Wie man Daten aus mehreren Excel-Dateien mit KI bereinigt und zusammenführt

Ihre Marketing-Kampagne ist gerade abgeschlossen. Sie haben Lead-Listen aus zwei wichtigen Quellen exportiert: eine CSV-Datei von einem über Zoom gehosteten Webinar und eine weitere von einem Anmeldeformular auf Ihrer Website. Der nächste Schritt besteht darin, diese Daten zu konsolidieren, bevor sie dem Sales Development (SDR)-Team für das Outreach übergeben werden.

Beim Öffnen der Dateien stellen Sie jedoch mehrere häufige Datenintegritätsprobleme fest:

• Die Spaltenreihenfolge in den beiden Excel-Dateien ist unterschiedlich.
• Dasselbe Unternehmen wird mit Variationen aufgeführt, wie z. B. "ACME Corp" (mit umgebenden Leerzeichen) und "ACME Corporation".
• Derselbe Kontakt, der am Webinar teilgenommen und das Formular ausgefüllt hat, erscheint als separater Eintrag in beiden Listen.

Diese Inkonsistenzen verhindern, dass die Daten direkt in Ihr CRM (wie Salesforce oder HubSpot) für das Lead-Routing importiert werden können. Der Prozess, diese Rohdaten in eine brauchbare Liste umzuwandeln, kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen, wodurch Sie das optimale Zeitfenster für Sales-Aktivitäten verpassen. KI-gestützte Datentools sind entwickelt worden, um dieses Effizienzproblem zu lösen.

Der Engpass der manuellen Datenbereinigung

In Excel erfordert das Zusammenführen und Bereinigen der beiden Lead-Listen eine Abfolge manueller Schritte:

1. Manuelle Konsolidierung: Erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt, kopieren und fügen Sie die Inhalte aus beiden Quelldateien ein und ordnen Sie dann die Spalten manuell neu, um eine korrekte Ausrichtung sicherzustellen.
2. Funktionsbasierte Bereinigung: Verwenden Sie Funktionen wie GLÄTTEN, um führende und nachgestellte Leerzeichen aus Zellen zu entfernen. Dies erfordert oft das Erstellen neuer Hilfsspalten und dann das Verwenden von "Inhalte einfügen (Werte)", um die Originaldaten zu ersetzen.
3. Deduplizierung: Verwenden Sie die Funktion "Doppelte entfernen" im Daten-Tab, wählen Sie einen eindeutigen Identifikator wie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer aus, um doppelte Datensätze zu eliminieren.
4. Suchen und Ersetzen: Für inkonsistente Firmennamen oder andere Felder sind mehrere "Suchen und Ersetzen"-Operationen notwendig.

Das Hauptproblem bei diesem manuellen Prozess ist, dass er den Benutzer zwingt, sich auf niedrige, repetitive operative Aufgaben zu konzentrieren, anstatt auf das übergeordnete Geschäftsziel.

Wie KI-Datenbereinigungstools funktionieren

Ein KI-Datenbereinigungs-Tool, wie Excelmatic, ändert das grundlegende Benutzerinteraktionsmodell. Es verlagert den Prozess von "Der Benutzer gibt an, wie eine Aktion ausgeführt wird" zu "Der Benutzer gibt an, welches Ergebnis benötigt wird."

Der Benutzer muss nicht wissen, welche Funktion anzuwenden ist oder welches Menü zu navigieren ist. Stattdessen gibt er einen Textbefehl ein, der den gewünschten Endzustand der Daten beschreibt.

Dieser Ansatz liefert drei Schlüsselergebnisse:

• Effizienz: Er reduziert einen manuellen Prozess, der Stunden dauert, auf einen automatisierten Workflow, der in Minuten abgeschlossen ist.
• Genauigkeit: Die Maschinenautomatisierung minimiert die menschlichen Fehler, die in manuellen Prozessen wie Kopieren/Einfügen oder falschem Anwenden von Formeln inhärent sind.
• Zugänglichkeit: Er senkt die technische Barriere für die Datenaufbereitung und ermöglicht Mitarbeitern in jeder Rolle, Daten ohne fortgeschrittene Excel-Kenntnisse vorzubereiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Excelmatic:

Kehren wir zum Ausgangsszenario zurück und demonstrieren, wie die Daten mit einem KI-Tool verarbeitet werden.

Schritt 1: Mehrere Datendateien hochladen

Bereiten Sie die beiden separaten Lead-Listendateien (.xlsx oder .csv) vor.

Navigieren Sie zur Excelmatic-Webanwendung und laden Sie beide Dateien gleichzeitig in der Upload-Oberfläche hoch.

Schritt 2: Einen Bereinigungsbefehl erteilen

Sobald die Dateien hochgeladen sind, tippen Sie einen Befehl in das Chatfeld, der Ihr übergreifendes Ziel beschreibt:

Dieser Befehl gibt das beabsichtigte Ergebnis direkt an.

Schritt 3: Das konsolidierte Ergebnis herunterladen

Nachdem der Befehl gesendet wurde, führt die KI die Zusammenführungs-, Bereinigungs- und Deduplizierungsoperationen aus. Eine Vorschau der verarbeiteten Daten wird zur Überprüfung angezeigt. Nach der Bestätigung klicken Sie auf "Herunterladen", um eine einzige, konsolidierte Excel-Datei zu erhalten.

Diese saubere, vereinheitlichte Liste ist nun bereit für den sofortigen Upload in Ihr CRM oder für die direkte Verteilung an das Sales-Team.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. F: Unsere Lead-Daten sind vertraulich. Ist es sicher, sie auf eine Cloud-Plattform hochzuladen?

A: Wir verstehen die Bedeutung von Datensicherheit. Excelmatic priorisiert Datenschutz und Sicherheit. Dateien, die Sie hochladen, werden nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert. Wir setzen branchenübliche Verschlüsselungsprotokolle ein, um Ihre Daten während der Übertragung und Verarbeitung zu schützen.

2. F: Was passiert, wenn meine beiden Excel-Dateien unterschiedliche Spaltennamen haben (z.B. 'Firma' vs. 'Firmenname')?

A: Die KI wird versuchen, Spalten mit ähnlicher semantischer Bedeutung intelligent abzugleichen. Für Fälle, in denen manuelle Kontrolle bevorzugt wird, können Sie einen klärenden Befehl hinzufügen, wie z. B.: "führe die Spalte 'Firmenname' in die Spalte 'Firma' zusammen", um eine präzise Ausrichtung sicherzustellen.

3. F: Können die endgültig bereinigten Daten wieder in ein Excel-Format heruntergeladen werden?

A: Ja. Alle verarbeiteten Daten können als standardmäßige .xlsx-Datei heruntergeladen werden, bereit für die lokale Sicherung oder die Verwendung in anderen Anwendungen.

Konzentrieren Sie sich auf die Analyse, nicht auf die Administration

Die Funktion eines Tools besteht darin, die Produktivität zu steigern. Wenn die Datenaufbereitung von KI übernommen wird, können Sie mehr Zeit für die Dateninterpretation und Geschäftsplanung einplanen.

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