompts aus diesem Artikel als Ausgangspunkt und beobachten Sie, wie Ihre mühsamen Datenaufgaben in Sekundenschnelle erledigt werden.